I Sistemi di Business Intelligence nei progetti di knowledge management

La Business Intelligence è quell'insieme di strumenti e metodi che consentono e agevolano la ricerca e la trasformazione dei dati aziendali in informazioni utili, a supporto dell'attività decisionale del management.

Le applicazioni di Business Intelligence consentono la manipolazione e l'integrazione delle informazioni in tempo reale e in maniera interattiva, riducendone i costi di accesso. Aiutano a prevenire la potenziale perdita di conoscenza derivante dall'accumulo dei dati conservati in vari sistemi e non realmente fruibili.

Le aree aziendali coinvolte per l'implementazione di progetti di Business Intelligence possono essere diverse:
- il marketing, con le esigenze di analisi delle attività del settore (analisi della concorrenza, per lo sviluppo di nuovi prodotti, per rilevare e migliorare la customer satisfaction, per le analisi di geo-marketing, per lo studio delle potenzialità di mercato, di un prodotto o di un punto vendita, profiling del consumatore, segmentazioni, analisi del comportamento d'acquisto dei propri clienti, individuazione dei migliori gruppi target per azioni promozionali o per attività di direct marketing);
- le vendite, per tutta l'attività di monitoraggio del canale al fine di migliorarne le performances;
- il controllo finanziario e di gestione, per le esigenze di pianificazione controllo dei budget e dei costi aziendali;
- la supply chain, per il monitoraggio dei processi e il miglioramento dell'efficienza.

Un sistema di Business Intelligence prevede una metodologia composta da varie fasi:
- analisi di fattibilità (lato tecnico ed economico, definizione degli obiettivi, analisi dell' impatto organizzativo)
- definizione del business model (definizione delle esigenze informative e funzionali, identificazione delle informazioni e delle dimensioni di analisi rilevanti per il target identificato)
- mappatura delle sorgenti dati
- identificazione delle criticità tra obiettivi e dati disponibili
- definizione e scelta della piattaforma tecnologica e delle infrastrutture
- creazione del prototipo
- sviluppo e implementazione del sistema di Business Intelligence.

L'architettura di un sistema di Business Intelligence prevede tre livelli di intervento:
1. ad un primo livello troviamo i sistemi informativi alimentanti di tipo operativo (On-Line Transaction Processing) che contengono dati strutturati e destrutturati (sistemi ERP, portali, applicazioni varie, e-commerce, sistemi di CRM) dai quali, con software specialistici (ECTL - Extraction, Cleaning Transformation and Loading) viene effettuata l'estrazione, la mappatura, la cernita, la trasformazione e il trasferimento dei dati elementari nelle basi dati di tipo data warehouse e data mart;
2. al secondo livello troviamo le basi dati direzionali (data warehouse e data mart), nelle quali i dati vengono integrati e archiviati sia in db di tipo relazionale, sia in db di tipo multidimensionale. Queste basi dati alimentano i sistemi di business intelligence che si trovano al livello successivo dell'architettura;
3. in questo terzo livello, si posizionano le applicazioni (Analytic Applications e Decision Support System tools) e i tools (Executive Information System, On-Line Analytical Processing, Geographic Information System, Multidimensional Analysis, Data Mining) per l'attività di business intelligence vera e propria.

Un sistema di Business Intelligence persegue un obiettivo principale che è il taglio dei costi e dei tempi di accesso alle informazioni strategiche per l'azienda, attraverso l'integrazione dei dati storici e la loro successiva manipolazione secondo fini diversificati.

I benefici della sua implementazione derivano dalla valutazione dei seguenti parametri:
- vantaggi strategici, miglioramento delle capacità di decision making, aumento delle revenues, riduzione dei costi, distribuzione di strumenti più efficaci agli utenti, capacità di storicizzazione e analisi dei dati transazionali;
- vantaggi tattici, capacità di fare analisi multidimensionali e di interagire con scenari specifici;
- vantaggi operativi, capacità di intervento immediato a fronte di scostamenti rilevati tra risultati attesi ed effettivi;
- vantaggi funzionali, perseguiti con specifiche applicazioni per i settori aziendali di riferimento.

Gli sviluppi naturali di un sistema di Business Intelligence sono tutti quegli applicativi in grado di integrare e condividere, attraverso una piattaforma unificata, sia le informazioni strutturate che quelle destrutturate, andando a realizzare un sistema di Business Performance Management, finalizzato allo sviluppo di strategie, processi e programmi per la valutazione e la misurazione delle prestazioni individuali e per il relativo collegamento con modelli e indicatori di risultato a livello aziendale.

I punti di forza di un sistema di Business Performance Management sono:
- la capacità previsionale;
- l'analisi in tempo reale contemporaneamente al verificarsi dell'evento;
- il coinvolgimento di diverse funzioni aziendali nell'analisi;
- l'elevata capacità di integrazione con le altre applicazioni aziendali.

Un progetto di Business Intelligence può, ad esempio, essere impiegato per: l’ottimizzazione dei processi aziendali con l'ausilio e l'implementazione di sistemi di georeferenziazione della situazione analizzata; la realizzazione di sistemi informativi territoriali per la strutturazione e il monitoraggio di attività di distribuzione a livello nazionale; la realizzazione di cruscotti direzionali; l’implementazione di sistemi informativi volti a fornire monitoraggio e report statistici di specifiche attività aziendali; il monitoraggio del rapporto commerciale con i clienti, relativo ad esempio alla customer value o alla profittabilità del cliente, ai trend di fatturato; l’analisi della concorrenza; il monitoraggio del livello di produzione e rendimento delle risorse umane.