Il Dott. Pasquale Santoro, Resp. Commerciale di Quattroemme, durante l'evento OMAT 2010 che si è tenuto a Roma lo scorso novembre, nel convegno "Segnali dal futuro: catturare l'energia dai flussi documentali digitali", moderatrice la Dott.ssa Roberta Raimondi, docente alla Bocconi School of Management, ha tenuto un intervento dal titolo "Persone, Informazioni, Documenti, Dati. Una soluzione integrata per gestire, condividere, collaborare: il virtual desk, dal document management al dashboard", nel quale ha illustrato come un sistema di content and document management, integrato al sistema di unified communication, pone le basi per la creazione di un vero e proprio Knowledge Management System.
In un KMS adeguato non deve mancare la possibilità che il singolo utente del sistema, possa organizzare i documenti e le informazioni a uso e consumo suo e del proprio team, oltre a potervi accedere da ogni luogo e con ogni mezzo, a prescindere da come l'azienda gestisce e archivia informazioni e documenti.
Ad esempio, si dovrebbero avere Cartelle Personali e di Gruppo nelle quali aggregare email, documenti e bookmarks (come "links" ai documenti originali) reperibili dai vari "silos" aziendali o da applicazioni specifiche (ad es. Protocollo Informatico) oppure reperibili con un unico e potente motore di ricerca full-text tradizionale o più avanzato, di tipo semantico.
Notevole importanza è data anche alla semplicità d'uso, all'ergonomia dell'interfaccia grafica, perchè la complessità di un KMS è tale che non sempre ne risulta semplice l'utilizzo, specie quando il KMS è composto aggregando ed integrando molteplici tecnologie. Si stanno affermando tecnologie dove non si parla più di Graphics User Interface (GUI) ma di "User Experience".
Se l'azienda può trovare oggi nel Corporate Portal la sua corrispondente Azienda Virtuale, la persona (o meglio il knowledge worker) trova nel Virtual Desk il suo posto di lavoro ideale da dove poter governare ed utilizzare al meglio il patrimonio di informazioni e documenti, la comunicazione diretta ed indiretta, le proprie attività aziendali e personali.
Dal Virtual Desk si deve poter accedere con facilità anche al DashBoard di interesse che riguarda il core business, agli strumenti di reportistica, di studio e analisi dei dati dove poter trarre informazioni utili, strategiche, importanti da poter condividere e depositare nel KMS. Grazie a tecnologie innovative, oggi è possibile avere sistemi di Business Intelligence rapidi, efficaci, che consentono una navigazione nelle informazioni senza schemi precostituiti. Sono sistemi "intelligenti" perché riescono a "seguire" l'analista del business nei suoi ragionamenti man mano che consulta e seleziona dati, attivando processi cognitivi diversi ed originali.
In sintesi, tale sistema comprende:
- Corporate Portal (= Azienda Virtuale)
- Content & Document Management
- Protocollo informatico, Fax server, PEC - Posta Elettronica Certificata
- Virtual Desk (= Posto di lavoro)
- Posta elettronica ed Instant Messaging
- PIM - Personal Information Manager
- Cartelle personali
- Motore di ricerca globale, full-text e semantico
- Dashboard, EIS - Executive Information System, DSS - Decision Support System, reportistica
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