KMWorld 100 Companies That matter in Knowledge Management 2017

Riportiamo un articolo uscito il 1 marzo 2017 sul Portale di  KMWorld nel quale è stato fatto un elenco delle 100 aziende che si muovono sui temi del knowledge management  relativo al 2017. E' un elenco che viene stilato annualmente. Nell'articolo si evidenziano le novità che vanno considerate in questa disciplina ormai arricchita da tutte le nuove tendenze portate dal processo di Digital Innovation. Nell'elenco è stata inserita una breve descrizione dei servizi e delle soluzioni realizzate per il KM e il link al sito aziendale. 

KMWorld è uno dei principali editori, organizza conferenze e fornisce di informazioni sui temi del knowledge management, document management e content management.

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KMWorld 100 Companies That Matter in Knowledge Management 2017

Things that matter: innovation, ingenuity, resourcefulness, usefulness, collaboration, community, expertise. Our annual list of 100 Companies That Matter in Knowledge Management features organizations that manifest those traits themselves and that help their customers attain such qualities. In researching the list this year, we were struck by the preponderance of such terms as machine learning, artificial intelligence and cognitive computing—capabilities driving technology ever steadily toward more human-like behavior. Chatbots help us shop online, and they even participate in our political dialog online. Digital assistants are extending their reach to help users find answers and solve problems. And autonomous vehicles can drive without us. But in addition to those seemingly futuristic functions, tried-and-true technologies to help manage knowledge are well-represented on the list … records management, business process management, enterprise content management, business intelligence and so on. The banner of knowledge management spans a wealth of territory to encompass solutions that range from digitizing paper invoices to simulating human conversation. Technologies evolve and so does this list. We don’t start from scratch each year but rather refine the list annually, eliminating some companies to make room for others.



Per leggere tutto l'articolo e accedere all'elenco delle aziende:
http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/Features/KMWorld-100-Companies-That-Matter-in-Knowledge-Management-2017-116508.aspx

"Eight Building Blocks for the Digital Workplace" -

Riportiamo un interessante articolo di Gartner  sugli step per costruire un digital workplace di successo, mix di  vision, human relations e ambiente tecnologico che lo supporta. Il focus è sul fattore abilitante che ridisegna le organizzazioni sulla base delle interrelazioni che la attraversano e la caratterizzano, ossia la motivazione degli stakeholders di riferimento a collaborare affinché si possano trasformare le modalità operative in forme che agevolino l'interscambio e la condivisione, sfruttando le potenzialità offerte dalla tecnologia.

http://www.gartner.com/smarterwithgartner/eight-building-blocks-for-the-digital-workplace/

No matter where you are in the process of executing a digital workplace initiative, these eight building blocks are vital to its success.

Employees want to be connected across devices and with their colleagues and processes during their workdays. The digital workplace offers companies tremendous potential if they are strategically prepared to take advantage of interconnected trends like the consumerization of technology, digital dexterity, changing work models, information intensity and the desire to share and collaborate.

“If your digital workplace initiative is not yet underway, you can use Gartner’s eight building blocks to frame conversations with the stakeholders responsible for approving, supporting and implementing relevant programs,” noted Carol Rozwell, Gartner vice president and distinguished analyst. “If your initiative is already underway, you can use our building blocks to review and re-evaluate your efforts thus far. “

The Eight Building Blocks

1. Digital workplace vision: why, what and how

The digital workplace vision should articulate two ideas: the value proposition of the enterprise as it transforms traditional models into a digital business, and the importance of a strong digital workplace in achieving an organization’s goals in the digital economy.

Creating a compelling vision of digital workplace transformation will help everyone in the organization understand how digital workplace efforts will affect business processes and bring about improved business outcomes.  This vision should be consistent with the organization’s values and serve as a source of inspiration.

2. Digital workplace strategy: write a comprehensive road map

The workplace strategy should set clear priorities and serve as a blueprint for the roles and relationships of each department (R&D, marketing, sales, customer support, manufacturing, HR and IT). It should also map out how various technologies will be exploited to raise engagement levels and support the transition to a digital business.

3. Workplace employee engagement: encourage a corporate culture of autonomy, accountability and empowerment

This is a mainstay of the digital workplace initiative because the new ways of working require behavioral changes as employees collaborate, take on challenges and provide local leadership to redesign the workplace. HR will play a major role in ensuring employee engagement is owned by all stakeholders.

4. Digital workplace organizational change: this changes everything

As they mature, digital workplace initiatives will necessitate considerable changes in internal processes, departmental structures, incentives, skills, culture and behaviors. Ultimately, every system and role will be affected. A far-sighted strategy includes:

• A plan to train or hire personnel who possess right skills and competencies.
• Leadership culture where senior executives relentlessly model the desired new behaviors, hold peers accountable, and listen and engage with employees.
• Setting explicit standards and best practices for all digital workplace projects.

5. Digital workplace processes: how to be the right kind of enabler

Building a successful digital workplace demands a fresh approach to business processes and removing the activities that get in the way of solving business challenges. Re-engineering such processes requires a careful analysis of how employees currently work and engage each other, and adding new tools and adapting outmoded processes.

6. Digital workplace information: on demand and on target

Workers expect their enterprise tools to mimic the sources and applications they use every day – from Google Now to Apple Siri – data must be accessible and useful.  Exploit consumer information trends including:

• Enterprise file-sharing systems with mobile access and effortless synchronization.
• Search focusing on places where workers truly keep or seek information.
• Personal analytics dashboards for employees to track their progress.

7. Digital workplace metrics: measurement as a tool for change and evaluation

All initiatives should be designed to have a positive impact on a business-value metric, such as workforce effectiveness, employee agility, employee satisfaction and other organization-specific goals. Unless there is a focus on metrics and benchmarking against those metrics — before and after an initiative — there is no objective basis for reporting and analyzing improvements.

8. Digital workplace technology: get smart

The four factors in the Nexus of Forces – mobile, social, cloud and information – converge and reinforce the digital workplace and support the creation of a digital workgrid.

This combination of factors caters to user preferences, promotes collaboration and accessibility, and ultimately informs all decisions with contextual and accessible data. When new technologies like smart machines are integrated into the digital workgrid it will enhance the abilities and efficiencies of the workforce. IT leaders responsible for digital workplace initiatives must work out how to use technology in resourceful ways, and how to use new technologies to enable more effective ways of working.

With thorough design and careful integration, the eight building blocks of a digital workplace initiative will deliver an environment that is better able to exploit challenging business conditions and attain desired outcomes.

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Gartner clients are encouraged to read the full report Attention to Eight Building Blocks Ensures Successful Digital Workplace Initiatives by Carol Rozwell and Achint Aggarwal. Additional information on the Digital Workplace is being presented at the Gartner Digital Workplace Summit, May 18-20 in Orlando, Florida. All recorded sessions from the Summit can be viewed at Gartner Events on Demand.

"Business Intelligence, Analytics e Big Data: una guida per capire e orientarsi"

In queste slides "Business Intelligence, Analytics e Big Data: una guida per capire e orientarsi" del Prof. Paolo Pasini, Head of Information Systems Management Unit - Responsabile dell'Osservatorio sulla Business Intelligence della SDA Bocconi School of Management, presentate a marzo 2014 durante la manifestazione SMAU Roma, viene descritta l'evoluzione della Business Intelligence, gli ambiti di applicazione, i trend, il posizionamento dei vari vendor e il ruolo dei fornitori di servizi in questo ambito.

Come si puo' leggere nella presentazione, nelle organizzazioni, "tutti i processi decisionali complessi si alimentano di informazioni hard e soft e impiegano capacità di search intelligence e analisi". In questo contesto rientrano e assumono sempre più rilevanza i BIG DATA, definiti da Pasini "nuove frontiere della conoscenza aziendale e della cultura manageriale", poiché sono composti oltre che dai dati ufficiali e strutturati, già ampiamente gestiti dai sistemi informativi tradizionali, anche dai dati non strutturati, caratterizzati da varietà di fonti e formati, che richiedono l'adozione e l'implementazione di nuovi strumenti per la relativa raccolta e analisi, nonché integrazione con quanto già di preesistente e sistematizzato nei sistemi informativi aziendali. Quindi, le organizzazioni che vogliono essere in grado di gestire l'enorme e complessa mole di dati nella quale sono immerse, che fornisce loro gli elementi necessari ad elaborare le strategie aziendali, devono necessariamente praticare una maggiore Business Intelligence Governance. In tale scenario diventa strategico anche il ruolo dei vendor e degli implementatori delle soluzioni per la BI che da fornitori devono diventare dei veri e propri partner delle organizzazioni che seguono e supportano in questo tipo di progetti.

L'approccio da seguire da parte delle organizzazioni che intendono implementare progetti di Business Intelligence e di Big Data, suggerito da Pasini, ruota intorno a 4 cardini fondamentali:

- ricercare il giusto commitment direzionale
- partire con iniziative mirate, circoscritte, ma avendo in mente un disegno enterprise (think big, but start small and quick)
- scegliere le opportune fonti e tecnologie
- progettare l'organizzazione e sviluppare le competenze.

Le slides sono disponibili anche nel sito di SMAU al seguente link
http://www.smau.it/speakers/paolo.pasini/

Social business, ecco perché è vincente

A fine luglio è uscita una interessante intervista a Paolo Degl'Innocenti, Vice President Software Group IBM Italia nella quale viene illustrata l'opportunità creata dall'adozione da parte delle organizzazioni di un'infrastruttura tecnologica abilitante il collaboration e il social business.

Degl'Innocenti evidenzia in particolare come "un’azione di social business punta a rendere il lavoratore più efficiente nella sua attività, supportandolo con strumenti evoluti di collaborazione". Inoltre, dato che le organizzazioni, nell'ambito e per la natura stessa delle attività di business che le caratterizzano e sulle quali sono focalizzate, raccolgono una grossa mole di dati "è necessario avere strumenti molto sofisticati per tirare fuori valore da questa enorme massa di informazioni. Per questa ragione lo sviluppo delle piattaforme IBM di collaborazione va di pari passo con quello dell’analisi dei dati, sia sul fronte interno che su quello esterno". 

Per leggere tutto l'articolo:
http://www.wired.it/economia/business/2014/07/31/social-business-ecco-perche-e-vincente/

Social business e lavoro collaborativo

IBM affronta il tema del Social Business e del lavoro organizzativo proponendo dei modelli di riferimento e ne parla a Social Business@IBM.

Approfondimenti:

http://marcominghetti.nova100.ilsole24ore.com/2014/03/social-business-socialhr-due-eventi-ibm-per-fare-il-punto-sulla-social-organization.html

Il Progetto Knowledge Factory

Knowledge Factory è la community del gruppo di ricerca della Cattedra di Comunicazione Organizzativa della Facoltà di Lettere e Filosofia della Università LUMSA di Roma.

Le attività del gruppo di ricerca sono gestite da studenti ed ex studenti della Facoltà di Lettere e Filosofia della LUMSA di Roma. Si svolgono nell’ambito delle iniziative del Corso di Laurea Magistrale in Comunicazione d’Impresa e del no profit e del CRESEC dello stesso Ateneo.

Il Progetto è coordinato da Fabrizio Maimone, ricercatore a tempo determinato di sociologia dei processi economici e del lavoro presso la LUMSA di Roma.

La missione della community è contribuire allo sviluppo della conoscenza su modelli, metodologie, strumenti e trend della comunicazione organizzativa, con particolare attenzione allo sviluppo della comunicazione 2.0.

Knowledge Factory si propone anche di:

- costruire una palestra formativa dove sperimentare modelli, strumenti, metodi e linguaggi della comunicazione 2.0.

- creare uno spazio aperto di dialogo e confronto tra studenti, ex studenti, ricercatori, professionisti, imprese ed istituzioni.

I valori della community:
- Centralità della persona
- Integrita’
- Rigore scientifico
- Spirito di squadra e condivisione
- Innovazione e creatività

Il Progetto ha ricevuto il patrocinio di IBM Academic Initiative, che ha accordato il suo sostegno all’iniziativa e concesso l’utilizzo gratuito del software IBM. Knowledge Factory, inoltre, si avvale del supporto del Gruppo Quattroemme, che fornisce gratuitamente la sua consulenza e l’assistenza tecnica per la gestione della piattaforma di Community.

I Gruppi della Community


Fattori che facilitano la creazione del BA (precondizioni per la creazione, lo scambio e lo sviluppo della conoscenza)

coordinato da Sara Mormino

L’avvento del web 2.0 (O’Reilly, 2004) e dei social media, offre indubbiamente nuove opportunità ai professionisti di condividere e mettere a fattor comune le loro competenze e il loro know-how, di apprendere non solo in maniera formale, ma anche non formale e informale (Bonaiuti, 2006). Blog e wiki, sistemi per il social networking, ma anche forum e strumenti di istant messanging, consentono a knowledge workers dispersi geograficamente, appartenenti alla stessa o a differenti organizzazioni, di interagire, collaborare, apprendere insieme. Pongono quindi le premesse per la creazione di spazi di interazione e condivisione virtuali in cui favorire processi di knowledge sharing e knowledge creation.
Le esperienze concrete e le opinioni di esperti del tema (Wenger, McDermott & Snyder 2002, Daniel Schwier e McCalla 2003, Trentin 2004, Tremblay 2005, Zboralski 2006 ) sembrano suggerirci, tuttavia, come la tecnologia seppur importante sia solo una risorsa, uno strumento in grado di favorire processi collaborativi e individuano in alcune variabili soft (quali la fiducia, il clima, la comunicazione), i fattori chiave per uno reale sviluppo dell’innovazione e della conoscenza.
Partendo da questa premessa il nostro gruppo di lavoro intende esplorare, le pre-condizioni, i fattori in grado di facilitare lo sviluppo di quegli spazi di relazioni emergenti in cui si genera conoscenza che Nonaka e Konno (1998) hanno definito “Ba”, rivolgendo la nostra attenzione ai processi di apprendimento e lavoro collaborativo che interessano community professionali, team virtuali, ecc.

1. Quali sono i fattori (personali e professionali) che rendono efficace l’utilizzo dei social media e del web 2.0 nei processi di collaborazione, d’innovazione e sviluppo della conoscenza?
2. Cosa consente ai professionisti di sviluppare il livello di fiducia reciproca, passione e motivazione necessario a favorire processi di apprendimento collaborativo?
3. Che ruolo svolgono le dinamiche organizzative (culturali, comunicative, ecc.) nei processi di gestione e scambio della conoscenza in presenza e soprattutto a distanza?
4. Che tipo di interazione si sviluppa tra variabili tecnologiche e variabili emotive, relazionali e sociali all’interno di comunità professionali?

Questi alcuni fra gli interrogativi che guidano la nostra ricerca e il nostro lavoro e su cui ci sperimenteremo in prima persona come gruppo virtuale sulla community Knoweldge Factory. Le nostre riflessioni partiranno da case history aziendali, articoli, testimonianze, rapporti di ricerca, ma prenderanno spunto anche dalla nostra sperimentazione diretta del lavoro collaborativo nel nostro ambiente virtuale

Social Network per la comunicazione organizzativa

coordinato da Gaia Moretti

Social Network e comunicazione organizzativa: la gestione del cambiamento e della crisi attraverso le nuove tecnologie di collaborazione del Web 2.0; l’impatto dei social network nell’everyday life organizzativa.

Se per comunicazione organizzativa intendiamo un processo di trasmissione e condivisione di norme, valori, strategie, informazioni e attività, possiamo individuare alcuni strumenti di sviluppo di tale processo quali la Intranet aziendale e tutti gli strumenti del Web 2.0: forum, chat, wiki e blog si rivelano “modi” di conoscere e condividere fondamentali per gli appartenenti ad una qualsiasi organizzazione; le comunità organizzative sono i luoghi di realizzazione di questo processo, e dunque i gruppi nei quali i membri dell’organizzazione utilizzano gli strumenti per dare vita e sviluppare il processo di comunicazione organizzativa vero e proprio. Rispetto alla “classica” intranet aziendale, i social networks presentano alcune caratteristiche aggregative più legate a processi informali e personali (vedi, ad esempio, la condivisione di interessi e passioni su Facebook, Twitter, MySpace o FriendFeed) che non a processi organizzativamente strutturati e di interesse collettivo. Utilizzati in larga parte per la comunicazione e la condivisione personale, i social network rappresentano uno strumento di affermazione della propria personalità a livello di comunicazione, connessioni ed interessi: assodato il loro alto livello di pervasività (nell’arco della giornata ed in generale nella personale gestione del tempo e delle comunicazioni), come utilizzare oggi questo strumento per la produzione e la condivisione di contenuti a livello organizzativo?
La nostra produzione e riflessione vuole focalizzarsi su alcune questioni fondamentali: quali elementi dei social networks possono maggiormente facilitare la comunicazione organizzativa, e perciò le costituzione e l’implementazione di comunità organizzative? Quale potrebbe essere l’impatto dell’utilizzo di tali strumenti, altamente pervasivi ed aggregativi, nell’every day organizzativa e nella gestione del cambiamento?

Cross cultural communication

coordinato da Maria Rosaria Nava

1.Strategie 2.Strumenti 3.Nuovi media

Il nostro gruppo ha come finalità quella di approfondire il mondo del cross-cultural, cercando di capire come e quanto i nuovi mezzi di comunicazione, soprattutto web 2.0, stiano influenzando la gestione dei rapporti culturali, a livello generale o più specificatamente aziendale.
Esploreremo la realtà del cross-cultural in tutte le sue sfumature (communication, training, management…), soffermandoci sulle strategie e gli strumenti innovativi adottati per favorirne la diffusione. Cercheremo il confronto attraverso la ricerca di case-study, realtà aziendali ed organizzative, che siano testimoni importanti di questa nostra ricerca.
Il filo conduttore del nostro lavoro è “culture beyond borders”…la cultura oltre i confini, la cultura che supera le barriere…

“Nel mondo non ci sono mai state due opinioni uguali. Non più di quanto ci siano mai stati due capelli o due grani identici: la qualità più universale è la diversità.”
Montaigne

Gruppo sviluppo tecnologia e strumenti

Il gruppo sviluppo tecnologia e strumenti si occupa della progettazione e dello sviluppo del nostro portale e della piattaforma di Communiting. Il nucleo centrale del gruppo è composto da Francesco Farina, Anita Fabbretti, Filippo Taglieri, Valerio Valentini e Vincenzo Pietropinto. Valerio Valentini e Anita Fabbretti sono i technology innovation leader del gruppo.

Gruppo content management

Il gruppo content management si occupa della progettazione e produzione di contenuti editoriali, di concerto con i gruppi di ricerca. Vincenzo Pietropinto è il team leader del gruppo redazionale.

Enterprise 2.0 e piattaforme collaborative - IV parte

Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Responsabile Commerciale di Quattroemme.

Strumenti e attività che favoriscono l’adozione di una piattaforma collaborativa in un’ottica Enterprise 2.0

Una soluzione totalmente in linea con quanto descritto fin qui, è la soluzione BKM – Business Knowledge Management di Quattroemme che realizza il Corporate Portal con la gestione dei contenuti, il Virtual Desk, la posta elettronica e l'instant messaging, la gestione documentale in ogni sua forma, completando il sistema con cartelle personali, motore di ricerca, gestione della sicurezza, crittografazione dei dati, firma digitale, acquisizione ottica dei documenti, fax server, archiviazione sostitutiva.

Il sistema è fruibile come SaaS o installabile presso il cliente su qualsiasi sistema operativo e non richiede l'acquisto di ulteriori licenze di altri produttori.

Basato totalmente su tecnologia IBM Lotus Notes/Domino, forse la più antica (quasi venti anni) e completa sul mercato, altamente affidabile e diffusa in centinaia di milioni di utenze in tutto il mondo. La suite BKM risulta estremamente competitiva (le licenze IBM Lotus sono comprese) in quanto di rapida progettazione organizzativa, installazione, formazione, avviamento e dai bassi costi di gestione annuale.

A completamento del progetto di KMS non può mancare la tecnologia che sta ridefinendo il concetto stesso di Business Intelligence, cioè QlikView, tecnologia svedese che tramite tre semplici ed efficaci innovazioni tecnologiche, l'analisi in memoria, la tecnica associativa e l'analisi visuale, consente in pochi giorni di acquisire quella padronanza e conoscenza dei propri dati, del proprio business, della propria azienda sempre sognati e difficilmente ottenuti, anche in seguito ad investimenti consistenti.

L'integrazione tra la suite BKM ed i cruscotti di QlikView favoriscono l’adozione di una piattaforma collaborativa e quindi del modello organizzativo Enterprise 2.0 sotto ogni punto di vista e consentono non soltanto una nuova esperienza nella gestione della collaborazione, dei documenti e delle informazioni, nell'analisi e studio dei propri dati, ma il commento degli stessi, la condivisione delle riflessioni e delle motivazioni a sostegno delle decisioni aziendali.
Perché fondamentale per le organizzazioni è riuscire a trasformare i dati in informazioni, le informazioni in conoscenza, affinando la creatività dei singoli e dell'organizzazione nel complesso per migliorare la capacità di innovare e competere.

Quattroemme, lavora sui temi della collaborazione dal 1987 e su questi temi può offrire consulenza, tecnologie, corsi di formazione sia tecnica sia per lo sviluppo delle competenze trasversali e manageriali che facilitino l’adozione di un approccio Enterprise 2.0.

Si propone come fornitore-partner assicurando il ruolo di "cuscinetto" tra il cliente e le tecnologie, garantendone la conoscenza, la padronanza, la disponibilità per il cliente sia in modalità SaaS (Software as Service), quindi secondo le nuove tendenza del "cloud computing", ma sempre assicurando che le risorse hw e sw siano dedicate al cliente, con gli archivi separati, la sicurezza ai massimi livelli, sia in modalità in-house, semplificando le strutture hw e sw, limitando il numero di piattaforme da gestire, offrendo TCO – Total Cost of Ownership sempre trasparenti e competitivi, magari con un servizio di "soft-outsourcing" cioè di gestione complessiva dei sistemi del cliente da parte del fornitore ma a casa del cliente stesso.

Enterprise 2.0 e piattaforme collaborative - II parte

Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Responsabile Commerciale di Quattroemme.

Cosa significa "Enterprise 2.0" e quale opportunità rappresenta per le imprese l'adozione di tecnologie web 2.0

Oggi i servizi di tipo web 2.0 forniscono le piattaforme tecnologiche in grado di favorire processi strategici per il futuro delle aziende. Gran parte delle tecnologie e dei linguaggi digitali forniscono un contributo importante allo sviluppo delle aziende, l'adozione di questi strumenti ha permesso ad alcune imprese negli ultimi dieci anni di diventare leader mondiali nei loro settori di riferimento: basti pensare, solo per citarne alcuni: Amazon, eBay, Sap, Oracle, Apple, Facebook, e alla Rim (il produttore dell'onnipresente Blackberry).

Tuttavia il ruolo fondamentale nell'evoluzione sociale del web non sta nella tecnologia fine a se stessa, ma nell'uso che ne fanno le persone: il web 2.0 è uno strumento concreto utile alla condivisione delle conoscenze e alla risoluzione dei problemi organizzativi delle imprese.

La definizione di Enterprise 2.0 consiste quindi in un'innovazione sociale e organizzativa, più che tecnologica. Essa nasce ufficialmente nel 2009 grazie ad Andrew McAfee, uno dei massimi esperti mondiali di web 2.0 e strategie di innovazione digitale per le aziende. L'Enterprise 2.0 consiste nell'uso emergente delle piattaforme di social software da parte delle imprese, allo scopo di favorire il raggiungimento degli obiettivi di business.

La definizione proposta da McAfee è composta da alcune parole chiave che costituiscono la base di riferimento operativa per tutti coloro che vogliono approcciarsi a questa realtà, tra i quali consulenti, formatori, manager aziendali, professionisti della comunicazione e dell'innovazione digitale:

- uso emergente. Ogni giorno il web si arricchisce di nuovi servizi, mashup e applicazioni che moltiplicano le possibilità di condivisione delle informazioni on-line favorendo la partecipazione degli utenti alle attività di condivisione dei contenuti on-line. L'innovazione digitale si configura in questo modo come un ecosistema in continua evoluzione, aperto e pronto ai contributi di ciascun utente. Questo implica l'approfondimento di due aspetti:

• dal punto di vista tecnologico, le piattaforme web 2.0, per la loro stessa natura aperta e partecipativa, sono in costante fase beta, pronte cioè ogni giorno ad arricchirsi di nuovi servizi e caratteristiche non presenti fino al giorno precedente. Ne è un esempio Twitter, che integra le sue funzionalità con le applicazioni generate dalle community di sviluppatori. Le piattaforme partecipative imple¬mentate dalle aziende condividono lo stesso tipo di logica aperta e funzionale alle esigenze delle persone che ne usufruiscono;

• dal punto di vista sociale, la continua integrazione delle piattaforme di social networking con le applicazioni che ne estendono le funzionalità ampliano le possibilità di utilizzo da parte degli utenti. Tutto si trasforma, in questo modo, in un continuo divenire e quindi in una sfida che le imprese sono chiamate a raccogliere per generare valore a favore di tutti gli stakeholder.

- social software. Questa definizione comprende tutti i programmi e i servizi on-line che consentono agli individui di incontrarsi, interagire, e collaborare in rete, e che per questo favoriscono la creazione e lo sviluppo di community: i social network, i blog e i wiki, per esempio. I contenuti sui quali si basa l'interazione vengono stabiliti dagli stessi membri delle community. Questa modalità bottom-up di relazionarsi online si contrappone al tradizionale approccio top-down, in cui i ruoli degli utenti sono rigidamente determinati dalle gerarchie interne dell'organizzazione e circoscritti sulla base di obiettivi definiti a priori e regolati da specifici meccanismi software. Il termine social software non ha solo connotazione tecnica ma anche ideologica, poiché si contrappone alla chiusura della produzione della conoscenza e dello sviluppo di interazioni per abbracciare i concetti di intelligenza sociale e open content. Le recenti evoluzioni nell'approccio all'utilizzo del social software stanno determinando un'evoluzione di questi sistemi verso il software collaborativo, che è alla base delle piattaforme Enterprise 2.0, sviluppate con lo specifico obiettivo di implementare i sistemi di lavoro basati sulla cooperazione;

- obiettivi di business: le attività collaborative consentono lo scambio di informazioni tra le community on-line. Questo approccio olistico dell'organizzazione aziendale favorisce sia le attività di comunicazione interna, sia quelle rivolte all'esterno. Coinvolge tutti gli stakeholder dell'impresa, ne favorisce la flessibilità e rafforza i suoi meccanismi di reazione alle mutevoli sfide dei mercati.

L'Enterprise 2.0, quindi, cambia i modelli organizzativi dell'impresa; si tratta di un processo in cui il ruolo delle tecnologie è principalmente quello di favorire e veicolare il funzionamento di processi che alla base sono esclusivamente di tipo social driven.

IBM - Collaboration Channel - Italia: "Gli scollegati"

Divertente iniziativa sul sito IBM Italia: un canale dedicato alla collaborazione e alla tecnologia Lotus nel quale è possibile vedere le interviste de "Gli scollegati"

http://www-01.ibm.com/software/it/ibm-collaborazione/

Buona visione!

Information Technology News su www.romauno.tv

Information Technology News è una rubrica sul mondo IT, a cura di Quattroemme, nella quale si parla di tecnologia, figure professionali emergenti, percorsi formativi sia di tipo tecnologico che manageriale. La Rubrica va in onda su RomaUno TV all'interno di Telecurricula ed è presentata dalla sottoscritta. Ogni appuntamento è dedicato all'approfondimento di un argomento diverso tramite un'intervista a specialisti del settore.

Tra i vari temi affrontati, particolare attenzione verrà data ai processi collaborativi all'interno delle organizzazioni, verrà spiegato perchè sono importanti, come agiscono sulla crescita professionale dei singoli e perchè sono utili ai fini della competitività delle aziende. Inoltre, verranno presentati strumenti per la gestione della conoscenza nelle organizzazioni (knowledge management) che comprendono applicativi per document management, collaboration, social business, business intelligence, enterprise search e semantic search.

Verrà illustrato come l' adozione di tali strumenti all'interno delle organizzazioni risulti efficace in termini di ritorno sugli investimenti (ROI), perchè impattano sull'organizzazione nel suo complesso, quali implementazioni tecnologiche sono necessarie per abilitare le organizzazioni ad una reale e fattiva condivisione della conoscenza aziendale e quali sono gli interventi formativi necessari per operare quel cambiamento nel modo di lavorare delle persone che consente di ottenere risultati positivi in tempi brevi. Infatti, nei progetti per il Knowledge Management, su cui Quattroemme è focalizzata e specializzata, le Risorse Umane sono l'elemento cardine per la riuscita di ogni attività finalizzata allo snellimento dei Processi aziendali tramite la Tecnologia.

L'appuntamento con Information Technology News è il Sabato ore 21.00 e in replica Domenica ore 18.30 - Lunedi ore 12.40 - Giovedi ore 23.35

Roma Uno è presente su:
canale 11 digitale terrestre
canale 860 SKY
Internet http://www.romauno.tv/index.aspx?ln=it

Social networking e Social Business

Si è tenuta a Roma il 3 marzo la terza tappa di IBM Lotusphere Comes to You, Il social al servizio del business durante il quale si è parlato di come integrare i social networks nei processi aziendali per fare business, del ruolo dei CIO, del valore della condivisione delle informazioni e delle intelligenze aziendali ed infine dell'evoluzione delle tecnologie Lotus.

L'evento ha ripreso i temi trattati durante Lotusphere 2011 che si è tenuto ad Orlando (Florida) i primi di febbraio.

In particolare, il punto su cui Davide Pannuto, Collaborations Solutions Market Manager di IBM Software Group, ha richiamato l’attenzione è che “Non si fa business nel Social con il copia e incolla da Facebook”. Le aziende che adottano strumenti per il social networking vedono crescere le loro relazioni, sviluppano una modalità di interazione e comunicazione con i propri clienti più trasparente e di conseguenza diventano più agili e competitive, superando in prestazioni la concorrenza.

Quello che è emerso durante il convegno è che la conditio sine qua non per ottenere questi risultati da parte delle aziende che inseriscono strumenti di social networking nella propria organizzazione, sia porre al centro di tali progetti l'attenzione sulla condivisione delle informazioni e la valorizzazione delle idee e della conoscenza delle persone, dipendenti o collaboratori dell'azienda stessa, finalità proprie dei progetti di knowledge management.

Alessandro Chinnici, IBM Social Business Software Consultant, ha offerto una chiave di lettura molto chiara riguardo alla finalità di progetti che prevedono l'adozione di tecnologie social “Diventare social per fare il business e’ il punto di partenza, non un punto di arrivo. E l’obiettivo resta capitalizzare un cambiamento organizzativo e culturale da governare legando l’evoluzione dell’infrastruttura interna e l’esterno, mettendo a valore le risorse tecnologiche".

Tra i relatori, Stefano Mainetti, Digital Innovation Area Director at Fondazione Politecnico di Milano e Observatory Enterprise 2.0 co-directory at School of Management - Politecnico di Milano ha evidenziato che in progetti di questo tipo “I risultati arrivano quando l’azienda non solo riesce a proporre una ’socialità’ condivisa anche dai propri dipendenti, ma quando destrutturando dinamiche direttive che cadono a pioggia, propone un modello in cui il singolo può mettere al servizio la propria expertise, nel momento in cui viene richiesta la soluzione di un problema. Si tratta quindi di innescare il meccanismo di una leadership diffusa con delega e la capacita’ di avvicinare la capacita’ decisionale a chi si riconosce negli obiettivi aziendali”, sottolineando come in questo processo sia importante il ruolo dei CIO - Chief Information Officer che, mettendosi in un atteggiamento di ascolto delle esigenze aziendali, devono diventare il motore di un'evoluzione tecnologica che ha impatti di notevole portata sia sull'organizzazione in termini di cambiamento culturale, sia sugli utenti in termini di crescita professionale.

Presentazioni dei relatori "IBM Lotusphere comes to you 2011"
http://www-01.ibm.com/software/it/events/lcty2011/

Il Groupware nei sistemi per il knowledge management

In un White Paper del 1995 a cura di Lotus (oggi brand IBM), “Groupware: Communication, Collaboration, Coordination”, è ben illustrato cosa si intendeva per groupware , che importanza assumeva e di quali strumenti era necessario dotarsi affinché fosse realizzabile nelle aziende. Nonostante siano passati 15 anni, certi argomenti sono di scottante attualità per il mondo delle organizzazioni complesse e ancor di più nel momento che vengono varati progetti per il knowledge management.

Il termine groupware (dall'inglese group = gruppo, ware = suffisso di software e hardware) fa riferimento al software che supporta il lavoro di gruppo, anche definito software collaborativo.

I punti cardine del groupware, strettamente interrelati, che corrispondono a specifiche categorie di strumenti, sono:

1. communication --> messaging
(e-mail: modello di comunicazione push);

2. collaboration --> shared database
(electronic conferencing, reference publishing systems, virtual workspace, virtual desk: integrazione di un modello push e pull di comunicazione che favorisca la collaborazione);

3. coordination --> development framework e workflow
(un extended transaction model).

Esempi di software di questo tipo, che permettono di condividere il lavoro e comunicare informazione per scopo anche i più diversi, sono:

- sistemi collaborativi di gestione di posta elettronica;
- electronic meeting systems;
- workflow systems;
- BBS (Bulletin Board System);
- Mediawiki, chè è il software che gestisce e controlla la produzione delle pagine della enciclopedia Wikipedia;
- funzionalità cooperative si ritrovano anche all'interno di applicazioni generiche sia di produttività personale che aziendale.

Le letteratura scientifica attribuisce al termine groupware anche un significato più specifico, includendovi strumenti non software (per esempio sistemi di teleconferenza tradizionali), ma implicando, in genere, un’ intima correlazione fra gli strumenti tecnologici e le pratiche d'uso cooperative ipotizzate dai progettisti di tali strumenti.

Per questa ragione sono considerati parte di un "sistema groupware" anche i processi sociali che esso consente o facilita. Il settore dell'informatica che si occupa del supporto per il lavoro cooperativo e da cui quindi derivano molti prodotti groupware è il Computer Supported Cooperative Work (CSCW).

Il software collaborativo diventa tanto potente quante più persone lo utilizzano, proprio come regolato dalla Legge di Metcalfe. Per la Legge di Metcalfe l'utilità e il valore di una rete sono pari ad n^2 - n, dove n è il numero degli utenti.

Pioniera nello sviluppo di software collaborativo è stata Lotus Software, con l'insieme di applicazioni Lotus Notes: un software collaborativo con architettura client-server e con gestione integrata dell'e-mail.

Come realizzare un Knowledge Management System

Contributo di Maurizio Masotti, Amministratore Unico di Quattroemme

Premessa
Si osserva oggi, all'inizio del 2010, una situazione di forte evoluzione del modo di pensare, progettare e fruire le soluzioni informatiche.
Le tecnologie della comunicazione, i collegamenti a banda larga, il cosidetto "web 2.0" consentono di lavorare, studiare, giocare, socializzare virtualmente da ogni luogo, con persone sparse ovunque.

Ormai la diffusione dei computer e degli accessi a Internet nelle case è elevata al punto che perfino le incombenze quotidiane ne sono influenzate: dobbiamo andare al cinema? Prenotare un viaggio? Pagare la bolletta? Scrivere ad amici e parenti? Trovare amicizie professionali e non? Passare il tempo? Tenerci informati? Studiare? Lavorare?

Tutto questo, o quasi, fino a qualche tempo fa era possibile solo dai luoghi di lavoro e solo se si lavorava in aziende tecnologicamente avanzate. Oggi da casa spesso si può fare anche molto di più di quello che il nostro luogo di lavoro ci consente, dove politiche restrittive o inadeguatezza tecnologica ed organizzativa rendono "sorpassato" l'ambiente professionale rispetto a quello consumer.

Grazie alle tecnologie web 2.0 oggi abbiamo la grande opportunità di interagire nel web, di essere non solo fruitori ma anche creatori di contenuti: dai wiki, ai blog, agli archivi aziendali dove poter depositare informazioni e conoscenze, ai "social network" dove tutto cresce e si alimenta, per definizione, grazie ai contenuti degli utenti.

Il "web 2.0" è quindi sinonimo di "partecipazione".

Innovazione tecnologica
L'innovazione tecnologica consente oggi quanto sopra descritto ma, spesso, ci si trova in casi dove si percepisce nettamente che le organizzazioni potrebbero essere più efficaci ed efficienti se rivedessero i propri processi in ottica di migliore sfruttamento delle possibilità che la tecnologia propone.

Quasi sempre si cerca di introdurre una tecnologia per risparmiare tempo e risorse, per far sì che la persona faccia presto e meglio il suo lavoro, il computer stesso è sinonimo di "presto e meglio" rispetto ai vecchi strumenti d'ufficio, così come il fax e l'e-mail rispetto alla posta cartacea. Negli ultimi anni si è dato ampio spazio ai sistemi che migliorano i processi, vedi i sistemi ERP - Enterprise Resources Planning in cui il vecchio concetto meccanografico della "Contabilità, del Magazzino, della Produzione, della Fatturazione" è stato trasformato in un insieme di programmi e di funzioni che non solo coprono i vecchi temi, ma consentono alle aziende di inserire le regole organizzative e di processo per far sì che l'organizzazione funzioni secondo regole definite.

Ma i sistemi ERP sono tra i pochi che veramente hanno cercato di plasmare le organizzazioni, per il resto si è quasi sempre lasciato che le orgaizzazioni si organizzassero spontaneisticamente o quasi.

Le situazioni più diffuse
Pensando al mercato nel suo complesso, dalle Grandi Aziende alle PMI, le situazioni più diffuse sono quelle dove le aziende si sono dotate di un sistema ERP (perchè core business), di un sistema di posta elettronica (perchè indispensabile), di qualche sistema di condivisione di file e cartelle in server aziendali, di altri programmi specializzati come i sistemi di CRM - Customer Relationhip Management (per la gestione dei clienti) e di gestione documentale (quasi sempre in seguito a normative, come per il Protocollo Informatico o l'Archiviazione Sostitutiva).

Naturalmente le aziende si sono tutte, grandi medie piccole o piccolissime, dotate di potenti computer, di sofisticatissimi programmi di office automation, di telefonini di ultima generazione, di connessioni ad Internet in larga banda.


La crisi economica ed il settore ICT
Il settore ICT ha avuto tra la fine del vecchio millennio ed i primi anni del nuovo il suo massimo livello di espansione. Il Millennium Bug, l'introduzione dell'Euro, l'avvento di Internet, l'Internet interattiva, il Mobile Computing... hanno contribuito alla crescita esponenziale del settore ICT che ha potuto assorbire un numero enorme di addetti. Ma come ogni crescita rapida ed elevata, anche quella del settore ICT ha nascosto fenomeni speculativi che hanno iniziato a dare i primi sintomi di evidenza già da diversi anni.

Poi è arrivata la crisi mondiale che ha colpito tutto e tutti e che ha fortemente accelerato la crisi del settore ICT forse rimasto troppo ancorato, nel frattempo, a visioni tecnocratiche e anticamente "informatiche" delle aziende e delle soluzioni realizzabili per esse.

Si è arrivati quindi ad osservare oggi che molti responsabili informatici hanno difficoltà nell'ottenere nuovi investimenti perchè è difficoltoso descrivere quali saranno i ritorni degli stessi (ROI), visto che ovunque tutti hanno hardware e software in abbondanza. Si potrebbe dire che si è comprato tutto che quello che si poteva comprare. Si è, quindi, in una situazione di stallo dovuta al fatto che o non si spende perchè l'azienda è in crisi, o si spende solo se si risparmia da subito, o si cerca di mantenere lo "status quo" cercando fortemente di ridurre i costi annuali di gestione. Questo comporta che i clienti hanno acquisito un notevole potere contrattuale nei confronti dei fornitori, sempre più in concorrenza tra loro e sempre più costretti non solo a ridurre i margini, ma a volte a lavorare sottocosto, pur di lavorare.

Nel 2009 hanno chiuso 12.000 aziende nel settore ICT in Italia (fonte IDC). Come ne usciamo? . Rendiamo la nostra azienda più competitiva. Le tecnologie non mancano e sono le organizzazioni che devono migliorare. Basta prendere la posta elettronica per capire come sia diventata un sistema di distribuzione oltre che di messaggi eterogenei, anche di documenti che hanno il solo scopo di circolare in più copie senza regole di distribuzione, di gestione, tantomeno di archiviazione.

Generalmente siamo ottimi produttori di documenti in formato digitale, ma la gestione di questi nel loro intero ciclo di vita è spesso affidata alla posta elettronica, tramite la quale i documenti vengono trattati in modo molto simile a quelli cartacei che volevano sotituire. Dov'è l'ultima copia approvata? Dov'è quella inviata al cliente? Dove archivio i documenti che mi arrivano?

La posta elettronica va vista come una componente di comunicazione di un sistema globale di gestione dei documenti e delle informazioni. Solo così sarà possibile far circolari messaggi con "il collegamento" al documento e non con il documento stesso allegato. Se esiste "il collegamento" al documento vuol dire che:
- ne esiste una sola copia dello stesso, che contiene le informazioni sulla versione, sull'autore, sulle approvazioni, sui collegamenti ad altri documenti;
- che esiste un archivio preposto a memorizzare quel tipo di documento oppure quel documento in quella fase del suo ciclo di vita.

Troppo banalmente spesso si crede possibile ottenere questi risultati dalle semplicistiche soluzioni di file-sharing, dove cartelle gerarchiche consentono l'accesso da più computer collegati in rete.
Un sistema di content and document management integrato con la posta elettronica e l'instant messaging consente, in modalità intranet o internet, di interagire con e far interagire le persone tra loro. Sarà quindi più facile comunicare, condividere e collaborare, fornendo documenti ed informazioni, arricchendo i colleghi, l'azienda, se stessi, di nuove conoscenze.

I processi saranno fluidi ed efficienti, rapidi e migliori per clienti interni ed esterni, l'azienda sarà quindi percepita meglio e vissuta con più partecipazione dai suoi membri e riuscirà a competere meglio sul mercato sempre più agguerrito ed innovativo.

Informazioni e dati
Il sistema di content and document management, integrato al sistema di unified communication, pone le basi per il Knowledge Management System. In un KMS adeguato non deve mancare la possibilità che il singolo utente del sistema, oltre a poter accedere da ogni luogo e con ogni mezzo, possa organizzare i documenti e le informazioni a suo uso e consumo, suo e del proprio team, a prescindere da come l'azienda ha necessità di gestire ed archiviare informazioni e documenti. Ad esempio, si dovrebbero avere cartelle personali e di gruppo dove aggregare e-mail, documenti e bookmarks (tutto sempre come "link" agli originali) reperibili dai vari "silos" aziendali o da applicazioni specifiche come il Protocollo Informatico, reperibili con un unico e potente motore di ricerca full-text tradizionale o più avanzato, di tipo semantico.

Notevole importanza è data anche alla semplicità d'uso, all'ergonomia dell'interfaccia grafica, perchè la complessità di un KMS è tale che non sempre ne risulta semplice l'utilizzo, specie quando il KMS è composto aggregando ed integrando molteplici tecnologie. Si stanno affermando tecnologie dove non si parla più di Graphics User Interface (GUI) ma di... User Experience...

Se l'azienda può trovare oggi nel Corporate Portal la sua corrispondente Azienda Virtuale, la persona (o meglio il knowledge worker) trova nel Virtual Desk il suo posto di lavoro ideale da dove poter governare ed utilizzare al meglio il patrimonio di informazioni e documenti, la comunicazione diretta ed indiretta, le proprie attività aziendali e personali.

Dal Virtual Desk di deve poter accedere con facilità anche al DashBoard di interesse che riguarda il core business, agli strumenti di reportistica, di studio e analisi dei dati dove poter trarre informazioni utili, strategiche, importanti da poter condividere e depositare nel KMS. Grazie a tecnologie innovative, oggi è possibile avere sistemi di Business Intelligence rapidi, efficaci, che consentono una navigazione negli stessi senza schemi precostituiti, che riescono quindi a seguire l'analista del business nei suoi ragionamenti che, man mano che consulta e seleziona dati, attiva processi cognitivi diversi ed originali.

Fornitore vs. Partner
In questo scenario si stanno affermando le nuove soluzioni fruibili via internet gratuite o in modalità pay per use, che per comodità potremmo tradurre in "noleggio operativo, paghi quanto consumi". Se qualche anno fa ha avuto un certo successo l'outsourcing,, cioè il demandare ad aziende specializzate la gestione di tutto o parte del proprio sistema informativo, oggi l'outsourcing lo ritroviamo concettualmente riproposto sotto forma di cloud computing che altro non è, appunto, che una nuova forma di outsourcing, cioè di affidamento a terzi di alcune componenti del proprio sistema, cercando di avere più vantaggi che svantaggi. Lo scopo è sempre fondamentalmente lo stesso: cercare di abbattere i costi dei sistemi, i TCO che ogni componente richiede tra costi di acquisto, di progetto, di implementazione, di gestione, di evoluzione.

Le tecnologie evolvono sempre più rapidamente ed il ciclo di vita delle competenze è sempre più breve, è quindi sempre più difficile essere aggiornati e stare al passo con l'innovazione. Se a questo aggiungiamo le ristrettezze economiche che non consentono investimenti in formazione come sarebbe necessario, abbiamo una situazione particolarmente critica in cui le aziende hanno sempre la necessità di dover spendere meno, la sensazione di non essere mai aggiornati a sufficienza, che c'è sempre una qualche innovazione tecnologica vissuta come una chimera, una panacea di tutti i propri mali.

Diventa vitale che l'antico "fornitore di informatica" si trasformi in consulente, vero e proprio partner del cliente, capace di capirne il business, il linguaggio e le sue esigenze al fine di varare congiuntamente progetti per migliorare le prestazioni e la redditività, per ottenere il miglior rapporto costi/benefici dalle soluzioni adottate, per ridurre i TCO dei vari componenti, liberando risorse utili alla formazione ed agli investimenti.

Il fornitore-partner dovrà assicurare il ruolo di "cuscinetto" tra il cliente e le tecnologie, garantendone la conoscenza, la padronanza, la disponibilità per il cliente sia in modalità SaaS (Software as Service), quindi secondo le nuove tendenze del "cloud computing", ma sempre assicurando che le risorse hw e sw siano dedicate al cliente, con gli archivi separati, la sicurezza ai massimi livelli, oppure in modalità in-house, semplificando le strutture hw e sw, limitando il numero di piattaforme da gestire, offrendo TCO sempre trasparenti e competitivi, magari con un servizio di "soft-outsourcing" cioè di gestione complessiva dei sistemi del cliente da parte del fornitore ma a casa del cliente stesso.

Soluzione
Una soluzione totalmente in linea con quanto descritto fin qui, è la soluzione BKM - Business Knowledge Management di Quattroemme che realizza il Corporate Portal con la gestione dei contenuti, il Virtual Desk, la posta elettronica e l'Instant Messaging, la gestione documentale in ogni sua forma, completando il sistema con cartelle personali, motore di ricerca, gestione della sicurezza, crittografazione dei dati, firma digitale, acquisizione ottica dei documenti, fax server, archiviazione sostitutiva. Il sistema è fruibile come SaaS o installabile presso il cliente su qualsiasi sistema operativo e non richiede l'acquisto di ulteriori licenze di altri produttori. Basato totalmente su tecnologia IBM Lotus Notes/Domino, forse la più antica (quasi venti anni) e completa sul mercato, altamente affidabile e diffusa in centinaia di milioni di utenze in tutto il mondo.

La suite BKM risulta estremamente competitiva (le licenze IBM Lotus sono comprese) in quanto di rapida progettazione organizzativa, installazione, formazione, avviamento e dai bassi costi di gestione annuale. A completamento del progetto di KMS non può mancare la tecnologia che sta ridefinendo il concetto stesso di Business Intelligence, cioè QlikView, tecnologia svedese che tramite tre semplci ed efficaci innovazioni tecnologiche, l'analisi in memoria, la tecnica associativa e l'analisi visuale, consente in pochi giorni di acquisire quella padronanza e conoscenza dei propri dati, del proprio business, della propria azienda sempre sognati e difficilmente ottenuti, anche in seguito ad investimenti consistenti.

L'integrazione tra la suite BKM ed i cruscotti di QlikView completano il KMS sotto ogni punto di vista e consentono non soltanto una nuova esperienza nella gestione della collaborazione, dei documenti e delle informazioni, nell'analisi e studio dei propri dati, ma il commento degli stessi, la condivisione delle riflessioni e delle motivazioni a sostegno delle decisioni aziendali. Fondamentale è riuscire a trasformare i dati in informazioni, le informazioni in conoscenza, affinando la creatività dei singoli e dell'organizzazione nel complesso per migliorare la capacità di innovare e competere.

La suite BKM di Quattroemme è certificata da IBM ed è acquistabile anche sul mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, http://www.acquistinretepa.it

L’organizzazione virtuale: un modello per gestire il cambiamento

Nuove modalità di lavoro trasformano la collaborazione in innovazione, come illustrato nel white paper del 2008 di IBM – Gartner “Collaboration Strategies Today”. Non tutte le aziende comprendono l’importanza della collaborazione nel rendere possibile l’innovazione e molte sono le resistenze individuali all’interno dell’organizzazione che ostacolano la collaborazione. Le persone sono preziose, quindi, sia per le competenze che possiedono, sia per la capacità di metterle a fattor comune, a servizio dell’intera organizzazione.

Le informazioni interessanti per l’organizzazione, vengono sviluppate attraverso la partecipazione, restano fluide, contestuali e vengono sfruttate per creare opportunità attraverso una continua collaborazione. Si verifica, in questo modo, il passaggio da uno stile di lavoro incentrato sui documenti ad uno stile di lavoro incentrato sulle persone, fattore importante per realizzare un’organizzazione orientata all’innovazione. Questo perché una focalizzazione sui documenti più che sulle persone, finisce per produrre dei contenuti difficili da valorizzare e ricollocare nel contesto organizzativo, mentre una focalizzazione sulle persone permette di fornire, non solo contenuti, ma anche le conoscenze dei singoli, di capitalizzarle e di metterle in correlazione con le informazioni e le idee.

In una organizzazione collaborativa le informazioni vengono messe a disposizione di tutti coloro che ne hanno bisogno. Le modalità lavorative sono “aperte”, rapide, efficienti e vi è compresa la possibilità di individuare e contattare gli esperti delle varie tematiche ai quali far riferimento. Il gruppo, rispettando e valorizzando le diversità legate alle variegate esperienze e competenze, può agire come un’unica entità. Questo modo di operare crea necessariamente nuove relazioni e questo comporta la ridefinizione della stessa organizzazione, della struttura, dei confini, delle interazioni e l’emergere di nuovi ruoli. Viene ridefinita la “catena del valore” e la modalità stessa della creazione del valore. La consapevolezza di agire per obiettivi e fini comuni, secondo valori condivisi, comporta la sensazione di compiere un percorso comune, dove ogni persona dell’organizzazione ha un suo perché e trova la motivazione a “partecipare”.

Con l’affermarsi di queste nuove modalità di collaborazione, le aziende possono consolidare posizioni di concreto vantaggio sul mercato sfruttando il potere di innovazione che ha la conoscenza condivisa, quali, ad esempio, riuscire ad offrire un migliore servizio a clienti o agli altri stakeholders, fornire una risposta tempestiva nella risoluzione di problemi, aumentare il grado di fidelizzazione e di produttività dei dipendenti. Di pari passo, l’evoluzione dell’organizzazione in un' ottica collaborativa non può prescindere, ma anzi è agevolata, dall’evoluzione dell’infrastruttura informatica, ossia del “mezzo” che la rende concretamente possibile. Solo comprendendo questo elemento fondamentale si può configurare, definire e realizzare il nuovo modello organizzativo: l’organizzazione virtuale.

La gestione della conoscenza diviene uno degli elementi più importanti per la competitività delle imprese, in quanto è uno strumento necessario per la creazione di economie di scopo di tipo immateriale, la cui realizzazione implica la creazione di un assetto organizzativo al di sopra e trasversale della singola organizzazione, una sorta di anima dell’impresa, che è appunto la virtual enterprise. Questa è il vero territorio dell’impresa, non è rappresentabile in un organigramma e non è definibile a priori, ma è una realtà in continua evoluzione e ridefinizione, rappresenta il territorio delle “relazioni” che l’impresa tesse nel suo essere e agire, è la cosiddetta “azienda estesa".

Nell’organizzazione virtuale è fondamentale, quindi, sia la struttura relazionale che l’infrastruttura tecnologica e gli strumenti per realizzarla. È un’organizzazione che si deve attrezzare per supportare e agevolare la diffusione di una nuova cultura organizzativa, attraverso l’impiego di tutte le modalità e gli strumenti di comunicazione interna (inter e intra aziendale), sia tradizionali della comunicazione operativa oppure della comunicazione strategica e finalizzata all’apprendimento, sia adottando i nuovi e più idonei strumenti per la comunicazione e per la collaborazione al fine di creare virtual workspaces, veri e propri ambienti di lavoro che offrono alle persone un supporto completo alle loro esigenze di operatività, servizi, comunicazione e gestione della conoscenza.

In “Oltre le Intranet e i Portali: l’emergere dei Virtual Workspace”, Rapporto 2006 della School of Management MIP Politecnico di Milano viene descritto come il virtual workspace abbia un ruolo chiave nel supportare la strategie di passaggio ad una organizzazione virtuale, come ne sia l’elemento caratterizzante, poiché consente di connettere dinamicamente le competenze e di riconfigurare processi e flussi informativi, divenendo così il tessuto abilitante del cambiamento organizzativo e dell’innovazione.

L’organizzazione proiettata in questo tipo di evoluzione/rivoluzione, per far fronte alle difficoltà e alle possibili resistenze, deve intervenire sia “educando” i propri membri ad agevolare il cambiamento, sia “formandoli” sul corretto utilizzo delle nuove piattaforme. L’organizzazione virtuale, per risultare di massima efficacia, deve essere la fotografia della parte relazionale dell’organizzazione reale, ma proprio perché basata su un elemento in continua evoluzione, quali sono appunto le relazioni dell’organizzazione, interne e che con l’ambiente esterno, dovrà necessariamente avere connotati di flessibilità e adattabilità, opportunamente “controllati” e gestiti. In altre parole, l’organizzazione virtuale rappresenta una nuova modalità di esprimersi e di agire delle imprese, secondo quelle che sono le finalità di base dell’organizzazione stessa.