Il Document Management nei progetti per il Knowledge Management

segue da post del 19 marzo

Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Resp. BU Top / SMBs di Quattroemme.

Come già anticipato nel precedente post, l’introduzione del Protocollo Informatico si identifica come un primo importante passo verso la gestione elettronica dei documenti, importante tassello in un sistema per la gestione della conoscenza nelle organizzazioni.

Per definizione il Protocollo ricopre un ruolo verticale con compiti specifici regolati, nel caso delle pubbliche amministrazioni, da una normativa ben definita.
Tuttavia all’interno di qualunque organizzazione, il documento, una volta certificato dal sistema di protocollo, può innescare un processo (o pratica), nel caso di documenti entrata, o è il risultato di un processo già attuato nel caso di documenti in uscita.

In altri termini, si pone l’esigenza di una gestione dell’intero ciclo di vita del documento che in tal caso deve essere gestito da una piattaforma documentale che integri anche il sistema di Protocollo.

Lo scopo, infatti, che si pone una piattaforma di gestione documentale è più ampio di quello di un sistema di protocollo. In particolare:
• Sicurezza dei dati;
• Facilità di backup e reperimento dei documenti che risiederebbero nell’archivio dell’applicativo evitando la dispersione degli stessi;
• Sicurezza nell’accesso ai dati, per cui ogni utente potrà accedere solo ai dati di sua competenza e non avrà in alcun modo visibilità sul resto dei documenti;
• Attivazione di cicli di revisione seriali e paralleli sui documenti, strumento utile per la gestione di tutta quella documentazione su cui è necessario che lavorino più persone in diverse fasi e tutto quello che viene fatto su un documento viene registrato in un apposita cronologia;
• Versioning dei documenti, per cui durante i cicli di revisione dei documenti sarà possibile crearne delle nuove versioni, mantenendo le vecchie. Questo permette di ricostruire la storia di ogni singolo documento evitando la perdita di qualsiasi informazione;
• Configurazione a livello utente dei propri permessi, per cui per ogni utente sia possibile stabilire quali tipologie di documenti può creare, revisionare e approvare mediante la personalizzazione di strutture gerarchiche dei permessi;
• Configurazione a livello di tipologia dei documenti, per cui stabilita una categoria di tipologia dei documenti, il sistema sia in grado di registrare, per ogni categoria, quali sono gli utenti abilitati alla creazione, alla revisione ed all’approvazione;
• Integrazione con soluzioni per il web-publishing, in modo che per ogni singolo documento sia possibile indicare al sistema se esso deve essere pubblicato sul portale o deve rimanere solo all’interno della gestione documentale;
• Gestione del log, per cui la registrazione della data e dell'ora in cui ogni documento viene modificato sia automatica e consenta la rapida consultazione delle operazioni eseguite;
• Worflow documentale, in modo che sia possibile un workflow che preveda un ciclo di Revisione e uno di Approvazione per ogni singolo documento fino ad arrivare, nei casi più semplici, ad eliminarlo del tutto, con la possibilità da parte di ogni Revisore o Approvatore di modificare il testo o aggiungere un commento e in modo che la notifica dell'avvenuto passaggio sia gestita automaticamente tramite invio di e-mail;
• Integrazione con altri sistemi, come ad esempio la posta elettronica.

In generale, il documento digitale viene prodotto e gestito nel suo ciclo di vita dai sistemi EDMS - Electronic Document Management Systems, che sono sistemi che operano sul “document” o contenuto digitale e che supportano anche il processo stesso di produzione dei contenuti, compreso quello relativo alla gestione e modifica del documento.

Viene poi inviato ai sistemi di archiviazione ERMS - Electronic Record Management Systems, che sono sistemi che agiscono sui “record”, entità immodificabili costituite da uno o più “documents” e forniscono una struttura archivio dei documenti prodotti, secondo schemi di classificazione dei contenuti.

L’introduzione di tutte le componenti applicative sopra descritte all’interno di una organizzazione si accompagna ad un progetto di rilascio con delle fasi ben precise che devono essere monitorate nel loro stato di avanzamento.

Solution Outline
Questa fase è in larga misura preliminare all’avvio del progetto di realizzazione e serve per:

• Identificare ed indirizzare eventuali aree di rischio, che possono condizionare la fattibilità del progetto;
• Consolidare i requisiti della soluzione (casi d’uso e requisiti non funzionali);
• Disegnare una architettura di alto livello del sistema;
• Definire i criteri di test/accettazione del sistema;
• Definire il piano di progetto;
• Definire l’effort e le risorse necessarie per la realizzazione;
• Kick-off del progetto.

Macro Disegno
Questa fase è la prima fase delle attività di realizzazione del progetto. Essa prevede:

• Modello dei componenti dell’architettura;
• Installazione e configurazione dell’ambiente di sviluppo;
• Installazione e configurazione dell’ambiente di test/quality;
• Disegno del modello documentale: Definizione delle classi documentali, Definizione degli attributi, Definizione dei profili e della sicurezza, Definizione della struttura dei folder;
• Disegno di dettaglio dell’infrastruttura HW/SW di produzione;
• Disegno dei workflow;
• Disegno dei casi di test;
• Quality (documentazione di progetto).

Rilascio
• Installazione e configurazione dell’ambiente di produzione;
• Esportazione e Importazione del modello delle classi e dei workflow nell’ambiente di produzione;
• Configurazione delle personalizzazioni su Workplace in ambiente di produzione;
• Test di backup-restore (se richiesto);
• Test di accettazione (in ambiente di produzione);
• Rilascio documentazione.

Training e supporto
• Esecuzione del training;
• Supporto post-rilascio.

Il Document Management nei progetti per il Knowledge Management

Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Resp. BU TOP/SMBs di Quattroemme

All’interno delle organizzazioni riveste particolare importanza il progetto riguardante la gestione elettronica dei documenti, dei dati e degli archivi. In effetti, la creazione di sistemi informatici per il trattamento dei flussi documentali rappresenta sempre più spesso il centro di interesse e di maggiore sforzo per molte organizzazioni, poiché, in presenza di un buon sistema di gestione dei documenti e delle informazioni, è poi possibile avviare e gestire in maniera efficace i diversi processi dell’organizzazione.

Molto spesso l’attuazione di una completa gestione elettronica dei documenti può richiedere anche tempi lunghi di attuazione. Per questo motivo inizialmente il primo passo è quello di provvedere ad introdurre, in un progetto di gestione documentale, un sistema di protocollo informatico, in sostituzione dei registri di protocollo cartacei.

I sistemi di protocollo informatico devono essere predisposti per la gestione elettronica dei procedimenti amministrativi e devono operare all’interno di un’area organizzativa omogenea nella quale i documenti vengano gestiti con criteri uniformi di classificazione e di archiviazione.

Il sistema di protocollo, in particolare delle Pubbliche Amministrazioni, ma che rimane un riferimento valido anche per le organizzazioni private, fa riferimento alla normativa seguente:

D.P.R. 445/2000 “Codice dell’Amministrazione Digitale”, D.L. n.82 del 07.03.2005 integrato con D.L. n. 159 del 04.04.2006.

Il Protocollo Informatico all'interno delle organizzazioni è ormai un servizio prioritario sia in relazione agli adempimenti di legge, per quelle organizzazioni che ne sono soggette, sia alla maggiore efficienza conseguibile nello svolgimento delle procedure interne, con l'eliminazione dei registri cartacei e tramite una gestione ordinata dei relativi flussi documentali.

Grazie all'integrazione con la posta elettronica certificata, il protocollo informatico assume un ruolo importante come mezzo di comunicazione per la gestione dei flussi documentali, oltre che per la registrazione dei documenti, permette una distribuzione più veloce della corrispondenza e, progressivamente, l'eliminazione parziale del materiale cartaceo.

Una delle componenti fondamentali gestite da una soluzione software per la protocollazione riguarda il "nucleo minimo di protocollo". Con tale termine si intende la gestione dei documenti in modalità di base, ovvero la componente del sistema di protocollo informatico in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti. Queste funzionalità costituiscono le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni e delle organizzazioni in genere.

L’informatizzazione delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo garantisce la data certa di acquisizione o di formazione del documento e la sua effettiva esistenza e autenticità, inoltre la classificazione assicura la corretta organizzazione dei documenti all'interno dell'archivio.

Il nucleo minimo di protocollo viene anche identificato con la "gestione informatica dei profili", ossia con il trattamento elettronico delle informazioni essenziali che identificano in modo univoco un documento e che corrispondono ai campi obbligatori e automatici previsti nella schermata iniziale di ciascun sistema informatico di protocollazione.

L’attuazione del primo livello di realizzazione, incentrato sulle funzionalità di base del protocollo informatico, garantisce il raggiungimento degli obiettivi dettati dal D.P.R. 445/2000 circa la validità del documento elettronico e la tenuta del si¬stema di gestione informatica dei documenti. Limitarsi a questo livello, però, significa anche circoscrivere l'obiettivo dell'intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario, prendere in considerazione solamente i documenti protocollati, coinvolgere nel processo di informatizzazione esclusivamente l'ufficio protocollo e quanti effettuano le registrazioni e consentire l'accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.

Una gestione informatica dei documenti in modalità avanzata corrisponde ad una soluzione che privilegia ed esalta principalmente le potenzialità legate alla gestione elettronica dei documenti e degli archivi e non soltanto del loro profilo.

La gestione elettronica dei documenti deve prevedere numerose funzionalità di carattere principale e secondario:

- l'acquisizione digitale dei documenti cartacei e la loro archiviazione;
- l'acquisizione dei documenti informatici firmati digitalmentete anche tramite la posta elettronica certificata e i codici dell'interoperabilità;
- l'assegnazione per via telematica al destinatario o ai soggetti a cui è attribuita la responsabilità dei procedimenti;
- la gestione avanzata della classificazione dei documenti pro¬tocollati e non protocollati;
- il collegamento dei documenti alla gestione dei procedimen¬ti e ai relativi fascicoli e la produzione dei fascicoli virtuali;
- la ricerca dei documenti;
- la gestione e il controllo degli accessi;
- la realizzazione di un repository documentale per quei docu¬menti di alto contenuto informativo che meritano uno specifico trattamento che può assumere la forma di una pubblicazione sul web.

Un intervento di questo genere presuppone di poter disporre dei documenti in formato elettronico, di basare la gestione documentale su esaustivi profili elettronici associati ai documenti e di definire e seguire regole tecniche e organizzative ben chiare. Inoltre questo livello di realizzazione non può che incidere pesantemente sulla struttura organizzativa e pertanto sarà necessario saper gestire in modo adeguato il cambiamento anche con interventi di sensibilizzazione, comunicazione e formazione delle risorse umane.

Un ultimo importante aspetto gestito all’interno della soluzione presentata riguarda la fase di smistamento dei documenti protocollati (workflow documentale). I workflow documentali corrispondono alla gestione informatizzata dei flussi documentali all'interno dei processi e dei procedimenti delle organizzazioni. Si tratta della dimensione strandardizzabile del processo e del set di regole che lo governa e la sua rappresentazione consente di veicolare gli impegni tra le risorse coinvolte nel processo.

Questo obiettivo corrisponde al più alto livello di realizzazione poiché i documenti che sono stati protocollati e associati ad un profilo elettronico e successivamente acquisiti in formato digitale e integrati negli archivi dell'organizzazione, ora entrano a far parte di un sistema complesso che utilizza in modo appropriato le differenti firme elettroniche e che è gestito da un rigoroso set di regole che indica i tempi, le responsabilità e le modalità di trattamento dei documenti stessi all'interno dei procedimenti gestiti dall'organizzazione.

La gestione informatica dei flussi documentali presuppone di aver consolidato i risultati raggiunti con il nucleo minimo di protocollo, di poter disporre dei documenti in formato digitale e di aver effettuato la razionalizzazione organizzativa dei flussi di documenti in entrata, in uscita e interni finalizzata alla loro informatizzazione.

Adottando un serio programma di lavoro, coinvolgendo nel processo di informatizzazione tutti gli uffici e consentendo l'accesso in via informatica agli iter di processo, potranno essere raggiunti importanti risultati in termini di efficienza e tempestività e di qualità e trasparenza del servizio.

I progetti di informatizzazione del protocollo e dei flussi documentali rappresentano iniziative di miglioramento per le organizzazioni e presentano rilevante complessità non solo sotto il profilo tecnologico, ma anche sotto il profilo organizzativo. Infatti, tali interventi non possono essere ridotti ad una semplice questione di introduzione di tecnologia: la buona riuscita di qualsiasi azione progettuale è legata all'avvio di un intervento organizzativo di grande profondità.

Inoltre, la complessità di un progetto di questo tipo, dovuta alle varie dimensioni che lo compongono (tecnologica, organizzativa, normativa) impone un attento presidio di tutto il percorso che deve essere seguito per la realizzazione dello stesso. La gestione ottimale del progetto di informatizzazione dovrebbe essere perseguita sia utilizzando i principali metodi e strumenti di gestione dei progetti (project management), sia promuovendo un'insieme di azioni di formazione, comunicazione e allineamento organizzativo, necessarie a gestire il periodo di transizione (change management).

Il Corporate Portal nei progetti di knowledge management

In un precedente post è stata fatta una panoramica degli strumenti (Knowledge Management Systems) per il knowledge management nelle organizzazioni.

Il Corporate Portal si può considerare la “seconda porta dell’azienda”, un punto di accesso ma anche di incontro e scambio di conoscenza tra azienda e collaboratori. È l’impresa stessa, l’impresa iperreale e ne riflette le strategie. È realizzato tramite software che consentono la pubblicazione e la consultazione dei contenuti aziendali e l’integrazione con applicazioni esistenti attraverso le portlets.

La condivisione della conoscenza, generata da questo reciproco scambio, diventa possibilità di formazione per tutti gli utenti e di generazione di ulteriore conoscenza, a vantaggio della crescita personale e dell’azienda nel suo complesso.

Il Corporate Portal:
- è il layer d’accesso operazionale alla Platform, attraverso cui sono monitorati o erogati i business services;
- è l’estensione tecnologica dell’impresa;
- è il luogo dove si realizza l’interazione dell’ecosistema degli stakeholders. Luogo che evolve in community collaborativa, la cui interazione può essere:
--> funzionale, finalizzata a task di tipo transazionale;
--> simbolica, finalizzata ad uno scambio relazionale di tipo cognitivo.

Il portale aziendale, affinchè risulti uno strumento efficace nei progetti per il knowledge management, deve essere inserito in un contesto Intranet. Il suo obiettivo è quello di raccogliere, categorizzare e strutturare le informazioni e i servizi presenti sulla intranet, eventualmente completandoli, al fine di renderli fruibili e di metterli a disposizione degli utenti mediante un unico punto d’accesso.

Nella realizzazione di un portale è necessario concentrarsi sull’aspetto della fruizione dei contenuti, dando agli utenti le stesse garanzie delle applicazioni e dei servizi reali e rendendo lo strumento facile da utilizzare. Tale aspetto può essere facilitato dalle tecnologie single-sign-on, che consentono all’utente di autenticarsi una sola volta per accedere ai servizi. Ma al fine di non farlo diventare solo un’altra modalità di accesso alle applicazioni, un altro aspetto importante è la progettazione organizzativa da fare a monte, utile per capire quali saranno gli utenti e le comunità che vi potranno e dovranno gravitare, oltre alla definizione degli obiettivi strategici che l’azienda vuole perseguire. La struttura organizzativa, se opportunamente congegnata, attraverso il corporate portal otterrà lo snellimento dei processi che la caratterizzano e che la attraversano.

Ultimo aspetto che caratterizza le nuove tendenze di intendere il portale aziendale è il passaggio legato al web 2.0 del portale stesso da strumento concepito come fonte di aggregazione e di delivery di informazioni e servizi, che vede gli utenti come fruitori passivi, al portale come luogo di scambio e di interazione tra i componenti dell’organizzazione, in veste di utenti attivi, attraverso l’integrazione delle nuove tecnologie che consentono una comunicazione bidirezionale e partecipativa.

Il portale offre un ambiente di lavoro unico e virtuale in cui gli utenti possono svolgere diverse attività: accedere in modo rapido e sicuro ad applicazioni, dati e informazioni, collaborare con altri utenti, partecipare attivamente ai singoli processi organizzativi.

Inoltre, le funzionalità del portale consentono agli utenti finali di personalizzare e organizzare il proprio ambiente di lavoro (virtual desk), di gestire il proprio profilo e di condividere in modo semplice ed immediato documenti e informazioni con gli altri utenti.

Una particolarità significativa è la capacità di suddividere logicamente la struttura di ogni pagina in zone indipendenti, le portlets, permettendo l’integrazione e la condivisione di informazioni create da applicazioni distinte. Le portlets sono delle piccole applicazioni web che possono essere sviluppate, distribuite ed utilizzate in maniera completamente indipendente. Inoltre, non essendo vincolate ad una specifica interfaccia, possono offrire le stesse informazioni e analoghi servizi applicativi a differenti dispositivi, aprendo il portale ad un reale utilizzo multi-canale.

La visualizzazione e l’interazione degli utenti con le singole portlets ospitate dal portale è regolata dal sottosistema di sicurezza basato su servizi di profilazione dell’utenza (autenticazione, autorizzazione, membership), servizi di aggregazione delle pagine visualizzate e servizi standard dati dalla tecnologia di sviluppo.

Gartner, in "Magic Quadrant for Horizontal Portal Products” del 2006 definisce un portale come una

“infrastruttura software web che permette l’accesso ad asset informativi (informazioni, contenuti, applicazioni e processi business), asset conoscitivi e asset umani rilevanti, nonché l’interazione con essi da parte di destinatari mirati selezionati, con modalità di erogazione altamente personalizzate”

Nel corso degli ultimi anni, le tecnologie dei portali si sono evolute trasformandosi di pari passo con la maturazione e l’evoluzione delle esigenze aziendali. I portali sono nati come strumento per fornire agli utenti un accesso personalizzato ai contenuti e alle applicazioni. Molti dei primi portali si basavano su server applicativi proprietari e fornivano funzioni mirate a semplificare le singole implementazioni a livello dipartimentale. Quando i portali hanno guadagnato popolarità e la tecnologia delle portlets è emersa come principale componente di integrazione, sono nati portali di tipo transazionale mirati a fornire un’integrazione più diretta con i sistemi di back-end, consentendo la distribuzione di applicazioni interattive di tipo self-service.

Successivamente, sono state integrate quelle funzionalità di tipo collaborativo originariamente frammentate in prodotti differenti: la posta elettronica, il calendario, la comunicazione in tempo reale, le conferenze via web. Questa generazione di portali collaborativi ha consentito di inserire tutte le modalità di interazione fra le persone nel contesto dei dati e delle informazioni da essi utilizzati.

Oggi stanno emergendo portali basati sui processi che offrono un approccio più efficace al’ottimizzazione dei singoli flussi applicativi, informativi e collaborativi che attraversano l’intera organizzazione. Tali portali consentono di razionalizzare le attività di ogni singolo utente, interno o esterno, considerandole non più scollegate, ma parte integrante di un processo aziendale più ampio. Questa nuova generazione di portali richiede un’architettura ancora più flessibile e aperta, in grado non solo di abilitare una integrazione applicativa avanzata, ma di adattarsi, recepire e poi automatizzare i flussi informativi e applicativi legati ai singoli processi aziendali.

Si sta consolidando l'esigenza di rendere le applicazioni gestite dal portale sempre disponibili ai relativi utenti, indipendentemente dal dispositivo applicato e dalla reale connettività di rete (on-line e off-line).

Intranet ed Extranet nei progetti di Knowledge Management

In un precedente post è stata fatta una panoramica degli strumenti per il knowledge management nelle organizzazioni.

L'Intranet è una rete locale (LAN) o un raggruppamento di reti locali, usata all'interno di una organizzazione per facilitare la comunicazione e l'accesso all'informazione, che può essere ad accesso ristretto. A volte il termine è riferito solo alla rete di servizi più visibile, ossia il sistema di siti che formano uno spazio web interno. In altre accezioni il termine può essere inteso come il sistema di informazioni e servizi di utilità generale accessibili dalla rete interna. Quando una parte della Intranet viene resa accessibile a clienti, partner o altre persone esterne all'organizzazione, tale parte diventa una Extranet.

Se a livello tecnologico l'Intranet può essere definita come la rete informatica interna basata sul protocollo TCP/IP, negli ultimi anni il concetto ha assunto una forma diversa, oltrepassando gli aspetti tecnologici per impattare fortemente sull'organizzazione dell'impresa.

Esistono diversi modelli di Intranet. Attualmente la concezione più comune di Intranet prevede un Corporate Portal come punto di ingresso ad applicazioni specifiche, quali:

- Publishing: pubblicazione, personalizzazione e visualizzazione dei contenuti sull'intranet, realizzando la comunicazione monodirezionale di contenuti verso il personale.
- Document management: supporto all'acquisizione ed alla gestione della conoscenza esplicita, con funzioni di archiviazione, indicizzazione, correlazione e ricerca;
- Community: supporti alla comunicazione e all'interazione tra utenti attraverso servizi interattivi (forum, mailing list, istant messaging, chat etc), finalizzati alla gestione della conoscenza implicita all'interno dell'azienda;
- Collaborative work: supporto alla collaborazione e al teamworking (ad esempio groupware, e-room, videoconferenze);
- Legacy integration: supporto all'accesso ai sistemi informativi aziendali, ai dati e alle procedure dei sistemi gestionali e di tutti gli altri applicativi in azienda;
- Self Service: funzionalità in grado di erogare servizi interattivi ai dipendenti, come e-learning, rubrica del personale, modulistica, help desk informatico.

Le modalità di impiego, utilizzo e gestione di queste funzionalità possono essere estremamente diverse per ogni azienda. Tanto che sotto il termine 'intranet' ricadono applicazioni difformi per obiettivi, funzionalità, attività supportate, tecnologie usate e legami con gli altri sistemi aziendali.

L’Osservatorio permanente sulle Intranet della School of Management del Politecnico di Milano, nato nel 2002 con l’obiettivo di comprendere lo stato delle applicazioni Intranet e dei nuovi Sistemi Informativi in Italia, ha evidenziato come dietro al termine Intranet si nascondono, nelle imprese, applicazioni assai eterogenee.

Le Intranet aziendali sono state classificate in quattro diversi modelli (Informative, Istituzionali, Operative e di Knowledge Management) in base ai servizi offerti, alla luce dei quali è stato possibile descrivere ed interpretare meglio gli approcci seguiti in termini di strategie, soluzioni di governance e scelte tecnologiche.

Nel rapporto 2006 dell’Osservatorio, su un campione di più di 110 casi di studio, emerge come finalmente le Intranet mostrano segnali di evoluzione verso una prospettiva nuova ed ambiziosa. Pur conservando la loro natura di strumenti incentrati sulla persona, le Intranet avanzate integrano nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione e si fondono con altri Sistemi Informativi tradizionali per creare i Virtual Workspace.

La Intranet serve ad evitare problemi di comunicazione interna. Se poi l'azienda o l'ente dispone di telelavoratori, lavoratori fuori sede, dipendenti che si spostano di frequente, oppure è un ente "virtuale", i problemi di comunicazione diventano ancora più critici. Una intranet è il mezzo ideale per pubblicare rapporti settimanali, promemoria; per dare vita a bacheche virtuali, messaggistica immediata e chat moderate.

Una Intranet consente di pubblicare informazioni utili per tutti i dipendenti: dalle politiche aziendali alla richiesta di ferie, alla rassegna stampa, alla rubrica telefonica e comporta un enorme risparmio di tempo. La intranet migliora l'utilizzo della posta elettronica. Inviare per posta elettronica più versioni dello stesso documento o della stessa presentazione può generare confusione e talvolta un eccesso di informazioni. Con una Intranet, gli utenti possono lavorare su un file condiviso e disporre di una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata. In questo modo si risparmia anche spazio sul server.

Ad oggi l'aspetto di questa rete varia da azienda ad azienda, prendendo forme anche completamente diverse a seconda degli obiettivi e delle teorie di management su cui il sistema viene costruito. A partire dalla metà degli anni '90 questo nuovo paradigma telematico ha impattato sulla mentalità, trasmettendo un cambiamento nella cultura aziendale e mettendo in discussione il sistema di gerarchie e abitudini consolidate.

Intranet rappresenta la concezione della comunicazione in azienda, della trasparenza dei processi burocratici, della condivisione della conoscenza, della riduzione del lavoro inutile. Inoltre rafforza la capacità di controllo del centro aziendale sull'intera attività dell'impresa: le Intranet divengono così uno dei pilastri della ristrutturazione organizzativa, sia per facilitare altri cambiamenti e sia per migliorare la velocità e la flessibilità dell'azienda stessa.

Le Extranet sono delle reti con tecnologia TCP/IP il cui scopo è connettere tra loro reti locali di diverse aziende, non sono di solito liberamente raggiungibili da tutti gli utenti Internet, ma lo scambio di informazioni riguarda i soli utenti autorizzati. Una Extranet richiede un sistema di sicurezza che si realizza attraverso il controllo degli accessi degli utenti.

Ci sono due modi per utilizzare una Extranet:
- Affitto di linee dedicate
- VPN (Virtuale Private Network)

Quando è nato il social networking?

Contributo della Dott.ssa M. Laura Baronti Marchiò, Resp. Sviluppo Risorse Umane di Quattroemme.

E’ proprio vero che i ‘social networks’ sono una novità dei nostri giorni?
Non è nuovo il fatto che per scambiare conoscenza ci si affidi a reti di relazioni e di comunicazione, è però sicuramente nuovo il modo in cui le gestiamo e cosa affidiamo ad esse.

E’ infatti sulle reti di relazioni che l’uomo ha da sempre basato la generazione di nuove conoscenze. La storia dei media e della produzione di conoscenza ci dimostra ampiamente che il progresso e la nascita di idee nuove ed innovative è sempre andato di pari passo con il progredire dei mezzi di comunicazione.

Nel testo "Storia sociale dei media. Da Gutenberg ad Internet" i due autori A. Burke e P. Briggs tracciano in modo mirabile le tappe fondamentali dell’evoluzione dei modi e mezzi di comunicazione e ci spiegano perché la scoperta della stampa ha rappresentato l’elemento catalizzatore per eccellenza dell’evoluzione della conoscenza umana.



Si è già detto in altri contesti (Watzlawick) che non è possibile non comunicare. Infatti anche nel non comunicare si comunica "qualcosa", ad es. la nostra volontà di non comunicare. Ma se è sancita in un particolare momento della preistoria la nascita dell´Homo Sapiens, non lo è altrettanto la nascita di quello si può definire l´Homo Communicans che si colloca in un tempo molto più recente in relazione soprattutto all´utilizzo della tecnologia.

In realtà, l´Homo Communicans preesisteva all´Homo Sapiens, sin da quando l´essere umano si esprimeva a suoni gutturali o a gesti, sin dal giorno in cui ha inciso il primo grafito sulle pareti di una caverna nel tentativo, inconsapevole, di comunicare/condividere qualcosa con chiunque si trovasse a passare in quello stesso luogo. L´Homo Communicans è nato quando ha incontrato per la prima volta un altro simile e ha sentito il bisogno di comunicargli qualcosa.

Da millenni le forze trainanti nel processo di evoluzione della conoscenza umana sono:

- la sete di sapere
- la volontà di comunicare.

Due sono i fattori che nei secoli hanno primariamente rischiato di rallentare tale processo:

- il tempo
- lo spazio.

E´ ormai quasi ovvio ritenere che il grande pregio di internet sia legato alla possibilità per tutti di condividere informazioni e conoscenza superando barriere di tempo e luogo. Eppure in un´era tecnologica quale quella che stiamo vivendo, in cui la rete virtuale è il modello verso il quale tendiamo nel campo della comunicazione e condivisione delle informazioni, alcuni paesi (tra cui l´Italia) hanno investito nella ricostruzione della mitica biblioteca di Alessandria, secoli dopo il primo tentativo di Tolomeo, rincorrendo comunque il sogno di raccogliere in un unico luogo fisico tutto il sapere umano.

La biblioteca di Alessandria rappresenta oggi il tentativo di sposare tradizione e innovazione della comunicazione e condivisione del sapere umano. Libri accanto ai computers, scaffali accanto alla rete nel tentativo di trascendere i media, i confini delle nazioni, delle culture e delle lingue a favore della comunicazione e condivisione della conoscenza all’interno e grazie ad una rete che non è solo fatta di tecnologia ma anche di sociologia in quante unisce popoli e culture.

http://www.corriere.it/Primo_Piano/Esteri/2002/10_Ottobre/15/biblioteca.shtml

Nel testo di Burke e Briggs viene raccontata la storia dell´Homo Communicans che ha nel tempo affinato i modi (comunicazione orale e scritta) e i mezzi (libri, giornali, cartoline, lettere etc.) per comunicare, nonché quelli per condividere le sue conoscenze (reti di comunicazione e mezzi di trasporto).

Non può esservi comunicazione e condivisione del sapere senza mezzi per comunicare e per condividere. In quest´ottica, Burke ci narra, e implicitamente dimostra, come la stampa abbia sicuramente rappresentato la svolta nel processo di produzione e diffusione delle informazioni e del sapere, laddove Briggs ci narra, e implicitamente dimostra, come i mezzi e le vie di comunicazione abbiano rappresentato la svolta nella velocità di trasmissione e ampliamento della condivisione.

Nel primo caso si narra una storia che coincide anche con la conquista dell´autonomia del pensiero e che ha radici nella complessità dell'uomo stesso, mentre nel secondo caso si narra una storia di strumenti e oggetti esterni all'uomo, da lui inventati e padroneggiati. Si descrive il modo in cui l’uomo ha imparato a trarre vantaggio dall’essere connesso ad altri uomini soprattutto a quelli più lontani e più diversi. Del come ha cercato di abbattere le barriere di tempo e spazio proprio per far sì che dalla condivisione delle conoscenze acquisite scaturissero le idee nuove.

Rimane aperto il dilemma: sono i mezzi di comunicazione che modificano il nostro modo di comunicare o sono le nostre esigenze di comunicazione che determinano la nascita di nuovi mezzi di comunicazione?

Quello che differenzia gli attuali social networks dalle reti di comunicazione di antica memoria, basate su altri mezzi è:

- la quantità di persone potenzialmente connesse in tempo reale;
- la quantità di informazioni che possono essere condivise in qualunque momento da qualunque luogo;
- la tipologia di informazioni (testo, audio, video, grafica etc.);
- la tipologia di utenti che sono connessi;
- la motivazione all’esser connessi.

Queste e molte altre ancora sono sicuramente le differenze, ma se un certo giorno Gutenberg non avesse inventato la stampa a caratteri mobili e avesse dato il via alla diffusione reticolare delle informazioni, e Meucci non avesse inventato il telefono consentendo al mondo di comunicare in tempo reale da una parte all’altra del globo, e qualche tempo dopo qualcuno non si fosse messo in testa di risolvere i problemi di sicurezza sulle reti di comunicazione attraverso la progettazione di una rete mondiale che chiamò Arpanet, oggi non si parlerebbe di Social Networking e di Knowledge Management.