segue da
post del 19 marzoContributo del Dott. Pasquale Santoro, Resp. BU Top / SMBs di Quattroemme.Come già anticipato nel precedente post, l’introduzione del Protocollo Informatico si identifica come un primo importante passo verso la gestione elettronica dei documenti, importante tassello in un sistema per la gestione della conoscenza nelle organizzazioni.
Per definizione il Protocollo ricopre un ruolo verticale con compiti specifici regolati, nel caso delle pubbliche amministrazioni, da una normativa ben definita.
Tuttavia all’interno di qualunque organizzazione, il documento, una volta certificato dal sistema di protocollo, può innescare un processo (o pratica), nel caso di documenti entrata, o è il risultato di un processo già attuato nel caso di documenti in uscita.
In altri termini, si pone l’esigenza di una
gestione dell’intero ciclo di vita del documento che in tal caso deve essere gestito da una piattaforma documentale che integri anche il sistema di Protocollo.
Lo scopo, infatti, che si pone una piattaforma di gestione documentale è più ampio di quello di un sistema di protocollo. In particolare:
• Sicurezza dei dati;
• Facilità di backup e reperimento dei documenti che risiederebbero nell’archivio dell’applicativo evitando la dispersione degli stessi;
• Sicurezza nell’accesso ai dati, per cui ogni utente potrà accedere solo ai dati di sua competenza e non avrà in alcun modo visibilità sul resto dei documenti;
• Attivazione di cicli di revisione seriali e paralleli sui documenti, strumento utile per la gestione di tutta quella documentazione su cui è necessario che lavorino più persone in diverse fasi e tutto quello che viene fatto su un documento viene registrato in un apposita cronologia;
• Versioning dei documenti, per cui durante i cicli di revisione dei documenti sarà possibile crearne delle nuove versioni, mantenendo le vecchie. Questo permette di ricostruire la storia di ogni singolo documento evitando la perdita di qualsiasi informazione;
• Configurazione a livello utente dei propri permessi, per cui per ogni utente sia possibile stabilire quali tipologie di documenti può creare, revisionare e approvare mediante la personalizzazione di strutture gerarchiche dei permessi;
• Configurazione a livello di tipologia dei documenti, per cui stabilita una categoria di tipologia dei documenti, il sistema sia in grado di registrare, per ogni categoria, quali sono gli utenti abilitati alla creazione, alla revisione ed all’approvazione;
• Integrazione con soluzioni per il web-publishing, in modo che per ogni singolo documento sia possibile indicare al sistema se esso deve essere pubblicato sul portale o deve rimanere solo all’interno della gestione documentale;
• Gestione del log, per cui la registrazione della data e dell'ora in cui ogni documento viene modificato sia automatica e consenta la rapida consultazione delle operazioni eseguite;
• Worflow documentale, in modo che sia possibile un workflow che preveda un ciclo di Revisione e uno di Approvazione per ogni singolo documento fino ad arrivare, nei casi più semplici, ad eliminarlo del tutto, con la possibilità da parte di ogni Revisore o Approvatore di modificare il testo o aggiungere un commento e in modo che la notifica dell'avvenuto passaggio sia gestita automaticamente tramite invio di e-mail;
• Integrazione con altri sistemi, come ad esempio la posta elettronica.
In generale, il documento digitale viene prodotto e gestito nel suo ciclo di vita dai sistemi
EDMS - Electronic Document Management Systems, che sono sistemi che operano sul “document” o contenuto digitale e che supportano anche il processo stesso di produzione dei contenuti, compreso quello relativo alla gestione e modifica del documento.
Viene poi inviato ai sistemi di archiviazione
ERMS - Electronic Record Management Systems, che sono sistemi che agiscono sui “record”, entità immodificabili costituite da uno o più “
documents” e forniscono una struttura archivio dei documenti prodotti, secondo schemi di classificazione dei contenuti.
L’introduzione di tutte le componenti applicative sopra descritte all’interno di una organizzazione si accompagna ad un progetto di rilascio con delle fasi ben precise che devono essere monitorate nel loro stato di avanzamento.
Solution Outline Questa fase è in larga misura preliminare all’avvio del progetto di realizzazione e serve per:
• Identificare ed indirizzare eventuali aree di rischio, che possono condizionare la fattibilità del progetto;
• Consolidare i requisiti della soluzione (casi d’uso e requisiti non funzionali);
• Disegnare una architettura di alto livello del sistema;
• Definire i criteri di test/accettazione del sistema;
• Definire il piano di progetto;
• Definire l’effort e le risorse necessarie per la realizzazione;
• Kick-off del progetto.
Macro DisegnoQuesta fase è la prima fase delle attività di realizzazione del progetto. Essa prevede:
• Modello dei componenti dell’architettura;
• Installazione e configurazione dell’ambiente di sviluppo;
• Installazione e configurazione dell’ambiente di test/quality;
• Disegno del modello documentale: Definizione delle classi documentali, Definizione degli attributi, Definizione dei profili e della sicurezza, Definizione della struttura dei folder;
• Disegno di dettaglio dell’infrastruttura HW/SW di produzione;
• Disegno dei workflow;
• Disegno dei casi di test;
• Quality (documentazione di progetto).
Rilascio• Installazione e configurazione dell’ambiente di produzione;
• Esportazione e Importazione del modello delle classi e dei workflow nell’ambiente di produzione;
• Configurazione delle personalizzazioni su Workplace in ambiente di produzione;
• Test di backup-restore (se richiesto);
• Test di accettazione (in ambiente di produzione);
• Rilascio documentazione.
Training e supporto• Esecuzione del training;
• Supporto post-rilascio.
