Le fasi per la realizzazione di un progetto di Business Knowledge Management

Un progetto di Business Knowledge Management prevede un approccio per gradi con una forte spinta che parta dai vertici aziendali e che guardi all’organizzazione sia nei singoli elementi che la compongono, sia nei processi, nei flussi comunicativi, di scambio e nelle relazioni che l’attraversano.

I momenti salienti per realizzarlo possono essere individuati in:

1. Analisi delle esigenze e delle motivazioni di fondo;
2. Analisi della struttura organizzativa;
3. Definizione degli obiettivi di progetto, secondo una pianificazione step by step che sia anche lungimirante;
4. Individuazione dei benefici attesi e del ROI – Return On Investment per ogni singola area di intervento e nel complesso;
5. Valutazione dell’impatto organizzativo;
6. Individuazione della soluzione;
7. Descrizione della soluzione, tendenzialmente finalizzata alla creazione di un virtual workspace che sia composto da strumenti collaborativi, di analisi e di raccolta e gestione dei dati, quali ad esempio:
   - strumenti di comunicazione sincrona e asincrona (ad es. posta elettronica, instant messaging, forum);
   - un sistema di posta elettronica che sia al contempo collaborativo e integrato all'interno della piattaforma di gestione del knowledge aziendale;
   - un sistema di gestione, archiviazione e stroicizzazione degli allegati di posta elettronica (in genere documenti di rilevanza aziendale che spesso vengono archiviati secondo criteri personali in cartelle non condivise);
   - un sistema di document e content management che rispetti i workflow relativi alla redazione, approvazione e pubblicazione dei documenti, che sia flessibile e strutturato in modo da poter essere configurato per trattare tutte le tipologie documentali;
   - un sistema di protocollazione della corrispondenza in entrata, in uscita, interna, di fax, di e-mail, dei documenti anche contenuti in pratiche;
   - un corporate portal, inteso nell’accezione più evoluta del termine, punto di accesso dell'Intranet aziendale;
   - un virtual desk, ambiente di lavoro personale dove sia possibile accedere a tutti gli strumenti collaborativi e applicativi secondo un accesso personalizzato;
   - un motore di ricerca testuale e semantico, che agisca su tutto il patrimonio aziendale e sulle risorse esterne;
8. Definizione di un piano di comunicazione interna, mirato a promuovere un intervento di tipo “educativo” che agevoli il nuovo modus operandi;
9. Definizione di interventi di tipo “formativo”, mirati allo sviluppo di competenze manageriali e "trasversali" per gestire il cambiamento e di competenze tecniche per l’utilizzo dei nuovi strumenti.

La società liquida produce incertezza. La si contrasta con il knowledge management.

Le organizzazioni più attente ai richiami esterni e interni, immerse nella “realtà liquida” che le plasma e le rende a loro volta “liquide”, dai confini sempre più confusi, dovranno attrezzarsi con una struttura e strumenti adeguati al fine di affrontare il mondo dell’incertezza che ne deriva, per garantire la flessibilità necessaria a mantenersi vive e competitive e accrescere la capacità innovativa. Non solo, ma, perseguendo una strategia di human resources development volta a valorizzare le competenze individuali, che trascini lo sviluppo dell’organizzazione stessa e che metta le persone in condizione di essere proattive e creative, riusciranno a promuovere una spinta evolutiva della comunità di appartenenza.

Nell’ Economia della conoscenza, la conoscenza è considerata elemento cardine del tessuto economico sia del macroambiente che del microambiente “impresa” ed è, quindi, necessario prevedere strutture in grado di riconoscerne la valenza e di accoglierla, oltre a dotarsi di strumenti per “trattarla”. La gestione della conoscenza è diventato uno degli elementi più importanti per la creazione del valore, la competitività e la longevità di ogni impresa e implica la costruzione di un assetto organizzativo che rappresenti il territorio delle relazioni che questa tesse nel suo agire: l’ “azienda estesa”, non rappresentabile in un organigramma e non definibile a priori, ma in continua evoluzione e ridefinizione.

Il knowledge management è strettamente legato alle competenze individuali, ai principi e ai processi organizzativi, all’infrastruttura tecnologica, alla quantità e alla qualità delle relazioni che caratterizzano l’azienda, veicolo primario di diffusione del “sapere aziendale”. Gli strumenti tecnologici e organizzativi adottati dall’organizzazione devono avere la funzione di facilitatori di questo processo, si devono plasmare secondo i fini aziendali, devono essere al servizio dell’azienda estesa, delle relazioni e dei relativi flussi comunicativi e procedurali che la caratterizzano.

Il web 2.0 è un nuovo modo di vivere il web: nuovi strumenti, comunicazione bidirezionale sincrona e asincrona, interazione, feedback immediato, partecipazione (user-generated content). Grazie a queste caratteristiche realizza quella che si può definire una socialità virtuale tra gli utilizzatori della rete, che in ambito organizzativo, se opportunamente gestita, rappresenta una notevole opportunità in termini di abbattimento delle barriere spazio-temporali e dei relativi costi di gestione. Offre tecnologie che agevolano la creazione della Learning Organization, organizzazione che “impara ad apprendere” e facilitano il successivo passaggio alla Knowledge Organization, un’organizzazione che “impara a conoscere”.

Tale trasformazione si realizza anche attraverso un intervento di tipo culturale che preveda il coinvolgimento di tutti gli stakeholders dell’impresa a partire da quelli interni, che in qualità di knowledge workers saranno i primi destinatari, ma anche i “motori propulsori” di questo cambiamento, poiché detentori, utilizzatori e produttori della conoscenza aziendale. Le tecnologie web 2.0 consentono la creazione di forme di comunicazione partecipative di forte impatto, che aprono scenari su nuove modalità operative e organizzative, in parte sperimentati nelle grandi organizzazioni multinazionali. Le nuove tendenze sono legate alla creazione di virtual workspaces luoghi di lavoro per team work o communities of practices. Gli strumenti web 2.0, inoltre, possono essere ottimi veicoli per la promozione dell’immagine aziendale e per essere utilizzati in un ottica di viral marketing. Le organizzazioni che vogliono adottarli, dovranno agire su più fronti, prevedendo un intervento di tipo “strutturale/organizzativo” che deleghi precise responsabilità secondo i fini individuati, un intervento di tipo “educativo” che lavori sulla cultura aziendale affinché il nuovo modus operandi possa entrare nel DNA dell’organizzazione e uno di tipo “formativo” sull’utilizzo corretto degli strumenti scelti.

Tale approccio, attento alle esigenze organizzative di ottimizzazione dei processi e di facilitazione e promozione di un ambiente collaborativo, nel quale la tecnologia avrà un ruolo fondamentale e ne sarà al servizio, sarà mirato a creare la Virtual Organization, un luogo di lavoro che offra alle persone un supporto completo alle esigenze operative, di comunicazione, servizio, gestione, produzione e scambio della conoscenza (Business Knowledge Management).