Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Resp. BU TOP/SMBs di QuattroemmeAll’interno delle organizzazioni riveste particolare importanza il progetto riguardante la gestione elettronica dei documenti, dei dati e degli archivi. In effetti, la creazione di sistemi informatici per il trattamento dei flussi documentali rappresenta sempre più spesso il centro di interesse e di maggiore sforzo per molte organizzazioni, poiché, in presenza di un buon sistema di gestione dei documenti e delle informazioni, è poi possibile avviare e gestire in maniera efficace i diversi processi dell’organizzazione.
Molto spesso l’attuazione di una completa gestione elettronica dei documenti può richiedere anche tempi lunghi di attuazione. Per questo motivo inizialmente il primo passo è quello di provvedere ad introdurre, in un progetto di gestione documentale, un sistema di protocollo informatico, in sostituzione dei registri di protocollo cartacei.
I sistemi di protocollo informatico devono essere predisposti per la gestione elettronica dei procedimenti amministrativi e devono operare all’interno di un’area organizzativa omogenea nella quale i documenti vengano gestiti con criteri uniformi di classificazione e di archiviazione.
Il sistema di protocollo, in particolare delle Pubbliche Amministrazioni, ma che rimane un riferimento valido anche per le organizzazioni private, fa riferimento alla normativa seguente:
D.P.R. 445/2000 “Codice dell’Amministrazione Digitale”, D.L. n.82 del 07.03.2005 integrato con D.L. n. 159 del 04.04.2006.
Il Protocollo Informatico all'interno delle organizzazioni è ormai un servizio prioritario sia in relazione agli adempimenti di legge, per quelle organizzazioni che ne sono soggette, sia alla maggiore efficienza conseguibile nello svolgimento delle procedure interne, con l'eliminazione dei registri cartacei e tramite una gestione ordinata dei relativi flussi documentali.
Grazie all'integrazione con la posta elettronica certificata, il protocollo informatico assume un ruolo importante come mezzo di comunicazione per la gestione dei flussi documentali, oltre che per la registrazione dei documenti, permette una distribuzione più veloce della corrispondenza e, progressivamente, l'eliminazione parziale del materiale cartaceo.
Una delle componenti fondamentali gestite da una soluzione software per la protocollazione riguarda il "nucleo minimo di protocollo". Con tale termine si intende la gestione dei documenti in modalità di base, ovvero la componente del sistema di protocollo informatico in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti. Queste funzionalità costituiscono le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni e delle organizzazioni in genere.
L’informatizzazione delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo garantisce la data certa di acquisizione o di formazione del documento e la sua effettiva esistenza e autenticità, inoltre la classificazione assicura la corretta organizzazione dei documenti all'interno dell'archivio.
Il nucleo minimo di protocollo viene anche identificato con la "gestione informatica dei profili", ossia con il trattamento elettronico delle informazioni essenziali che identificano in modo univoco un documento e che corrispondono ai campi obbligatori e automatici previsti nella schermata iniziale di ciascun sistema informatico di protocollazione.
L’attuazione del primo livello di realizzazione, incentrato sulle funzionalità di base del protocollo informatico, garantisce il raggiungimento degli obiettivi dettati dal D.P.R. 445/2000 circa la validità del documento elettronico e la tenuta del si¬stema di gestione informatica dei documenti. Limitarsi a questo livello, però, significa anche circoscrivere l'obiettivo dell'intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario, prendere in considerazione solamente i documenti protocollati, coinvolgere nel processo di informatizzazione esclusivamente l'ufficio protocollo e quanti effettuano le registrazioni e consentire l'accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.
Una gestione informatica dei documenti in modalità avanzata corrisponde ad una soluzione che privilegia ed esalta principalmente le potenzialità legate alla gestione elettronica dei documenti e degli archivi e non soltanto del loro profilo.
La gestione elettronica dei documenti deve prevedere numerose funzionalità di carattere principale e secondario:
- l'acquisizione digitale dei documenti cartacei e la loro archiviazione;
- l'acquisizione dei documenti informatici firmati digitalmentete anche tramite la posta elettronica certificata e i codici dell'interoperabilità;
- l'assegnazione per via telematica al destinatario o ai soggetti a cui è attribuita la responsabilità dei procedimenti;
- la gestione avanzata della classificazione dei documenti pro¬tocollati e non protocollati;
- il collegamento dei documenti alla gestione dei procedimen¬ti e ai relativi fascicoli e la produzione dei fascicoli virtuali;
- la ricerca dei documenti;
- la gestione e il controllo degli accessi;
- la realizzazione di un repository documentale per quei docu¬menti di alto contenuto informativo che meritano uno specifico trattamento che può assumere la forma di una pubblicazione sul web.
Un intervento di questo genere presuppone di poter disporre dei documenti in formato elettronico, di basare la gestione documentale su esaustivi profili elettronici associati ai documenti e di definire e seguire regole tecniche e organizzative ben chiare. Inoltre questo livello di realizzazione non può che incidere pesantemente sulla struttura organizzativa e pertanto sarà necessario saper gestire in modo adeguato il cambiamento anche con interventi di sensibilizzazione, comunicazione e formazione delle risorse umane.
Un ultimo importante aspetto gestito all’interno della soluzione presentata riguarda la fase di smistamento dei documenti protocollati (workflow documentale). I workflow documentali corrispondono alla gestione informatizzata dei flussi documentali all'interno dei processi e dei procedimenti delle organizzazioni. Si tratta della dimensione strandardizzabile del processo e del set di regole che lo governa e la sua rappresentazione consente di veicolare gli impegni tra le risorse coinvolte nel processo.
Questo obiettivo corrisponde al più alto livello di realizzazione poiché i documenti che sono stati protocollati e associati ad un profilo elettronico e successivamente acquisiti in formato digitale e integrati negli archivi dell'organizzazione, ora entrano a far parte di un sistema complesso che utilizza in modo appropriato le differenti firme elettroniche e che è gestito da un rigoroso set di regole che indica i tempi, le responsabilità e le modalità di trattamento dei documenti stessi all'interno dei procedimenti gestiti dall'organizzazione.
La gestione informatica dei flussi documentali presuppone di aver consolidato i risultati raggiunti con il nucleo minimo di protocollo, di poter disporre dei documenti in formato digitale e di aver effettuato la razionalizzazione organizzativa dei flussi di documenti in entrata, in uscita e interni finalizzata alla loro informatizzazione.
Adottando un serio programma di lavoro, coinvolgendo nel processo di informatizzazione tutti gli uffici e consentendo l'accesso in via informatica agli iter di processo, potranno essere raggiunti importanti risultati in termini di efficienza e tempestività e di qualità e trasparenza del servizio.
I progetti di informatizzazione del protocollo e dei flussi documentali rappresentano iniziative di miglioramento per le organizzazioni e presentano rilevante complessità non solo sotto il profilo tecnologico, ma anche sotto il profilo organizzativo. Infatti, tali interventi non possono essere ridotti ad una semplice questione di introduzione di tecnologia: la buona riuscita di qualsiasi azione progettuale è legata all'avvio di un intervento organizzativo di grande profondità.
Inoltre, la complessità di un progetto di questo tipo, dovuta alle varie dimensioni che lo compongono (tecnologica, organizzativa, normativa) impone un attento presidio di tutto il percorso che deve essere seguito per la realizzazione dello stesso. La gestione ottimale del progetto di informatizzazione dovrebbe essere perseguita sia utilizzando i principali metodi e strumenti di gestione dei progetti (project management), sia promuovendo un'insieme di azioni di formazione, comunicazione e allineamento organizzativo, necessarie a gestire il periodo di transizione (change management).
