Il Corporate Portal si può considerare la “seconda porta dell’azienda”, un punto di accesso ma anche di incontro e scambio di conoscenza tra azienda e collaboratori. È l’impresa stessa, l’impresa iperreale e ne riflette le strategie. È realizzato tramite software che consentono la pubblicazione e la consultazione dei contenuti aziendali e l’integrazione con applicazioni esistenti attraverso le portlets.
La condivisione della conoscenza, generata da questo reciproco scambio, diventa possibilità di formazione per tutti gli utenti e di generazione di ulteriore conoscenza, a vantaggio della crescita personale e dell’azienda nel suo complesso.
Il Corporate Portal:
- è il layer d’accesso operazionale alla Platform, attraverso cui sono monitorati o erogati i business services;
- è l’estensione tecnologica dell’impresa;
- è il luogo dove si realizza l’interazione dell’ecosistema degli stakeholders. Luogo che evolve in community collaborativa, la cui interazione può essere:
--> funzionale, finalizzata a task di tipo transazionale;
--> simbolica, finalizzata ad uno scambio relazionale di tipo cognitivo.
Il portale aziendale, affinchè risulti uno strumento efficace nei progetti per il knowledge management, deve essere inserito in un contesto Intranet. Il suo obiettivo è quello di raccogliere, categorizzare e strutturare le informazioni e i servizi presenti sulla intranet, eventualmente completandoli, al fine di renderli fruibili e di metterli a disposizione degli utenti mediante un unico punto d’accesso.
Nella realizzazione di un portale è necessario concentrarsi sull’aspetto della fruizione dei contenuti, dando agli utenti le stesse garanzie delle applicazioni e dei servizi reali e rendendo lo strumento facile da utilizzare. Tale aspetto può essere facilitato dalle tecnologie single-sign-on, che consentono all’utente di autenticarsi una sola volta per accedere ai servizi. Ma al fine di non farlo diventare solo un’altra modalità di accesso alle applicazioni, un altro aspetto importante è la progettazione organizzativa da fare a monte, utile per capire quali saranno gli utenti e le comunità che vi potranno e dovranno gravitare, oltre alla definizione degli obiettivi strategici che l’azienda vuole perseguire. La struttura organizzativa, se opportunamente congegnata, attraverso il corporate portal otterrà lo snellimento dei processi che la caratterizzano e che la attraversano.
Ultimo aspetto che caratterizza le nuove tendenze di intendere il portale aziendale è il passaggio legato al web 2.0 del portale stesso da strumento concepito come fonte di aggregazione e di delivery di informazioni e servizi, che vede gli utenti come fruitori passivi, al portale come luogo di scambio e di interazione tra i componenti dell’organizzazione, in veste di utenti attivi, attraverso l’integrazione delle nuove tecnologie che consentono una comunicazione bidirezionale e partecipativa.
Il portale offre un ambiente di lavoro unico e virtuale in cui gli utenti possono svolgere diverse attività: accedere in modo rapido e sicuro ad applicazioni, dati e informazioni, collaborare con altri utenti, partecipare attivamente ai singoli processi organizzativi.
Inoltre, le funzionalità del portale consentono agli utenti finali di personalizzare e organizzare il proprio ambiente di lavoro (virtual desk), di gestire il proprio profilo e di condividere in modo semplice ed immediato documenti e informazioni con gli altri utenti.
Una particolarità significativa è la capacità di suddividere logicamente la struttura di ogni pagina in zone indipendenti, le portlets, permettendo l’integrazione e la condivisione di informazioni create da applicazioni distinte. Le portlets sono delle piccole applicazioni web che possono essere sviluppate, distribuite ed utilizzate in maniera completamente indipendente. Inoltre, non essendo vincolate ad una specifica interfaccia, possono offrire le stesse informazioni e analoghi servizi applicativi a differenti dispositivi, aprendo il portale ad un reale utilizzo multi-canale.
La visualizzazione e l’interazione degli utenti con le singole portlets ospitate dal portale è regolata dal sottosistema di sicurezza basato su servizi di profilazione dell’utenza (autenticazione, autorizzazione, membership), servizi di aggregazione delle pagine visualizzate e servizi standard dati dalla tecnologia di sviluppo.
Gartner, in "Magic Quadrant for Horizontal Portal Products” del 2006 definisce un portale come una
“infrastruttura software web che permette l’accesso ad asset informativi (informazioni, contenuti, applicazioni e processi business), asset conoscitivi e asset umani rilevanti, nonché l’interazione con essi da parte di destinatari mirati selezionati, con modalità di erogazione altamente personalizzate”
Nel corso degli ultimi anni, le tecnologie dei portali si sono evolute trasformandosi di pari passo con la maturazione e l’evoluzione delle esigenze aziendali. I portali sono nati come strumento per fornire agli utenti un accesso personalizzato ai contenuti e alle applicazioni. Molti dei primi portali si basavano su server applicativi proprietari e fornivano funzioni mirate a semplificare le singole implementazioni a livello dipartimentale. Quando i portali hanno guadagnato popolarità e la tecnologia delle portlets è emersa come principale componente di integrazione, sono nati portali di tipo transazionale mirati a fornire un’integrazione più diretta con i sistemi di back-end, consentendo la distribuzione di applicazioni interattive di tipo self-service.
Successivamente, sono state integrate quelle funzionalità di tipo collaborativo originariamente frammentate in prodotti differenti: la posta elettronica, il calendario, la comunicazione in tempo reale, le conferenze via web. Questa generazione di portali collaborativi ha consentito di inserire tutte le modalità di interazione fra le persone nel contesto dei dati e delle informazioni da essi utilizzati.
Oggi stanno emergendo portali basati sui processi che offrono un approccio più efficace al’ottimizzazione dei singoli flussi applicativi, informativi e collaborativi che attraversano l’intera organizzazione. Tali portali consentono di razionalizzare le attività di ogni singolo utente, interno o esterno, considerandole non più scollegate, ma parte integrante di un processo aziendale più ampio. Questa nuova generazione di portali richiede un’architettura ancora più flessibile e aperta, in grado non solo di abilitare una integrazione applicativa avanzata, ma di adattarsi, recepire e poi automatizzare i flussi informativi e applicativi legati ai singoli processi aziendali.
Si sta consolidando l'esigenza di rendere le applicazioni gestite dal portale sempre disponibili ai relativi utenti, indipendentemente dal dispositivo applicato e dalla reale connettività di rete (on-line e off-line).
