Riconoscere il valore della conoscenza aziendale è il primo step per la realizzazione di una organizzazione sostenibile

La sfida delle organizzazioni non è forzare le persone ad adattarsi al modello dell’"organization man" perfettamente integrato e in linea con i dettami dell’organizzazione, ma piuttosto riuscire a configurare un’organizzazione flessibile per valorizzare le conoscenze dei singoli individui che la compongono e garantire che le esperienze e le conoscenze individuali siano messe a disposizione dell’intera organizzazione. 

Il mondo aziendale è inserito in un contesto economico e sociale che si connota come “realtà liquida”, sempre in movimento, che si riconfigura per trovare nuovi equilibri rispetto alle tensioni delle forze in campo (economiche, sociali, politiche). Le organizzazioni vengono plasmate dal contesto e acquisiscono la capacità di essere “liquide” a loro volta, superando l’originaria impostazione statica.  

Questa trasformazione, agevolata dalle conseguenze provocate dalla Digital Innovation che spesso hanno avuto una valenza disruptive nelle organizzazioni, portandole ad affrontare delle vere e proprie tempeste che hanno messo a rischio la loro stessa sopravvivenza, ha però contribuito all’elaborazione di strategie per il change management impostate secondo un’ottica lungimirante, comprensiva del breve, medio e lungo periodo. Gli attuali metodi di gestione delle imprese, finalizzati al mantenimento della competitività e della necessaria flessibilità richiesta, cavalcano una visione olistica del sistema organizzativo complesso che le sorregge e vengono formulati tenendo presenti contemporaneamente tutti gli elementi tangibili e quelli non tangibili posseduti dalle organizzazioni.

I dettami della Corporate Social Responsibility indicano chiaramente alle imprese la strada da intraprendere per creare, insieme ad una gestione politica coerente con questi obiettivi, le condizioni per uno Sviluppo Sostenibile, che consenta la crescita della società, dell’economia e che sia a tutela delle persone e dell’ambiente. Le aziende possono contribuire ad innescare l’evoluzione della comunità di appartenenza attraverso un percorso dedicato all’adozione di pratiche mirate e attente alla salvaguardia della salute e del benessere ambientale e individuale. Verso l’interno, tali pratiche devono essere finalizzate allo sviluppo della conoscenza e delle competenze delle persone, favorendo la loro partecipazione agli obiettivi aziendali, creando le condizioni per far crescere consapevolezza e responsabilità, in modo da trascinare lo sviluppo dell’organizzazione nel suo complesso e creare quel circolo virtuoso in grado di produrre effetti anche sul contesto di riferimento. Verso l’esterno si concretizzano nell’impegno a non colpire, creando un danno, l’ambiente che le accoglie e nel quale si muovono, ma anzi, nel favorirne la tutela e lo sviluppo. In sintesi, le organizzazioni di qualsiasi tipologia e dimensione sono chiamate a perseguire un percorso caratterizzato da un agire che si possa ispirare a valori eticamente rilevanti e condivisi.

Nell’Economia della conoscenza, in cui la conoscenza è considerata elemento cardine del tessuto economico (macroambiente) e di conseguenza anche delle imprese (microambiente), è necessario prevedere strutture in grado di riconoscere la valenza della conoscenza e in grado di dotarsi degli strumenti giusti per “trattarla”. In particolare, in ambito organizzativo è necessario ripensare l’organizzazione per renderla prima Learning Organization (organizzazione che apprende) e poi Knowledge Organization, luogo in cui la conoscenza è fonte di valore, attraverso l’adozione di prospettive che inneschino un cambiamento prima di tutto di tipo culturale, sollecitando il coinvolgimento partecipativo di tutti gli stakeholders dell’impresa a partire da quelli interni, che in qualità di knowledge workers saranno i primi destinatari, ma anche i “motori propulsori” di questo cambiamento.

Comunicare, condividere, collaborare si sono trasformati da mere attività in principali obiettivi degli organismi organizzativi che, attraverso tutte le modalità della funzione Comunicazione, agevolate e potenziate dal processo di digital innovation, possono creare una piattaforma di consenso, interno ed esterno, abilitante il successo organizzativo e orientato verso uno sviluppo sostenibile.

Il Knowledge Management, prassi applicabile dal Marketing alle attività per la Corporate Social Responsibility

E' stata pubblicata sul blog La Spir@le della conoscenza, nell'ambito del Dossier "L'albero di Lullo", una intervista della Dott.ssa Rosangela Muscetta, blogger e redattrice in ambito tecnologico-informatico, alla sottoscritta sugli ambiti applicativi del Knowledge Management nelle organizzazioni complesse e in particolare nel Marketing Knowledge Management. Si è anche parlato dei possibili sviluppi del KM, dell'opportunità di applicarne principi e pratiche anche nel campo della Corporate Social Responsibility, per lo sviluppo delle Risorse Umane.

"Di Knowledge Management per il potenziamento del marketing aziendale, degli ambiti applicativi, dei possibili sviluppi futuri abbiamo parlato con la Dott.ssa Anita Fabbretti, Marketing Communication Manager di Quattroemme Consulting s.r.l..

La diffusione del Knowledge Management in Italia non sembra ancora essere così massiccia. Quali sono secondo Lei le cause? Perché le aziende italiane non sembrano ancora del tutto pronte per questo passo? In realtà bisogna saper interpretare quanto accade al di là di schemi rigidi. Le grandi organizzazioni, perlopiù multinazionali, e questo va sottolineato, in modo esplicito parlano di implementazione di sistemi per il km già da diversi anni. Soprattutto all’estero, da cui è partito il filone di studi e di applicazione del km, si ha ben chiaro cosa sia in ambito organizzativo, come va inquadrato, gestito e realizzato un progetto di questo genere. E questo si riflette nelle filiali mondiali delle aziende americane o di altri Paesi più maturi del nostro in questo ambito oppure in tutte quelle aziende italiane che si sono internazionalizzate. 

Elementi cardine dei progetti per la gestione della conoscenza in ambito organizzativo sono i processi, la tecnologia e le persone. I processi aziendali sono l’essenza stessa dell’organizzazione, il suo modo di esprimersi e muoversi nel contesto di riferimento interno ed esterno, ne configurano, alimentano e sostengono, validandola, la struttura. La tecnologia è il fattore abilitante, il mezzo attraverso il quale l’azienda ottimizza le proprie procedure e realizza il ROI. Esistono tecnologie maggiormente “portate” ad essere la soluzione migliore per la realizzazione di knowledge management systems, ma quello che è fondamentale è la progettazione a livello architetturale di tutto l’ambiente, più che la piattaforma tecnologica di sviluppo. Un KMS efficace prevede l’integrazione di svariate tecnologie e strutture informatiche, nuove o già in essere. Non è necessario, se non in casi limite, costruire da zero un sistema informatico di raccolta, ricerca, gestione, elaborazione ed archiviazione dei dati e delle informazioni quale è un vero kms. Il terzo elemento sono le persone, ossia l’anima, il cuore e il cervello di ogni organizzazione, elementi attraverso cui tutto passa e tutto viene creato. I knowledge workers fanno la differenza in un progetto per il knowledge management. E sui knowledge workers va tarato un progetto per il km che possa fornire dei risultati e non morire nelle intenzioni degli sponsor interni del progetto. 

Partendo da queste premesse è possibile dare una risposta. Il nostro tessuto economico è caratterizzato prevalentemente da PMI, che nel loro operare spesso realizzano pezzetti di sistemi per il km al fine di migliorare le proprie performance o per soddisfare richieste specifiche legate ad adempimenti necessari. Ma molte di queste organizzazioni, anche a causa della loro stessa natura, non hanno consapevolezza che migliorare una procedura, informatizzarla, e quindi migliorare un processo organizzativo puo’ avere risvolti più ampi e decisivi nel rendere un comparto o tutta l’organizzazione più snella ed efficace. Questi progetti non sono quindi solo per le grandi organizzazioni, ma in realtà sono applicabili a tutti i contesti organizzativi. Vanno semplicemente tarati sulle dimensioni organizzative e personalizzati in base alle esigenze. In Italia quindi il vero problema è la mancanza di una visione d’insieme su cosa sia il knowledge management e come praticarlo anche e soprattutto ai fini di business, e questa mancanza di visione avviene nella maggior parte delle organizzazioni. Si agevolano alcuni processi, si adottano soluzioni per migliorare l’archiviazione, la gestione e la condivisione dei documenti, si promuovono iniziative di collaborazione per team di lavoro, troppo spesso semplicemente adottando strumenti che la agevolano, ma magari non si interviene, al di là di momenti di formazione specifica sull’utilizzo degli strumenti e dei sistemi implementati, sul mettere le persone in condizione di cambiare mentalità, approccio e modo di lavorare. Non si interviene cioè sul fattore consapevolezza delle risorse umane che fanno parte del tessuto organizzativo e che sono le uniche a poterlo cambiare e trasformare. Tempi e costi sicuramente influiscono su questa errata valutazione. Un progetto di km prevede necessariamente un investimento e una progettualità organizzativa lungimirante. Il motivo del “fallimento” o dell’abbandono o cattiva gestione delle iniziative intraprese nell’ottica di realizzare una learning e knowledge organization dipende da una visione che privilegia il breve termine. Perché un conto è migliorare una procedura o realizzare un singolo episodio di team collaborativo, un conto è cambiare il modo di lavorare, di vivere l’organizzazione e la propria professionalità, sviluppando un senso di partecipazione e progettualità che sia scambievole tra la stessa organizzazione e gli individui che ne fanno parte. La vera resistenza/ostacolo in Italia è quindi di tipo culturale. E su questo bisogna lavorare principalmente. La nostra azienda, pur rispondendo alle esigenze dei clienti secondo quanto richiedono, fornisce un supporto nell’inquadrare questa tipologia di progetti secondo un quadro che sia appunto lungimirante. 

Quali settori aziendali avvertirebbero maggiormente gli effetti positivi di un Knowledge Management System?
Tutti i settori organizzativi, in realtà, possono avere benefici in generale dall’adozione di pratiche per il km e di un KMS. Perché cambiano il modo di lavorare e di vivere gli obiettivi aziendali, migliorano la collaborazione e la visione d’insieme dell’agire organizzativo e alla lunga modificano e impattano su tutta l’organizzazione, rendendola più fluida, efficiente ed efficace. Procedendo per gradi sicuramente i primi risultati si hanno nel settore marketing e commerciale, che deve velocemente poter maneggiare ed elaborare tutte le informazioni necessarie per capire come muoversi nel proprio mercato per recuperare o mantenere competitività. Ma anche il settore R&D ne ha dei grandi benefici e anzi dovrebbe tendere per sua natura a sentire la necessità di adottare un KMS. Ma lo stesso vale per l’area Risorse Umane o per l’area Amministrativa e Finanza e Controllo. Creare dei gruppi di studio, di lavoro su un determinato focus fornendo un ambiente collaborativo oggi grazie ad alcune soluzioni tecnologiche è relativamente semplice. Lo stesso vale per i sistemi di raccolta, gestione, archiviazione delle informazioni aziendali e per i sistemi di data analysis e cruscottistica che supportano le Direzioni nelle decisioni strategiche aziendali. Il vero salto di qualità semmai è inquadrare questi singoli episodi o iniziative in una metodica, in una pratica aziendale che possa impattare su tutta l’organizzazione facendola evolvere e proiettandola in una dimensione più congrua al periodo che stiamo vivendo e alle necessità emergenti. Un KMS nel suo complesso è un sistema che deve mettere gli utenti in condizione di: accedere, fare ricerche, elaborare i dati e le informazioni, organizzarle, archiviarle, fornire delle forme aggregative di dati provenienti da diverse fonti per effettuare delle analisi e quindi dei ragionamenti per prendere delle decisioni, mettere a disposizione di tutta l’organizzazione questa conoscenza (implicita ed esplicita), individuando le varie finalità di business. E’ quindi fondamentalmente un sistema tecnologicamente integrato, supportato da pratiche aziendali che insegnano e promuovono metodologie e approcci lavorativi di tipo collaborativo, che tutte le forme possibili di interazione e comunicazione interne ed esterne all’organizzazione. Questo significa che un KMS ben progettato ed implementato può agevolare il raggiungimento dei fini aziendali, ma avrà un senso e porterà benefici solo se ben compreso relativamente alle finalità ultime e non solo ai task giornalieri, anche dagli utenti coinvolti. 

Quanto può influenzare il KM per il potenziamento di una strategia di marketing aziendale?
Il km è fondamentale per quest’area, come ho accennato. Perché lo scopo fondamentale è gestire la conoscenza per creare altra conoscenza ai fini del business. La nostra esperienza ci ha portato a definire questo ambito di attività consulenziali e di sviluppo software per l’implementazione di sistemi collaborativi, di document and information management, di business intelligence come progetti per il Business Knowledge Management, appunto focalizzati allo sviluppo delle organizzazioni che li adottano e al raggiungimento degli obiettivi aziendali che si prefiggono. 

Il marketing aziendale è a supporto dell’attività commerciale e della creazione e rinforzo dell’immagine aziendale o di prodotto, sia verso gli stakeholders esterni, che verso quelli interni. Ha un compito quindi molto delicato e finalità trasversali. Necessita di tutte le informazioni necessarie ad elaborare corrette strategie per realizzare gli obiettivi individuati. Tali informazioni devono essere fresche, provenire dalle fonti più disparate e quindi andranno raccolte con gli strumenti adeguati per i vari ambiti di ricerca, in modo da poter essere poi trasformate in conoscenza, che è uno dei valori intangibili delle aziende. Inoltre, una strategia di marketing ha la necessità di monitorare costantemente i risultati delle attività in corso, in modo da poter velocemente elaborare anche dei cambi di rotta o eventuali aggiustamenti in caso di scollamenti o ritardi. Il km fornisce tutti gli strumenti necessari per svolgere questa importante funzione in modo efficace. Ma, come già detto, deve essere approcciato con una visione ampia e applicato per gradi, per poter fornire i risultati sperati. Deve essere lungimirante e nello stesso tempo muoversi con obiettivi di breve termine. Solo così si potrà innescare quella spirale della conoscenza che nei tempi giusti potrà rendere l’organizzazione una learning e poi knowledge organization, leader di competitività in un mercato sempre più difficile da vivere e interpretare.

Quali scenari futuri può avere il Knowledge Management e in che direzione si muoverà? 
Gli scenari auspicati sono quelli che però si vedranno nel lungo periodo, ossia di organizzazioni che avranno imparato a muoversi nel mondo liquido, come Bauman insegna, in continuo e imprevedibile movimento e che sapranno quindi adattarsi, rispondendo energicamente alle sollecitazioni del mercato e della società, senza rimanerne schiacciate. Organizzazioni i cui confini saranno definiti solo dalle relazioni, dai movimenti della conoscenza e dalle transazioni che nasceranno da queste interazioni. Il km porta ad un modo nuovo di vivere l’organizzazione. Un modo nuovo di esprimersi negli ambiti organizzativi e di realizzare gli obiettivi personali che diventeranno anche gli obiettivi aziendali e viceversa. Flessibilità non sarà sinonimo di mancanza di ossatura, ma significherà sapersi orientare con disinvoltura nel proprio mondo di relazioni finalizzate a creare e rigenerare i fini di business e di sviluppo personale. Credo che sia auspicabile una utilizzazione delle modalità e degli strumenti per il km alle attività che le organizzazioni intraprendono in ambito di Corporate Social Responsibility, in particolare relativamente allo sviluppo delle competenze delle persone, così come indicato dalla Comunità Europea. Le imprese che investono in pratiche di CSR, in particolare relativamente allo sviluppo delle Risorse Umane, si rendono maggiormente produttive e competitive. Attività portate avanti secondo i dettami della Responsabilità Sociale d’Impresa comportano effetti diretti ed effetti indiretti. Far crescere la consapevolezza delle persone nel loro ambito lavorativo e professionale agisce infatti sulla motivazione e sul rendimento. Porre attenzione allo sviluppo delle competenze specifiche e trasversali dei propri collaboratori rende le imprese capaci di innovare e quindi di essere maggiormente competitive. Inoltre, un’organizzazione che si muove in modo socialmente responsabile riscuote l’attenzione dei propri stakeholders, tra in quali vanno annoverati investitori e consumatori, perché migliorerà l’immagine e la reputazione d’impresa, oltre a rinforzare il proprio valore etico, che come sappiamo sono i punti di forza sui quali si regge la crescita e lo sviluppo economico della stessa. 

Il KM ha un aspetto filosofico teorico che è la ragione stessa dell’esistenza di questo filone di studi: porre la gestione della conoscenza come valore e finalità suprema in quella che viene definita l’economia della conoscenza, il cui sviluppo diventa volano anche per una crescita economica. Ha poi un aspetto pragmatico che comprende l’implementazione di infrastrutture tecnologiche adeguate per la gestione dei processi che devono ottimizzare o facilitare. Ed infine, un aspetto morale che si rivela nell’attenzione rivolta allo sviluppo delle persone, sia relativamente a competenze specifiche, tecniche, di know how, che trasversali utilizzabili e spendibili in qualsiasi ambito. Matchando questo con i dettami della CSR ogni organizzazione potrà creare un ambiente ottimale interno in cui poter far crescere e tutelare i propri componenti e a sua volta, in un circolo virtuoso, potrà fiorire e competere in quello esterno."

Social business e lavoro collaborativo

IBM affronta il tema del Social Business e del lavoro organizzativo proponendo dei modelli di riferimento e ne parla a Social Business@IBM.

Approfondimenti:

http://marcominghetti.nova100.ilsole24ore.com/2014/03/social-business-socialhr-due-eventi-ibm-per-fare-il-punto-sulla-social-organization.html

Le caratteristiche della "living company".

Le organizzazioni che ambiscono a rimanere longeve, ad essere delle living companies, devono avere una serie di caratteristiche:

- sensibilità nei confronti dell’ambiente, che rappresenta la capacità dell’azienda di apprendere e adattarsi;

- coesione e identità, aspetti legati all’innata capacità dell’organizzazione di costruire una comunità di persone e di costruirsi una identità;

- tolleranza e decentralizzazione, sintomi dell’attenzione di un’azienda all’ecologia del suo sistema, ossia la capacità di costruire relazioni costruttive con altre entità, internamente ed esternamente;

- attenzione per una finanza conservativa, ossia la capacità di governare in modo effettivo la propria crescita e la propria evoluzione, che rappresenta un elemento critico da gestire.

Le caratteristiche delle aziende longeve non sono da considerarsi solo come delle risposte alle sollecitazioni dell’ambiente nel quale operano, ma rappresentano il punto d’inizio di una introspezione circa la natura e il successo delle aziende e del loro ruolo sociale. Per questo motivo risulta sempre più convincente la metafora che paragona l’azienda ad un organismo vivente, perché è l’agire e il mostrarsi stesso dell’azienda che la rivela come tale: tutte le organizzazioni apprendono, tutte in modo implicito o esplicito hanno un’identità che determina la loro coerenza, tutte costruiscono relazioni con altre entità e tutte crescono e si sviluppano o “muoiono”.

Interpretare le organizzazioni come organismi viventi aiuta anche ad aumentare il loro tempo medio di “vita”. Non è solo un concetto semantico o accademico, ma ha applicazioni pratiche quotidiane che comportano il coinvolgimento continuo delle persone nello sviluppo dell’organizzazione.

Gli obiettivi economici e sociali dell’organizzazione sono un di cui, un effetto del suo agire pensando alla sua sopravvivenza, alla sua crescita e all’attenzione allo sviluppo del suo potenziale.

Questo modo di essere si fonda sul raggiungimento di una dimensione: la learning o ancora meglio la knowledge organization. In questa dimensione la conoscenza è considerata un asset strategico e comporta la consapevolezza che portatori, fruitori e creatori di questa conoscenza sono i knowledge workers con le loro competenze specialistiche e distintive (quali ad esempio capacità di problem solving, intelligenza emotiva e sociale, pensiero laterale e creatività) che metteranno in gioco in modo che entrino a far parte del DNA dell’organizzazione, autonomamente o grazie al modus operandi innescato all’organizzazione stessa.

La Knowledge Organization: realtà o utopia?

Sul tema della conoscenza, il filosofo e sociologo francese contemporaneo Edgar Morin ne "Il metodo. 3 La conoscenza della conoscenza" del 1986 afferma “Noi ci rendiamo conto ormai che l’incoscienza dei limiti della conoscenza era il maggior limite della conoscenza stessa. (…) Mentre l’ignoranza dell’incertezza porta all’errore, la conoscenza di essa porta non soltanto al dubbio, ma anche alla strategia. (…) …è l’incertezza che spinge a investigare, verificare, comunicare, riflettere, inventare. L’incertezza è (…) il motore della conoscenza. Quest’ultima così lavora e progredisce in opposizione / collaborazione con l’incertezza.”

Da una decina di anni si parla di “conoscenza” o meglio di knowledge management in ambito aziendale. Le organizzazioni, ormai consapevoli dell’importanza, nella creazione di valore, di un intangibile quale è appunto la conoscenza e il sapere specifico degli individui che ne fanno parte, o della conoscenza che viene prodotta dalle relazioni che l’organizzazione stessa intrattiene con l’ambiente di riferimento, o di quella che arriva dall’analisi e dall’osservazione dei fenomeni e delle dinamiche che avvengono in tale ambiente, si sono attrezzate in vario modo per gestirla. Il valore delle imprese è determinato proprio dalla loro possibilità di restare nel mercato, quindi la gestione della conoscenza nelle organizzazioni è considerata un elemento fondamentale, non tanto per migliorare le performance individuali e organizzative, ma soprattutto per far sì che l’organizzazione possa continuare ad esistere in una realtà sempre più complessa, dove appunto domina l’incertezza.

Oggi le organizzazioni non devono ragionare tanto sul perché bisogna gestire la conoscenza, visto che i dubbi su cosa questo possa significare e comportare sono ampiamente fugati, ma devono spostare l’attenzione sul saper essere un’organizzazione che apprende o Learning Organization, un’organizzazione cioè che sa in quale ambiti muoversi e che sa dove “guardare” per catturare la conoscenza che gli serve. Devono altresì focalizzarsi sul saper gestire la conoscenza catturata e quindi sul saper vivere come una Knowledge Organization, ossia un’organizzazione in cui il “saper conoscere” non è visto come un ulteriore adempimento, ma fa parte del suo tessuto, del suo modo di essere. In sintesi, per essere una Knowledge Organization oggi non è sufficiente intervenire solo con progetti formativi o tecnologici, che rischierebbero, se non opportunamente inquadrati in un progetto di più ampio respiro, di far fallire l’obiettivo, ma è necessario reinterpretarsi e strutturarsi come un’organizzazione che sa trasformare ogni elemento conoscitivo di interesse in un’opportunità di crescita che possa diventare, nello stesso tempo, scintilla creativa sia per l’organizzazione che per i singoli.