Segnali dal futuro: catturare l'energia dai flussi documentali digitali

L'11 novembre scorso a Roma durante l'evento OMAT, si è tenuto un convegno dal titolo "Segnali dal futuro: catturare l'energia dai flussi documentali digitali", moderatrice la Dott.ssa Roberta Raimondi, docente alla Bocconi School of Management e coordinatrice della Document Management Academy. Durante il suo intervento, la Dott.ssa Raimondi ha presentato un approccio di tipo tecnologico che aiuta le organizzazioni ad agevolare quel processo innovativo utile ai fini della loro prosperità e competitività. Inoltre, ha illustrato i paradigmi che consentono di individuare le fonti di conoscenza e le competenze distintive delle organizzazioni, i processi da gestire, l'utilizzo di tecnologie di Business Intelligence per l'analisi dei dati, l'integrazione del Business Process Management e dell'Information Management.

Slides intervento Dott.ssa Roberta Raimondi

http://www.youtube.com/watch?v=eUlNvNKIZgM

Weconomy: talento collettivo e impresa collaborativa

Segnalo una interessante iniziativa editoriale:

"Weconomy. L'economia riparte dal NOI".

Thinking, connecting, cooperating, collaborating, participating, peering, trusting, swarming, empowering, democratizing, futurizing, sharing: il futuro è già cambiato. Non occorrono altri segnali il XXI secolo è il secolo dell'impresa collaborativa.
Weconomy esplora i nuovi paradigmi e le nuove opportunità della nascente economia del Noi: più aperta, più partecipativa, più trasparente fatta di condivisione, reputazione e collaborazione.
Grazie al mash-up di contributi internazionali e alla partecipazione di oltre 40 co-autori (pensatori, imprenditori, sognatori, manager, giornalisti, designer), Weconomy è un serbatoio di energia, pensieri, teorie, storie, pratiche e strumenti che ruotano attorno al tema del talento collettivo.
Un incubatore informale e aperto al contributo di tutti, per immaginare, creare e innovare il futuro dell'economia.

Tutte le informazioni su http://www.weconomy.it/

Altri libri sul knowledge management - parte terza

Continua la rassegna di libri sul knowledge management, in particolare ne segnalo alcuni sugli ambienti che favoriscono lo scambio di conoscenza tra le persone e la collaborazione aiutando, di conseguenza, a migliorare la produttività individuale e di gruppo (le comunità di pratica).

"Coltivare comunità di pratica. Prospettive ed esperienze di gestione della conoscenza" - Etienne Wegner, Richard Mc Dermott, William M. Snyder - Guerini e Associati - 2007


"Comunita' di pratica. Apprendimento, significato, identità" - Etienne Wegner - Raffaello Cortina Editore - 2006


"Dalla formazione a distanza all'apprendimento in rete" - Guglielmo Trentin - FrancoAngeli - 2004


"L'e-learning nella formazione professionale. Strategie, modelli e metodi" - Adriano De Vita - Edizioni Erickson - 2007

Qualche libro sul Knowledge Management - parte seconda

Come già segnalato in un precedente post, ecco altri libri sul knowledge management:

"Internet e la società conoscitiva. Cyberdemocrazia e sfide educative" - Laura Corazza - Edizioni Erickson - 2008


"Knowledge governance. Dinamiche competitive e cooperative nell'economia della conoscenza" - Andrea Lanza - Egea - 2000


"Community management. Processi informali, social networking e tecnologie web 2.0 per la gestione della conoscenza nelle organizzazioni" - Emanuele Scotti, Rosario Sica - Apogeo - 2007


"Gestione per processi e knowledge management. Reti organizzative e nuove tecnologie: l'azienda estesa della conoscenza" - Stefano Tonchia, Andrea Tramontano, Fabio Turchini - Il Sole 24 ore - 2004


"L'intelligenza distribuita. Ambient Intelligence: il futuro delle tecnologie invisibili" - Fortunato Sorrentino, Federica Paganelli - Edizioni Erickson - 2006


"La catena del valore delle informazioni in azienda. Portali aziendali ed Enterprise Content Management" - Roberta Raimondi, Elisa Pozzoli - Egea - 2005
La catena del valore delle informazioni in azienda. Portali aziendali ed Enterprise Content Management

"Rete, comunità e conoscenza. Costruire e gestire dinamiche collaborative" - Antonio Calvani - Edizioni Erickson - 2005


"Web 2.0 e Social networking. Nuovi paradigmi per la formazione" - Antonio Fini, Maria Elisabetta Cigognini (a cura di) - Edizioni Erickson - 2009

Capire le quattro dimensioni del knowledge management

E' stato pubblicato un interessante articolo di Ron Young, Chief Knowledge Officer della Knowledge Associates International Ltd, sul sito Knowledge Management OnLine

http://www.knowledge-management-online.com/understanding-the-four-dimensions-of-knowledge-management.html

Qualche libro sul Knowledge Management nelle organizzazioni complesse

C'è parecchia letteratura sulla gestione della conoscenza nelle organizzazioni complesse, ma anche su temi affini che possono aiutare a fare una riflessione più ampia su quella che viene definita l'Economia della conoscenza, (intervista al prof. Enzo Rullani).

Ecco alcuni libri (ne segnalerò altri nei prossimi post):

sull'economia della conoscenza

"L'economia della conoscenza" - Dominique Foray - Il Mulino - 2006



sul knowledge management

"The Knowledge-creating company" - Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi - Guerini e Associati - 1997


"Marketing knowledge management" - Gabriele Troilo - Etas - 2001


"Apprendimento e conoscenza nelle organizzazioni" - Silvia Gherardi, Davide Nicolini - Carocci - 2005


"Il knowledge management. Strumento di orientamento e formazione per la scuola, l'università, la ricerca, il pubblico impiego, l'azienda" - Paola Capitani - FrancoAngeli - 2006


"Il knowledge management. Approcci teorici e strumenti gestionali" - Silvia Profili - FrancoAngeli - 2004



sulla comunicazione organizzativa

"La comunicazione organizzativa. Comunicazione, relazioni e comportamenti organizzativi nelle imprese, nella PA e nel no profit" - Fabrizio Maimone - FrancoAngeli - 2010


"Dalla rete al silos. Modelli e strumenti per comunicare e gestire la conoscenza nelle organizzazioni "flessibili"" - Fabrizio Maimone - FrancoAngeli - 2007


"Comunicazione e organizzazione" - Pierfranco Malizia - Aracne - 2005


"Non solo soft. Attori, processi, sistemi: un approccio sociologico" - Pierfranco Malizia - FrancoAngeli - 2003


"Percorsi di comunicazione e organizzazioni complesse" - a cura di Donatella Pacelli - Edizioni Studium - 2004


case history sul knowledge management

"Il valore della conoscenza. Teoria e pratica del knowledge management prossimo venturo" - Fernando Azzariti, Paolo Mazzon - ETAS - 2005


"Organizzazione, competenze, knowledge management. Un'esperienza ed un modello per la gestione della conoscenza come asset d'impresa e sociale" - a cura di ESAC Vicenza, Performa Veneto, Next - FrancoAngeli - 2004


"Il knowledge management come strumento di vantaggio competitivo. Un confronto intersettoriale" - a cura di Giuseppe Volpato - Carocci - 2007


"Le imprese che imparano. Teorie, metodi e casi aziendali di knowledge management" - a cura di Ferdinando Azzariti, Maurizio Bortali - FrancoAngeli - 2006

Strumenti di misurazione e valutazione di un progetto di knowledge management

Per "fare" knowledge management nelle organizzazioni bisogna intervenire a livello organizzativo, tecnologico e formativo.

Gli strumenti per valutare l’efficacia di un progetto di knowledge management, quindi, possono essere diversi in base al tipo di aspetto che si va a prendere in considerazione. Proprio per questo, prima di tutto, è necessario definire bene l’ambito di analisi e gli obiettivi dell’indagine.

Considerando che quello che può interessare riguarda macroscopicamente un’ottimizzazione dei processi aziendali ai fini di un incremento del valore aziendale, che sia anche economicamente e finanziariamente riscontrabile in termini di risparmio, eliminazione di sprechi, rafforzamento di competenze, miglioramento dell’offerta (prodotti o servizi), per il mantenimento di quella competitività necessaria a rispondere ai richiami del mercato di riferimento, gli strumenti di rilevazione e monitoraggio in un progetto per il km possono essere di varia natura.

L’attività di rilevazione e monitoraggio deve essere prevista a monte quando si vara un progetto di knowledge management. Questo fa sì che gli strumenti facilitatori (Knowledge Management Systems) scelti e adottati abbiano già insite delle funzionalità adatte a questo scopo.

E’ però necessario precisare che un progetto di knowledge management ha a che fare essenzialmente con la gestione di:

- conoscenza esplicita, ossia quella codificata e codificabile
- conoscenza tacita, propria di ogni individuo e legata a fattori personali e circostanziali

quindi:

Conoscenza esplicita --> dati --> strumenti tecnologici

Conoscenza tacita --> persone --> metodologie sia per la creazione di conoscenza che per la rilevazione dei risultati

Nel primo caso si adotteranno essenzialmente strumenti tecnologici per andare a raccogliere e trattare tutti quei dati che circolano nei sistemi informativi aziendali, quali ad es. strumenti di business intelligence (analisi dati, cruscotti direzionali) o di workflow analysis (che consentono l’analisi dei flussi di lavoro a procedura informatica).

Nel secondo caso, invece, verranno utilizzati sia strumenti tecnologici mirati a favorire la comunicazione tra le persone e la condivisione di informazioni e documenti, sia strumenti di tipo metodologico mirati ad agevolare la creazione di un modus operandi più efficace e ad educare le persone a stabilire relazioni impostate per un reale scambio di conoscenze, quali ad es. creazione di comunità di pratica, attività di team building, mappatura delle competenze. Inoltre, in quest’ultimo ambito, può essere prevista l’analisi delle relazioni innescate o già presenti in azienda (reti sociali e organizzative) per rilevare nodi di competenza specifici o flussi di comunicazione informale strategici ai fini dell' individuazione e raccolta della conoscenza utile per l’organizzazione (software per la Social Network Analysis).

I Sistemi di Knowledge Management (KMS) possono essere classificati in tre grandi gruppi:

1. Sistemi orientati al lavoro collaborativo, che, tramite le opportune soluzioni tecnologiche, sciolgono i vincoli comunicativi ed abbattono le barriere spazio-temporali che inevitabilmente circoscrivono l’agire lavorativo delle organizzazioni;

2. Sistemi orientati alla strutturazione della conoscenza, esclusivamente focalizzati sulle persone che fanno parte dell’organizzazione, utili affinché si inneschi quel processo virtuoso di scambio di conoscenze ed esperienze che sta alla base della creazione di ulteriore conoscenza e che promuovono e sostengono nuove e più efficaci modalità lavorative;

3. Sistemi integrati di Knowledge Management, secondo un duplice aspetto. Da un lato perché non si può prescindere dall’infrastruttura informatica preesistente nelle organizzazioni, primaria fonte della conoscenza aziendale, dalla quale è possibile attingere le informazioni utili e sulla quale si interviene per migliorarne le potenzialità informative attraverso la system integration o l’introduzione di tecnologie che favoriscano la ricerca e la fruizione delle informazioni che servono, dall’altro perché non si può pensare ad un progetto di knowledge management che preveda interventi tecnologici e organizzativi (quindi di struttura) non considerando interventi sulle risorse umane dell’azienda, ossia i knowledge workers senza i quali non si potrebbe neanche parlare di “conoscenza aziendale”.

Business, Knowledge e Management. Le tre dimensioni del BKM.

Contributo della Dott.ssa Maria Laura Baronti Marchiò

Si occupa di formazione, recruitment e organizzazione dal 1983. Specializzata nella realizzazione dei Bilanci di Competenze, Carreer Counseling e in progetti di contenimento dello stress in ambito lavorativo in ottemperanza alle nuove normative sulla Sicurezza sui luoghi di lavoro. Studi in Scienze della Formazione e Sviluppo Risorse Umane, Counselor a mediazione espressiva con diploma internazionale EAC, Business e Corporate Coach e PNL Practitioner. Per più di 10 anni Responsabile della formazione di Nica Diffusione Informatica. Nel 1995 ha fondato Team Up Srl e si è dedicata alle tecnologie e metodologie di e-learning/groupware per il supporto del lavoro collaborativo specie in ambito farmaceutico. Dal 1998 impegnata nella formazione per lo sviluppo di ‘soft skills’ e teambuilding. Attualmente Responsabile dello Sviluppo Risorse Umane di Quattroemme.

Nel riflettere sui significati delle diverse componenti del Business Knowledge Management all’interno delle organizzazioni, sul come coniugare le tematiche ad esso connesse con le esigenze di competitività delle aziende, salta agli occhi che ciascuna delle parole che ne compongono la definizione è ricca di significati e definisce una delle direttrici lungo le quali si snodano un po’ tutte le tematiche legate al BKM e cioè: Business – Knowledge – Management.

Sono tre parole chiave che rappresentano, in linea di principio, l’essenza del concetto di azienda moderna come organizzazione che persegue il proprio Business, che patrimonializza il proprio Knowledge e cerca di garantirsi un Management quanto più possibile illuminato per raccogliere e vincere le sfide di mercati sempre più competitivi.

Quindi sempre più Business Knowledge Management come strategia intorno alla quale far ruotare ed in funzione della quale muovere le varie componenti organizzative all’interno di un quadro di riferimento che potremmo rappresentare come segue:



Se è vero che il BKM rappresenta la strategia da perseguire, essa è sicuramente interconnessa, in modo reciproco, con gli obiettivi da raggiungere e gli strumenti con cui raggiungerli. E’, infatti, la strategia che muove la definizione degli obiettivi, ma può essere vero anche il contrario, ed è attraverso strumenti diversi, scelti in chiave strategica, che ogni azienda persegue i propri obiettivi e realizza la propria vision e mission.

Se proviamo a riflettere sulle singole parole (Business – Knowledge – Management) come chiave di lettura di questo scenario, possiamo dire che è innegabile che Business, in termini di obiettivi, ha a che fare, con i risultati quantitativi e qualitativi che l’azienda deve produrre per poter stare sul mercato e, in termini di strumenti, con l’organizzazione che deve darsi per risultare snella, flessibile, qualitativamente competitiva.

Includere il BKM nelle proprie strategie significa massimizzare gli investimenti nella direzione di perseguire risultati di business in linea con esse, dando vita ad una organizzazione che si muova tutta in chiave di business, che articoli i propri processi interni nell’ottica di ottimizzare il proprio time-to-market e reagisca in modo efficace ai continui cambiamenti dello scenario economico-sociale-produttivo.

Il secondo segmento Knowledge in termini di obiettivi ha a che fare con il preoccuparsi di produrre, patrimonializzare, comunicare conoscenza strategica, mantre in termini di strumenti ha a che fare soprattutto con le persone che operano dentro e fuori l’azienda, con i processi di comunicazione interna ed esterna, con tutto ciò che sta alla base del sapere organizzativo, del come lo alimentiamo, lo conserviamo e lo utilizziamo per innovare.

Ultimo, ma non meno importante, il Management cioè tutto ciò che ha a che fare con il gestire: informazioni, processi, persone (interne ed esterne) e che per fare ciò si avvale di strumenti di varia natura ma primariamente di strumenti tecnologici quali quelli di business intelligence, networking e social networking, quelli per il lavoro collaborativo e la condivisione delle basi di conoscenza.

Management significa anche modelli nuovi di gestione delle persone applicati in chiave umanistica, cioè persona-centrici, orientati al sostegno della motivazione e alla cattura dei talenti che rappresentano, come ben sappiamo, il valore primario dell’azienda in quanto è proprio su di loro che si basa la reale possibilità di innovare, mantenendo alto il livello di competitività dell’azienda.

Quindi Business Knowledge Management è Business, sicuramente è Knowledge ed è più che mai Management poiché non ci può essere azienda se non vi è business, ma per continuare a fare business nell’Era della conoscenza c’è bisogno di puntare su una managerialità attenta e consapevole, capace di costruire reti di relazioni su cui far viaggiare e attraverso le quali catturare una conoscenza sempre più variegata fatta non solo di numeri ed informazioni, ma soprattutto di esperienze condivise e condivisibili.

Le Tecnologie Web 2.0 nei sistemi per il knowledge management

Il Web 2.0 è un termine utilizzato per indicare genericamente uno stato di evoluzione di Internet, con il quale si indica l'insieme di tutte quelle applicazioni online che permettono uno spiccato livello di interazione sito-utente.

La locuzione pone l'accento sulle differenze rispetto al cosiddetto Web 1.0 diffuso fino agli anni '90 e composto prevalentemente da siti web statici senza alcuna possibilità di interazione con l'utente eccetto la normale navigazione tra le pagine, l'uso delle e-mail e dei motori di ricerca.

In seguito, grazie all'integrazione con i database e all'utilizzo di sistemi di gestione dei contenuti (Content Management Systems), Internet si è evoluta con la creazione di siti dinamici, come ad esempio i forum o i blog, creando una situazione intermedia definita Web 1.5.

La differenza tra questi stadi consiste nell'approccio con il quale gli utenti si rivolgono al Web, che passa fondamentalmente dalla semplice consultazione supportata da efficienti strumenti di ricerca, selezione e aggregazione, alla possibilità dare il proprio contributo popolando e alimentando il Web con propri contenuti. Un esempio potrebbe essere il social commerce, evoluzione dell'e-commerce in senso interattivo, che consente una maggiore partecipazione dei clienti, attraverso blog, forum, sistemi di feedback.

Il Web 2.0 costituisce anzitutto un approccio filosofico alla rete che ne connota la dimensione sociale della condivisione e della generazione di contenuti (UGC – User Generated Content) rispetto alla mera fruizione. Oltre alla creazione condivisa di contenuto on-line, il Web 2.0 è caratterizzato dalla pubblicazione immediata del contenuto e alla conseguente classificazione e indicizzazione nei motori di ricerca, in modo che l'informazione sia subito disponibile a beneficio della comunità, realizzando in maniera veloce il ciclo di vita del content management.

Dal punto di vista tecnologico alcuni strumenti della rete sono rimasti invariati, come forum, chat e blog, che preesistevano già nel web 1.0, ma é la diversa modalità di utilizzo della rete ad aprire nuovi scenari. Le tecniche utilizzate fino a ieri per tenere più tempo i visitatori su un sito web (stickiness, o l'"appiccicosità" di un sito, è la capacità di tenere "incollati" gli utenti ad esso) stanno lasciando il posto ad altre concezioni di contatto con il fruitore.

Tale possibilità di creazione e condivisione di contenuti su Web, tipica del Web 2.0, è data da una serie di strumenti o tools on-line che permettono di utilizzare il web come se si trattasse di una normale applicazione. Il Web di seconda generazione è un Web dove poter trovare quei servizi che finora erano offerti da pacchetti da installare sui singoli computer.

Tim O’Reilly, un imprenditore americano che ha fondato la casa editrice O’Reilly Media, specializzata nella pubblicazione di libri del settore informatico, è considerato il teorico del Web 2.0 e ne ha dato la seguente definizione :

“Web 2.0 is the network as platform, spanning all connected devices; Web 2.0 applications are those that make the most of the intrinsic advantages of that platform: delivering software as a continually-updated service that gets better the more people use it, consuming and remixing data form multiple sources, including individual users, while providing their own data and services in a form that allows remixing by others, creating network effects through an architecture of participation, and going beyond the page metaphor of Web 1.0 to deliver rich user experiences”.

O’ Really ha enunciato un set di principi che definiscono le competenze core per le “web 2.0 companies”:
- Il network come piattaforma;
- Servizi, non software pacchettizzato, con una scalabilità che consenta un costo contenuto;
- Controllo su una fonte di dati unica e difficile da riprodurre che si arricchisca all’aumentare degli individui che la utilizzano;
- Abilitare gli utenti come co-sviluppatori;
- Imbrigliare l’intelligenza collettiva;
- Fare leva sulla long tail attraverso il self-service del cliente;
- Software sotto il livello del singolo dispositivo;
- Interfacce utente leggere, modelli di sviluppo e modelli di business.

O’ Reilly ha elaborato, inoltre, la seguente mappa degli strumenti del web 2.0:

Computer-Mediated Communication

Strumenti fondamentali nei sistemi per il knowledge management delle organizzazioni sono quelli che permettono alle persone di comunicare e interagire senza barriere, nelle varie modalità oggi consentite, soprattutto attraverso i pc e la rete internet. per questo si parla di Computer Mediated Communication.

Bisogna distinguere due tipi di Computer Mediated Communication:

- Sincrona, in cui la comunicazione avviene in tempo reale, come ad es. in un dialogo telefonico o in uno scambio conversazionale face to face e gli interlocutori sono presenti in rete nel medesimo istante. I mezzi tipici della CMC sincrona sono le videoconferenze, le chat, l'Internet Phone e i servizi di Instant Messaging. Le caratteristiche proprie della CMC sincrona sono: la multimedialità, l'ipertestualità, l'uso di pacchetti di dati per trasferire le informazioni, la sincronicità e l'interattività.

- Asincrona, nella quale lo scambio di messaggi avviene in tempi differenti e gli interlocutori non devono essere necessariamente connessi contemporaneamente. Tra i mezzi che presentano un tipo di CMC asincrona vi sono: la posta elettronica, le mailing list e i newsgroup. Esistono, inoltre, dei sistemi misti denominati MUD (Multi User Dungeon o Multi User Domain), che sono giochi di ruolo, ambienti virtuali di tipo testuale all'interno dei quali i partecipanti hanno la possibilità di conversare tra loro, come in una chat, ma anche di visitare lo spazio in cui si trovano e di interagire con gli oggetti che sono collocati in quel luogo.

Gli strumenti per la Computer Mediated Communication sono:

1. L’ E-Mail o Electronic Mail . È l'applicazione Internet più conosciuta e più utilizzata attualmente. La sua nascita risale al 1972, quando Ray Tomlinson installò su ARPANET un sistema in grado di scambiare messaggi fra le varie università, ma chi ne ha realmente definito il funzionamento fu Jon Postel. Lo scopo del servizio di e-mail è il trasferimento di messaggi da un utente ad un altro. Ciascun utente può possedere una o più caselle e-mail, su cui può ricevere messaggi, che vengono conservati per lui. Quando lo desidera, l'utente può consultare il contenuto della sua casella, organizzarlo, inviare messaggi a uno o più utenti. L'accesso alla casella di posta elettronica è normalmente controllato da una password o da altre forme di autenticazione. La modalità di accesso al servizio è quindi asincrona, ovvero per la trasmissione di un messaggio non è necessario che mittente e destinatario siano contemporaneamente attivi o collegati. La consegna al destinatario dei messaggi inviati non è garantita. Nel caso un server SMTP non riesca a consegnare un messaggio che ha ricevuto, tenta normalmente di inviare una notifica al mittente per avvisarlo della mancata consegna, ma anche questa notifica è a sua volta un messaggio di e-mail (generato automaticamente dal server) e quindi anche questa consegna non è garantita.

2. IM - Instant Messaging o sistema di messaggistica istantanea è un sistema di comunicazione solitamente client-server per computer che consente di scambiare in tempo reale, fra utenti di due computer connessi in rete, frasi e brevi testi: è la moderna versione del vecchio servizio talk di UNIX. È differente dalla e-mail perché lo scambio è istantaneo ed è più evoluto del suo predecessore perché le frasi compaiono istantaneamente e non lettera per lettera. Inoltre, spesso vengono offerti anche altri servizi oltre al semplice invio di messaggi. Sostanzialmente, un moderno sistema di IM consiste in un programma server centrale, che gira su una macchina apposita, a cui si collegano i programmi client su ciascun computer collegato in rete: il server tiene traccia di quali computer e quali utenti sono connessi al sistema e gestisce le comunicazioni fra i vari programmi client. Per motivi di sicurezza, ai vari client non viene in generale fornito l'indirizzo di rete del corrispondente con cui sono in comunicazione, tuttavia per motivi di efficienza, durante lo scambio di file oppure di flussi streaming (audio e video in tempo reale fra client) il server comunica a ciascun client l'indirizzo di rete dell'altro per permettere ai due di scambiarsi i dati direttamente senza farli passare per il server. In alcune applicazioni di IM se un utente contattato non è connesso in quel momento, il server memorizza il messaggio per alcune ore e lo recapita all'utente chiamato appena questi si connette, se lo fa entro un tempo limite.

3. Videoconferencing o sistema per la videoconferenza è la combinazione delle tecnologie:
- videotelefonia, che permette di vedere soltanto il proprio interlocutore;
- videoconferenza vera e propria, che permette a più persone di condividere un unico canale di comunicazione;
- videoconferenza per la didattica a distanza, per l'apprendimento di gruppo, che avviene in aule attrezzate e l'ausilio di un tutor in presenza che garantisce e stimola l'interazione in tempo reale col docente e tra gli allievi e per l’apprendimento individuale con studenti collegati contemporaneamente e un docente che interagisce in tempo reale tramite comunicazioni internet (e-mail, chat).
Oltre alla possibilità di vedere il proprio interlocutore, la videoconferenza permette di disporre di:
- un pannello di controllo dove sono indicati i soggetti partecipanti;
- uno spazio di lavoro virtuale comune, in cui tutti i partecipanti possono condividere testi, immagini, tabelle ed altre informazioni;
- un ausilio di tutor in aula.
La videoconferenza rappresenta l'interazione sincrona in audio, video e dati fra due o più soggetti. La possibilità di comunicare in videoconferenza dipende dalla disponibilità di apparati che supportino la cattura, codifica, trasmissione e decodifica di audio e video e dalla capacità degli apparati stessi di colloquiare secondo un protocollo standard comune.

I Sistemi di Business Intelligence nei progetti di knowledge management

La Business Intelligence è quell'insieme di strumenti e metodi che consentono e agevolano la ricerca e la trasformazione dei dati aziendali in informazioni utili, a supporto dell'attività decisionale del management.

Le applicazioni di Business Intelligence consentono la manipolazione e l'integrazione delle informazioni in tempo reale e in maniera interattiva, riducendone i costi di accesso. Aiutano a prevenire la potenziale perdita di conoscenza derivante dall'accumulo dei dati conservati in vari sistemi e non realmente fruibili.

Le aree aziendali coinvolte per l'implementazione di progetti di Business Intelligence possono essere diverse:
- il marketing, con le esigenze di analisi delle attività del settore (analisi della concorrenza, per lo sviluppo di nuovi prodotti, per rilevare e migliorare la customer satisfaction, per le analisi di geo-marketing, per lo studio delle potenzialità di mercato, di un prodotto o di un punto vendita, profiling del consumatore, segmentazioni, analisi del comportamento d'acquisto dei propri clienti, individuazione dei migliori gruppi target per azioni promozionali o per attività di direct marketing);
- le vendite, per tutta l'attività di monitoraggio del canale al fine di migliorarne le performances;
- il controllo finanziario e di gestione, per le esigenze di pianificazione controllo dei budget e dei costi aziendali;
- la supply chain, per il monitoraggio dei processi e il miglioramento dell'efficienza.

Un sistema di Business Intelligence prevede una metodologia composta da varie fasi:
- analisi di fattibilità (lato tecnico ed economico, definizione degli obiettivi, analisi dell' impatto organizzativo)
- definizione del business model (definizione delle esigenze informative e funzionali, identificazione delle informazioni e delle dimensioni di analisi rilevanti per il target identificato)
- mappatura delle sorgenti dati
- identificazione delle criticità tra obiettivi e dati disponibili
- definizione e scelta della piattaforma tecnologica e delle infrastrutture
- creazione del prototipo
- sviluppo e implementazione del sistema di Business Intelligence.

L'architettura di un sistema di Business Intelligence prevede tre livelli di intervento:
1. ad un primo livello troviamo i sistemi informativi alimentanti di tipo operativo (On-Line Transaction Processing) che contengono dati strutturati e destrutturati (sistemi ERP, portali, applicazioni varie, e-commerce, sistemi di CRM) dai quali, con software specialistici (ECTL - Extraction, Cleaning Transformation and Loading) viene effettuata l'estrazione, la mappatura, la cernita, la trasformazione e il trasferimento dei dati elementari nelle basi dati di tipo data warehouse e data mart;
2. al secondo livello troviamo le basi dati direzionali (data warehouse e data mart), nelle quali i dati vengono integrati e archiviati sia in db di tipo relazionale, sia in db di tipo multidimensionale. Queste basi dati alimentano i sistemi di business intelligence che si trovano al livello successivo dell'architettura;
3. in questo terzo livello, si posizionano le applicazioni (Analytic Applications e Decision Support System tools) e i tools (Executive Information System, On-Line Analytical Processing, Geographic Information System, Multidimensional Analysis, Data Mining) per l'attività di business intelligence vera e propria.

Un sistema di Business Intelligence persegue un obiettivo principale che è il taglio dei costi e dei tempi di accesso alle informazioni strategiche per l'azienda, attraverso l'integrazione dei dati storici e la loro successiva manipolazione secondo fini diversificati.

I benefici della sua implementazione derivano dalla valutazione dei seguenti parametri:
- vantaggi strategici, miglioramento delle capacità di decision making, aumento delle revenues, riduzione dei costi, distribuzione di strumenti più efficaci agli utenti, capacità di storicizzazione e analisi dei dati transazionali;
- vantaggi tattici, capacità di fare analisi multidimensionali e di interagire con scenari specifici;
- vantaggi operativi, capacità di intervento immediato a fronte di scostamenti rilevati tra risultati attesi ed effettivi;
- vantaggi funzionali, perseguiti con specifiche applicazioni per i settori aziendali di riferimento.

Gli sviluppi naturali di un sistema di Business Intelligence sono tutti quegli applicativi in grado di integrare e condividere, attraverso una piattaforma unificata, sia le informazioni strutturate che quelle destrutturate, andando a realizzare un sistema di Business Performance Management, finalizzato allo sviluppo di strategie, processi e programmi per la valutazione e la misurazione delle prestazioni individuali e per il relativo collegamento con modelli e indicatori di risultato a livello aziendale.

I punti di forza di un sistema di Business Performance Management sono:
- la capacità previsionale;
- l'analisi in tempo reale contemporaneamente al verificarsi dell'evento;
- il coinvolgimento di diverse funzioni aziendali nell'analisi;
- l'elevata capacità di integrazione con le altre applicazioni aziendali.

Un progetto di Business Intelligence può, ad esempio, essere impiegato per: l’ottimizzazione dei processi aziendali con l'ausilio e l'implementazione di sistemi di georeferenziazione della situazione analizzata; la realizzazione di sistemi informativi territoriali per la strutturazione e il monitoraggio di attività di distribuzione a livello nazionale; la realizzazione di cruscotti direzionali; l’implementazione di sistemi informativi volti a fornire monitoraggio e report statistici di specifiche attività aziendali; il monitoraggio del rapporto commerciale con i clienti, relativo ad esempio alla customer value o alla profittabilità del cliente, ai trend di fatturato; l’analisi della concorrenza; il monitoraggio del livello di produzione e rendimento delle risorse umane.

I Sistemi di Information Retrieval e i Search Engines nei progetti di knowledge management

Un progetto focalizzato sulla gestione della conoscenza aziendale non può prescindere dall'inserimento di sistemi per la ricerca delle informazioni, anzi questi ne costituiscono un tassello fondamentale. Vengono implementati sistemi per ricerche sulle informazioni interne ad una organizzazione, da integrare con sistemi per la ricerca di informazioni esterne, secondo un criterio testuale o semantico.

In linea generale, l'Information Retrieval è l'insieme delle tecniche utilizzate per il recupero mirato dell’informazione in formato elettronico. Per "informazione" si intendono tutti i documenti, i metadati, i file presenti all'interno di banche dati o nel world wide web. L'IR è un campo interdisciplinare che nasce dall'incrocio di discipline diverse: coinvolge la psicologia cognitiva, l'architettura informativa, la filosofia, il design, la linguistica, la semiotica, la scienza dell'informazione e l'informatica. Per recuperare l'informazione, i sistemi IR usano i linguaggi di interrogazione basati su comandi testuali.

Due concetti sono di fondamentale importanza:
1. le query o "interrogazioni" che sono stringhe di parole-chiavi rappresentanti l'informazione richiesta e vengono digitate dall'utente in un sistema IR (per esempio un motore di ricerca);
2. l’oggetto che è un'entità che mantiene o racchiude informazioni in una banca dati (un documento di testo, per esempio, è un oggetto di dati).

Una tipica ricerca di IR ha come input un comando dell'utente. Poi la sua query viene messa in relazione con gli oggetti presenti nella banca dati. In risposta, il sistema fornisce un insieme di record che soddisfano le condizioni richieste. Spesso i documenti stessi non sono mantenuti o immagazzinati direttamente nel sistema IR, ma vengono rappresentati da loro surrogati. I motori di ricerca del Web (ad es. Google) sono le applicazioni più note di Information Retrieval.

Un motore di ricerca o search engine è un sistema automatico che analizza un insieme di dati, spesso da lui stesso raccolti, e restituisce un indice dei contenuti disponibili classificandoli in base a formule matematiche che ne indichino il grado di rilevanza data una determinata chiave di ricerca.

Il lavoro dei motori di ricerca si divide principalmente in tre fasi:

- Analisi del campo d'azione. Per analizzare il web i motori di ricerca utilizzano dei programmi detti crawler o spider o robot, che si occupano di visitare automaticamente gli URI* contenuti nel database e seguire i successivi URI che trovano all'interno dei documenti analizzati, inserendo di volta in volta nel database tutte le informazioni "sensibili" della pagina: il contenuto testuale, varie informazioni su di essa come la data di ultimo aggiornamento e altre informazioni;

- Catalogazione del materiale ottenuto. Dopo l'analisi delle pagine, a seconda di criteri che variano da motore a motore, alcune di esse vengono inserite nel database e nell'indice del motore di ricerca. La parte testuale archiviata durante la fase di analisi verrà in seguito analizzata per fornire le risposte alle ricerche degli utenti. Molti motori di ricerca sul web rendono anche disponibile una copia dei dati testuali di ogni pagina archiviata per quando la risorsa originale sia irraggiungibile, funzione è denominata “Copia cache”.

- Risposta alle richieste dell'utente. Rispondere alle richieste degli utenti implica la necessità di elencare i siti (o i db in caso di Intranet) in ordine di rilevanza rispetto alla richiesta ricevuta. Per stabilire la rilevanza di un sito vengono cercate nel database quei documenti che contengono la parola chiave inserita dall'utente, dopodiché ogni motore di ricerca sfrutta propri algoritmi per classificare le pagine, controllando, per esempio, quante volte le parole chiave vengono ripetute, quanti link riceve quel documento, in quali punti della pagine sono poste le parole chiave, quanti siti del database contengono link verso quella pagina o quante volte un utente ha visitato quel sito dopo una ricerca.

Per le ricerche sul web, i motori di ricerca forniscono anche risultati sponsorizzati, ovvero mostrano in maggiore evidenza nelle SERP (Search Engine Result Pages, Pagine dei risultati dei motori di ricerca) siti web di aziende che pagano per risultare tra i primi risultati quando si cercano termini (keywords o parole chiave) che sono in relazione all'ambito di competenza dell'azienda stessa. I risultati sponsorizzati dei motori possono apparire anche sui siti che partecipano al loro programma di affiliazione. In particolar modo, Google permette di far apparire nelle proprie SERP, chiaramente distinti dai risultati "naturali", risultati a pagamento comprati con il programma AdWords. In aggiunta a questo offre anche un servizio di sponsorizzazione che si rivolge a tutti i siti che hanno determinati requisiti, chiamato AdSense. Google AdSense (spesso abbreviato con Google AS) usa le capacità del motore di ricerca di interpretare il tema della pagina in cui è posizionato l'apposito codice per fornire annunci a tema.

La possibilità di raffinazione della ricerca varia da motore a motore, ma la maggior parte permette di utilizzare operatori booleani. Su Google e sui motori più moderni è possibile raffinare la ricerca a seconda della lingua del documento, delle parole o frasi presenti o assenti, del formato dei file (Microsoft Word, PDF, PostScript, ecc.), ad esempio a seconda della data di ultimo aggiornamento. È anche possibile cercare contenuti presenti in un determinato sito. Su Exalead , un motore di ricerca aziendale, è possibile raffinare la ricerca più intuitivamente, attraverso un sistema di “filtraggio”.

Le più recenti innovazioni nella produzione di algoritmi e di sistemi di Information Retrieval si basano sull'analisi semantica dei termini e sulla conseguente creazione di reti semantiche. Lo stesso Google ha adottato sistemi per la prevenzione dell'errore e la contestualizzazione dei risultati. È lecito prevedere che nel giro di alcuni anni i motori di ricerca baseranno le proprie tecnologie sia sull'analisi quantitativa dei contenuti (le parole in sé), sia soprattutto su quella qualitativa (il senso delle parole).

Alcuni tra i motori di ricerca semantica più conosciuti e diffusi sono:
- Exalead;
- Autonomy;
- Expert System;
- Polyspot;
- Omnifind.

La nuova frontiera dei motori di ricerca è il web 2.0. Adottando questa logica molti motori e directory internazionali puntano a una maggiore partecipazione degli utenti nella creazione dei contenuti dei motori di ricerca, in modo da eliminare qualsiasi ricorso a spider o a link sponsorizzati. Con questa logica gli utenti possono segnalare essi stessi i link e decidono se dare o meno popolarità ai siti segnalati.


*Un Uniform Resource Identifier (URI, acronimo più generico rispetto ad "URL") è una stringa che identifica univocamente una risorsa generica che può essere un indirizzo Web, un documento, un'immagine, un file, un servizio, un indirizzo di posta elettronica, ecc. L'URL è un URI, o più comunemente chiamato indirizzo web. Gli URI rendono disponibili le risorse secondo una varietà di protocolli quali HTTP, FTP, ecc. Un URI può essere classificato come URL o come URN.

- Un URL (Uniform Resource Locator) è un URI che, oltre a identificare una risorsa, fornisce mezzi per agire su o per ottenere una rappresentazione della risorsa descrivendo il suo meccanismo di accesso primario o la sua "ubicazione" ("location") in una rete. Per esempio, l'URL http://www.wikipedia.org/ è un URI che identifica una risorsa (l'home page di Wikipedia) e lascia intendere che una rappresentazione di tale risorsa (il codice HTML della versione corrente di tale home page) è ottenibile via HTTP da un host di rete chiamato www.wikipedia.org.

- Un URN (Uniform Resource Name) è un URI che identifica una risorsa mediante un "nome" in un particolare dominio di nomi ("namespace"). Un URN può essere usato per parlare di una risorsa senza lasciar intendere la sua ubicazione o come ottenerne una rappresentazione. Per esempio l'URN urn: isbn: 0-395-36341-1 è un URI che consente di individuare univocamente un libro mediante il suo nome 0-395-36341-1 nel namespace dei codici ISBN, ma non suggerisce dove e come possiamo ottenere una copia di tale libro.

E' nato Knowledge Factory, gruppo di ricerca su: Comunicazione Organizzativa, Gestione della conoscenza, Web 2.0

Knowledge Factory è la community del gruppo di ricerca della Cattedra di Comunicazione Organizzativa della Facoltà di Lettere e Filosofia della Università LUMSA - Libera Università Maria SS. Assunta di Roma. Uno spazio virtuale di scambio, confronto su comunicazione organizzativa e gestione della conoscenza, con particolare attenzione allo sviluppo della comunicazione 2.0.

Le attività del gruppo di ricerca sono gestite da studenti ed ex studenti della Facoltà di Lettere e Filosofia della LUMSA di Roma e si svolgono nell'ambito delle attività del Corso di Laurea Specialistica in Comunicazione d'Impresa. Il Progetto è coordinato da Fabrizio Maimone, Ricercatore a tempo determinato di Sociologia dei processi economici e del lavoro presso la LUMSA di Roma.

La missione è contribuire allo sviluppo della conoscenza su modelli, metodologie, strumenti e trend della comunicazione organizzativa, con particolare attenzione allo sviluppo della comunicazione 2.0.

http://knowledgefactory.ning.com/

Il Groupware nei sistemi per il knowledge management

In un White Paper del 1995 a cura di Lotus (oggi brand IBM), “Groupware: Communication, Collaboration, Coordination”, è ben illustrato cosa si intendeva per groupware , che importanza assumeva e di quali strumenti era necessario dotarsi affinché fosse realizzabile nelle aziende. Nonostante siano passati 15 anni, certi argomenti sono di scottante attualità per il mondo delle organizzazioni complesse e ancor di più nel momento che vengono varati progetti per il knowledge management.

Il termine groupware (dall'inglese group = gruppo, ware = suffisso di software e hardware) fa riferimento al software che supporta il lavoro di gruppo, anche definito software collaborativo.

I punti cardine del groupware, strettamente interrelati, che corrispondono a specifiche categorie di strumenti, sono:

1. communication --> messaging
(e-mail: modello di comunicazione push);

2. collaboration --> shared database
(electronic conferencing, reference publishing systems, virtual workspace, virtual desk: integrazione di un modello push e pull di comunicazione che favorisca la collaborazione);

3. coordination --> development framework e workflow
(un extended transaction model).

Esempi di software di questo tipo, che permettono di condividere il lavoro e comunicare informazione per scopo anche i più diversi, sono:

- sistemi collaborativi di gestione di posta elettronica;
- electronic meeting systems;
- workflow systems;
- BBS (Bulletin Board System);
- Mediawiki, chè è il software che gestisce e controlla la produzione delle pagine della enciclopedia Wikipedia;
- funzionalità cooperative si ritrovano anche all'interno di applicazioni generiche sia di produttività personale che aziendale.

Le letteratura scientifica attribuisce al termine groupware anche un significato più specifico, includendovi strumenti non software (per esempio sistemi di teleconferenza tradizionali), ma implicando, in genere, un’ intima correlazione fra gli strumenti tecnologici e le pratiche d'uso cooperative ipotizzate dai progettisti di tali strumenti.

Per questa ragione sono considerati parte di un "sistema groupware" anche i processi sociali che esso consente o facilita. Il settore dell'informatica che si occupa del supporto per il lavoro cooperativo e da cui quindi derivano molti prodotti groupware è il Computer Supported Cooperative Work (CSCW).

Il software collaborativo diventa tanto potente quante più persone lo utilizzano, proprio come regolato dalla Legge di Metcalfe. Per la Legge di Metcalfe l'utilità e il valore di una rete sono pari ad n^2 - n, dove n è il numero degli utenti.

Pioniera nello sviluppo di software collaborativo è stata Lotus Software, con l'insieme di applicazioni Lotus Notes: un software collaborativo con architettura client-server e con gestione integrata dell'e-mail.

Come realizzare un Knowledge Management System

Contributo di Maurizio Masotti, Amministratore Unico di Quattroemme

Premessa
Si osserva oggi, all'inizio del 2010, una situazione di forte evoluzione del modo di pensare, progettare e fruire le soluzioni informatiche.
Le tecnologie della comunicazione, i collegamenti a banda larga, il cosidetto "web 2.0" consentono di lavorare, studiare, giocare, socializzare virtualmente da ogni luogo, con persone sparse ovunque.

Ormai la diffusione dei computer e degli accessi a Internet nelle case è elevata al punto che perfino le incombenze quotidiane ne sono influenzate: dobbiamo andare al cinema? Prenotare un viaggio? Pagare la bolletta? Scrivere ad amici e parenti? Trovare amicizie professionali e non? Passare il tempo? Tenerci informati? Studiare? Lavorare?

Tutto questo, o quasi, fino a qualche tempo fa era possibile solo dai luoghi di lavoro e solo se si lavorava in aziende tecnologicamente avanzate. Oggi da casa spesso si può fare anche molto di più di quello che il nostro luogo di lavoro ci consente, dove politiche restrittive o inadeguatezza tecnologica ed organizzativa rendono "sorpassato" l'ambiente professionale rispetto a quello consumer.

Grazie alle tecnologie web 2.0 oggi abbiamo la grande opportunità di interagire nel web, di essere non solo fruitori ma anche creatori di contenuti: dai wiki, ai blog, agli archivi aziendali dove poter depositare informazioni e conoscenze, ai "social network" dove tutto cresce e si alimenta, per definizione, grazie ai contenuti degli utenti.

Il "web 2.0" è quindi sinonimo di "partecipazione".

Innovazione tecnologica
L'innovazione tecnologica consente oggi quanto sopra descritto ma, spesso, ci si trova in casi dove si percepisce nettamente che le organizzazioni potrebbero essere più efficaci ed efficienti se rivedessero i propri processi in ottica di migliore sfruttamento delle possibilità che la tecnologia propone.

Quasi sempre si cerca di introdurre una tecnologia per risparmiare tempo e risorse, per far sì che la persona faccia presto e meglio il suo lavoro, il computer stesso è sinonimo di "presto e meglio" rispetto ai vecchi strumenti d'ufficio, così come il fax e l'e-mail rispetto alla posta cartacea. Negli ultimi anni si è dato ampio spazio ai sistemi che migliorano i processi, vedi i sistemi ERP - Enterprise Resources Planning in cui il vecchio concetto meccanografico della "Contabilità, del Magazzino, della Produzione, della Fatturazione" è stato trasformato in un insieme di programmi e di funzioni che non solo coprono i vecchi temi, ma consentono alle aziende di inserire le regole organizzative e di processo per far sì che l'organizzazione funzioni secondo regole definite.

Ma i sistemi ERP sono tra i pochi che veramente hanno cercato di plasmare le organizzazioni, per il resto si è quasi sempre lasciato che le orgaizzazioni si organizzassero spontaneisticamente o quasi.

Le situazioni più diffuse
Pensando al mercato nel suo complesso, dalle Grandi Aziende alle PMI, le situazioni più diffuse sono quelle dove le aziende si sono dotate di un sistema ERP (perchè core business), di un sistema di posta elettronica (perchè indispensabile), di qualche sistema di condivisione di file e cartelle in server aziendali, di altri programmi specializzati come i sistemi di CRM - Customer Relationhip Management (per la gestione dei clienti) e di gestione documentale (quasi sempre in seguito a normative, come per il Protocollo Informatico o l'Archiviazione Sostitutiva).

Naturalmente le aziende si sono tutte, grandi medie piccole o piccolissime, dotate di potenti computer, di sofisticatissimi programmi di office automation, di telefonini di ultima generazione, di connessioni ad Internet in larga banda.


La crisi economica ed il settore ICT
Il settore ICT ha avuto tra la fine del vecchio millennio ed i primi anni del nuovo il suo massimo livello di espansione. Il Millennium Bug, l'introduzione dell'Euro, l'avvento di Internet, l'Internet interattiva, il Mobile Computing... hanno contribuito alla crescita esponenziale del settore ICT che ha potuto assorbire un numero enorme di addetti. Ma come ogni crescita rapida ed elevata, anche quella del settore ICT ha nascosto fenomeni speculativi che hanno iniziato a dare i primi sintomi di evidenza già da diversi anni.

Poi è arrivata la crisi mondiale che ha colpito tutto e tutti e che ha fortemente accelerato la crisi del settore ICT forse rimasto troppo ancorato, nel frattempo, a visioni tecnocratiche e anticamente "informatiche" delle aziende e delle soluzioni realizzabili per esse.

Si è arrivati quindi ad osservare oggi che molti responsabili informatici hanno difficoltà nell'ottenere nuovi investimenti perchè è difficoltoso descrivere quali saranno i ritorni degli stessi (ROI), visto che ovunque tutti hanno hardware e software in abbondanza. Si potrebbe dire che si è comprato tutto che quello che si poteva comprare. Si è, quindi, in una situazione di stallo dovuta al fatto che o non si spende perchè l'azienda è in crisi, o si spende solo se si risparmia da subito, o si cerca di mantenere lo "status quo" cercando fortemente di ridurre i costi annuali di gestione. Questo comporta che i clienti hanno acquisito un notevole potere contrattuale nei confronti dei fornitori, sempre più in concorrenza tra loro e sempre più costretti non solo a ridurre i margini, ma a volte a lavorare sottocosto, pur di lavorare.

Nel 2009 hanno chiuso 12.000 aziende nel settore ICT in Italia (fonte IDC). Come ne usciamo? . Rendiamo la nostra azienda più competitiva. Le tecnologie non mancano e sono le organizzazioni che devono migliorare. Basta prendere la posta elettronica per capire come sia diventata un sistema di distribuzione oltre che di messaggi eterogenei, anche di documenti che hanno il solo scopo di circolare in più copie senza regole di distribuzione, di gestione, tantomeno di archiviazione.

Generalmente siamo ottimi produttori di documenti in formato digitale, ma la gestione di questi nel loro intero ciclo di vita è spesso affidata alla posta elettronica, tramite la quale i documenti vengono trattati in modo molto simile a quelli cartacei che volevano sotituire. Dov'è l'ultima copia approvata? Dov'è quella inviata al cliente? Dove archivio i documenti che mi arrivano?

La posta elettronica va vista come una componente di comunicazione di un sistema globale di gestione dei documenti e delle informazioni. Solo così sarà possibile far circolari messaggi con "il collegamento" al documento e non con il documento stesso allegato. Se esiste "il collegamento" al documento vuol dire che:
- ne esiste una sola copia dello stesso, che contiene le informazioni sulla versione, sull'autore, sulle approvazioni, sui collegamenti ad altri documenti;
- che esiste un archivio preposto a memorizzare quel tipo di documento oppure quel documento in quella fase del suo ciclo di vita.

Troppo banalmente spesso si crede possibile ottenere questi risultati dalle semplicistiche soluzioni di file-sharing, dove cartelle gerarchiche consentono l'accesso da più computer collegati in rete.
Un sistema di content and document management integrato con la posta elettronica e l'instant messaging consente, in modalità intranet o internet, di interagire con e far interagire le persone tra loro. Sarà quindi più facile comunicare, condividere e collaborare, fornendo documenti ed informazioni, arricchendo i colleghi, l'azienda, se stessi, di nuove conoscenze.

I processi saranno fluidi ed efficienti, rapidi e migliori per clienti interni ed esterni, l'azienda sarà quindi percepita meglio e vissuta con più partecipazione dai suoi membri e riuscirà a competere meglio sul mercato sempre più agguerrito ed innovativo.

Informazioni e dati
Il sistema di content and document management, integrato al sistema di unified communication, pone le basi per il Knowledge Management System. In un KMS adeguato non deve mancare la possibilità che il singolo utente del sistema, oltre a poter accedere da ogni luogo e con ogni mezzo, possa organizzare i documenti e le informazioni a suo uso e consumo, suo e del proprio team, a prescindere da come l'azienda ha necessità di gestire ed archiviare informazioni e documenti. Ad esempio, si dovrebbero avere cartelle personali e di gruppo dove aggregare e-mail, documenti e bookmarks (tutto sempre come "link" agli originali) reperibili dai vari "silos" aziendali o da applicazioni specifiche come il Protocollo Informatico, reperibili con un unico e potente motore di ricerca full-text tradizionale o più avanzato, di tipo semantico.

Notevole importanza è data anche alla semplicità d'uso, all'ergonomia dell'interfaccia grafica, perchè la complessità di un KMS è tale che non sempre ne risulta semplice l'utilizzo, specie quando il KMS è composto aggregando ed integrando molteplici tecnologie. Si stanno affermando tecnologie dove non si parla più di Graphics User Interface (GUI) ma di... User Experience...

Se l'azienda può trovare oggi nel Corporate Portal la sua corrispondente Azienda Virtuale, la persona (o meglio il knowledge worker) trova nel Virtual Desk il suo posto di lavoro ideale da dove poter governare ed utilizzare al meglio il patrimonio di informazioni e documenti, la comunicazione diretta ed indiretta, le proprie attività aziendali e personali.

Dal Virtual Desk di deve poter accedere con facilità anche al DashBoard di interesse che riguarda il core business, agli strumenti di reportistica, di studio e analisi dei dati dove poter trarre informazioni utili, strategiche, importanti da poter condividere e depositare nel KMS. Grazie a tecnologie innovative, oggi è possibile avere sistemi di Business Intelligence rapidi, efficaci, che consentono una navigazione negli stessi senza schemi precostituiti, che riescono quindi a seguire l'analista del business nei suoi ragionamenti che, man mano che consulta e seleziona dati, attiva processi cognitivi diversi ed originali.

Fornitore vs. Partner
In questo scenario si stanno affermando le nuove soluzioni fruibili via internet gratuite o in modalità pay per use, che per comodità potremmo tradurre in "noleggio operativo, paghi quanto consumi". Se qualche anno fa ha avuto un certo successo l'outsourcing,, cioè il demandare ad aziende specializzate la gestione di tutto o parte del proprio sistema informativo, oggi l'outsourcing lo ritroviamo concettualmente riproposto sotto forma di cloud computing che altro non è, appunto, che una nuova forma di outsourcing, cioè di affidamento a terzi di alcune componenti del proprio sistema, cercando di avere più vantaggi che svantaggi. Lo scopo è sempre fondamentalmente lo stesso: cercare di abbattere i costi dei sistemi, i TCO che ogni componente richiede tra costi di acquisto, di progetto, di implementazione, di gestione, di evoluzione.

Le tecnologie evolvono sempre più rapidamente ed il ciclo di vita delle competenze è sempre più breve, è quindi sempre più difficile essere aggiornati e stare al passo con l'innovazione. Se a questo aggiungiamo le ristrettezze economiche che non consentono investimenti in formazione come sarebbe necessario, abbiamo una situazione particolarmente critica in cui le aziende hanno sempre la necessità di dover spendere meno, la sensazione di non essere mai aggiornati a sufficienza, che c'è sempre una qualche innovazione tecnologica vissuta come una chimera, una panacea di tutti i propri mali.

Diventa vitale che l'antico "fornitore di informatica" si trasformi in consulente, vero e proprio partner del cliente, capace di capirne il business, il linguaggio e le sue esigenze al fine di varare congiuntamente progetti per migliorare le prestazioni e la redditività, per ottenere il miglior rapporto costi/benefici dalle soluzioni adottate, per ridurre i TCO dei vari componenti, liberando risorse utili alla formazione ed agli investimenti.

Il fornitore-partner dovrà assicurare il ruolo di "cuscinetto" tra il cliente e le tecnologie, garantendone la conoscenza, la padronanza, la disponibilità per il cliente sia in modalità SaaS (Software as Service), quindi secondo le nuove tendenze del "cloud computing", ma sempre assicurando che le risorse hw e sw siano dedicate al cliente, con gli archivi separati, la sicurezza ai massimi livelli, oppure in modalità in-house, semplificando le strutture hw e sw, limitando il numero di piattaforme da gestire, offrendo TCO sempre trasparenti e competitivi, magari con un servizio di "soft-outsourcing" cioè di gestione complessiva dei sistemi del cliente da parte del fornitore ma a casa del cliente stesso.

Soluzione
Una soluzione totalmente in linea con quanto descritto fin qui, è la soluzione BKM - Business Knowledge Management di Quattroemme che realizza il Corporate Portal con la gestione dei contenuti, il Virtual Desk, la posta elettronica e l'Instant Messaging, la gestione documentale in ogni sua forma, completando il sistema con cartelle personali, motore di ricerca, gestione della sicurezza, crittografazione dei dati, firma digitale, acquisizione ottica dei documenti, fax server, archiviazione sostitutiva. Il sistema è fruibile come SaaS o installabile presso il cliente su qualsiasi sistema operativo e non richiede l'acquisto di ulteriori licenze di altri produttori. Basato totalmente su tecnologia IBM Lotus Notes/Domino, forse la più antica (quasi venti anni) e completa sul mercato, altamente affidabile e diffusa in centinaia di milioni di utenze in tutto il mondo.

La suite BKM risulta estremamente competitiva (le licenze IBM Lotus sono comprese) in quanto di rapida progettazione organizzativa, installazione, formazione, avviamento e dai bassi costi di gestione annuale. A completamento del progetto di KMS non può mancare la tecnologia che sta ridefinendo il concetto stesso di Business Intelligence, cioè QlikView, tecnologia svedese che tramite tre semplci ed efficaci innovazioni tecnologiche, l'analisi in memoria, la tecnica associativa e l'analisi visuale, consente in pochi giorni di acquisire quella padronanza e conoscenza dei propri dati, del proprio business, della propria azienda sempre sognati e difficilmente ottenuti, anche in seguito ad investimenti consistenti.

L'integrazione tra la suite BKM ed i cruscotti di QlikView completano il KMS sotto ogni punto di vista e consentono non soltanto una nuova esperienza nella gestione della collaborazione, dei documenti e delle informazioni, nell'analisi e studio dei propri dati, ma il commento degli stessi, la condivisione delle riflessioni e delle motivazioni a sostegno delle decisioni aziendali. Fondamentale è riuscire a trasformare i dati in informazioni, le informazioni in conoscenza, affinando la creatività dei singoli e dell'organizzazione nel complesso per migliorare la capacità di innovare e competere.

La suite BKM di Quattroemme è certificata da IBM ed è acquistabile anche sul mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, http://www.acquistinretepa.it

Il Document Management nei progetti per il Knowledge Management

segue da post del 19 marzo

Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Resp. BU Top / SMBs di Quattroemme.

Come già anticipato nel precedente post, l’introduzione del Protocollo Informatico si identifica come un primo importante passo verso la gestione elettronica dei documenti, importante tassello in un sistema per la gestione della conoscenza nelle organizzazioni.

Per definizione il Protocollo ricopre un ruolo verticale con compiti specifici regolati, nel caso delle pubbliche amministrazioni, da una normativa ben definita.
Tuttavia all’interno di qualunque organizzazione, il documento, una volta certificato dal sistema di protocollo, può innescare un processo (o pratica), nel caso di documenti entrata, o è il risultato di un processo già attuato nel caso di documenti in uscita.

In altri termini, si pone l’esigenza di una gestione dell’intero ciclo di vita del documento che in tal caso deve essere gestito da una piattaforma documentale che integri anche il sistema di Protocollo.

Lo scopo, infatti, che si pone una piattaforma di gestione documentale è più ampio di quello di un sistema di protocollo. In particolare:
• Sicurezza dei dati;
• Facilità di backup e reperimento dei documenti che risiederebbero nell’archivio dell’applicativo evitando la dispersione degli stessi;
• Sicurezza nell’accesso ai dati, per cui ogni utente potrà accedere solo ai dati di sua competenza e non avrà in alcun modo visibilità sul resto dei documenti;
• Attivazione di cicli di revisione seriali e paralleli sui documenti, strumento utile per la gestione di tutta quella documentazione su cui è necessario che lavorino più persone in diverse fasi e tutto quello che viene fatto su un documento viene registrato in un apposita cronologia;
• Versioning dei documenti, per cui durante i cicli di revisione dei documenti sarà possibile crearne delle nuove versioni, mantenendo le vecchie. Questo permette di ricostruire la storia di ogni singolo documento evitando la perdita di qualsiasi informazione;
• Configurazione a livello utente dei propri permessi, per cui per ogni utente sia possibile stabilire quali tipologie di documenti può creare, revisionare e approvare mediante la personalizzazione di strutture gerarchiche dei permessi;
• Configurazione a livello di tipologia dei documenti, per cui stabilita una categoria di tipologia dei documenti, il sistema sia in grado di registrare, per ogni categoria, quali sono gli utenti abilitati alla creazione, alla revisione ed all’approvazione;
• Integrazione con soluzioni per il web-publishing, in modo che per ogni singolo documento sia possibile indicare al sistema se esso deve essere pubblicato sul portale o deve rimanere solo all’interno della gestione documentale;
• Gestione del log, per cui la registrazione della data e dell'ora in cui ogni documento viene modificato sia automatica e consenta la rapida consultazione delle operazioni eseguite;
• Worflow documentale, in modo che sia possibile un workflow che preveda un ciclo di Revisione e uno di Approvazione per ogni singolo documento fino ad arrivare, nei casi più semplici, ad eliminarlo del tutto, con la possibilità da parte di ogni Revisore o Approvatore di modificare il testo o aggiungere un commento e in modo che la notifica dell'avvenuto passaggio sia gestita automaticamente tramite invio di e-mail;
• Integrazione con altri sistemi, come ad esempio la posta elettronica.

In generale, il documento digitale viene prodotto e gestito nel suo ciclo di vita dai sistemi EDMS - Electronic Document Management Systems, che sono sistemi che operano sul “document” o contenuto digitale e che supportano anche il processo stesso di produzione dei contenuti, compreso quello relativo alla gestione e modifica del documento.

Viene poi inviato ai sistemi di archiviazione ERMS - Electronic Record Management Systems, che sono sistemi che agiscono sui “record”, entità immodificabili costituite da uno o più “documents” e forniscono una struttura archivio dei documenti prodotti, secondo schemi di classificazione dei contenuti.

L’introduzione di tutte le componenti applicative sopra descritte all’interno di una organizzazione si accompagna ad un progetto di rilascio con delle fasi ben precise che devono essere monitorate nel loro stato di avanzamento.

Solution Outline
Questa fase è in larga misura preliminare all’avvio del progetto di realizzazione e serve per:

• Identificare ed indirizzare eventuali aree di rischio, che possono condizionare la fattibilità del progetto;
• Consolidare i requisiti della soluzione (casi d’uso e requisiti non funzionali);
• Disegnare una architettura di alto livello del sistema;
• Definire i criteri di test/accettazione del sistema;
• Definire il piano di progetto;
• Definire l’effort e le risorse necessarie per la realizzazione;
• Kick-off del progetto.

Macro Disegno
Questa fase è la prima fase delle attività di realizzazione del progetto. Essa prevede:

• Modello dei componenti dell’architettura;
• Installazione e configurazione dell’ambiente di sviluppo;
• Installazione e configurazione dell’ambiente di test/quality;
• Disegno del modello documentale: Definizione delle classi documentali, Definizione degli attributi, Definizione dei profili e della sicurezza, Definizione della struttura dei folder;
• Disegno di dettaglio dell’infrastruttura HW/SW di produzione;
• Disegno dei workflow;
• Disegno dei casi di test;
• Quality (documentazione di progetto).

Rilascio
• Installazione e configurazione dell’ambiente di produzione;
• Esportazione e Importazione del modello delle classi e dei workflow nell’ambiente di produzione;
• Configurazione delle personalizzazioni su Workplace in ambiente di produzione;
• Test di backup-restore (se richiesto);
• Test di accettazione (in ambiente di produzione);
• Rilascio documentazione.

Training e supporto
• Esecuzione del training;
• Supporto post-rilascio.

Il Document Management nei progetti per il Knowledge Management

Contributo del Dott. Pasquale Santoro, Resp. BU TOP/SMBs di Quattroemme

All’interno delle organizzazioni riveste particolare importanza il progetto riguardante la gestione elettronica dei documenti, dei dati e degli archivi. In effetti, la creazione di sistemi informatici per il trattamento dei flussi documentali rappresenta sempre più spesso il centro di interesse e di maggiore sforzo per molte organizzazioni, poiché, in presenza di un buon sistema di gestione dei documenti e delle informazioni, è poi possibile avviare e gestire in maniera efficace i diversi processi dell’organizzazione.

Molto spesso l’attuazione di una completa gestione elettronica dei documenti può richiedere anche tempi lunghi di attuazione. Per questo motivo inizialmente il primo passo è quello di provvedere ad introdurre, in un progetto di gestione documentale, un sistema di protocollo informatico, in sostituzione dei registri di protocollo cartacei.

I sistemi di protocollo informatico devono essere predisposti per la gestione elettronica dei procedimenti amministrativi e devono operare all’interno di un’area organizzativa omogenea nella quale i documenti vengano gestiti con criteri uniformi di classificazione e di archiviazione.

Il sistema di protocollo, in particolare delle Pubbliche Amministrazioni, ma che rimane un riferimento valido anche per le organizzazioni private, fa riferimento alla normativa seguente:

D.P.R. 445/2000 “Codice dell’Amministrazione Digitale”, D.L. n.82 del 07.03.2005 integrato con D.L. n. 159 del 04.04.2006.

Il Protocollo Informatico all'interno delle organizzazioni è ormai un servizio prioritario sia in relazione agli adempimenti di legge, per quelle organizzazioni che ne sono soggette, sia alla maggiore efficienza conseguibile nello svolgimento delle procedure interne, con l'eliminazione dei registri cartacei e tramite una gestione ordinata dei relativi flussi documentali.

Grazie all'integrazione con la posta elettronica certificata, il protocollo informatico assume un ruolo importante come mezzo di comunicazione per la gestione dei flussi documentali, oltre che per la registrazione dei documenti, permette una distribuzione più veloce della corrispondenza e, progressivamente, l'eliminazione parziale del materiale cartaceo.

Una delle componenti fondamentali gestite da una soluzione software per la protocollazione riguarda il "nucleo minimo di protocollo". Con tale termine si intende la gestione dei documenti in modalità di base, ovvero la componente del sistema di protocollo informatico in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti. Queste funzionalità costituiscono le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni e delle organizzazioni in genere.

L’informatizzazione delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo garantisce la data certa di acquisizione o di formazione del documento e la sua effettiva esistenza e autenticità, inoltre la classificazione assicura la corretta organizzazione dei documenti all'interno dell'archivio.

Il nucleo minimo di protocollo viene anche identificato con la "gestione informatica dei profili", ossia con il trattamento elettronico delle informazioni essenziali che identificano in modo univoco un documento e che corrispondono ai campi obbligatori e automatici previsti nella schermata iniziale di ciascun sistema informatico di protocollazione.

L’attuazione del primo livello di realizzazione, incentrato sulle funzionalità di base del protocollo informatico, garantisce il raggiungimento degli obiettivi dettati dal D.P.R. 445/2000 circa la validità del documento elettronico e la tenuta del si¬stema di gestione informatica dei documenti. Limitarsi a questo livello, però, significa anche circoscrivere l'obiettivo dell'intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario, prendere in considerazione solamente i documenti protocollati, coinvolgere nel processo di informatizzazione esclusivamente l'ufficio protocollo e quanti effettuano le registrazioni e consentire l'accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.

Una gestione informatica dei documenti in modalità avanzata corrisponde ad una soluzione che privilegia ed esalta principalmente le potenzialità legate alla gestione elettronica dei documenti e degli archivi e non soltanto del loro profilo.

La gestione elettronica dei documenti deve prevedere numerose funzionalità di carattere principale e secondario:

- l'acquisizione digitale dei documenti cartacei e la loro archiviazione;
- l'acquisizione dei documenti informatici firmati digitalmentete anche tramite la posta elettronica certificata e i codici dell'interoperabilità;
- l'assegnazione per via telematica al destinatario o ai soggetti a cui è attribuita la responsabilità dei procedimenti;
- la gestione avanzata della classificazione dei documenti pro¬tocollati e non protocollati;
- il collegamento dei documenti alla gestione dei procedimen¬ti e ai relativi fascicoli e la produzione dei fascicoli virtuali;
- la ricerca dei documenti;
- la gestione e il controllo degli accessi;
- la realizzazione di un repository documentale per quei docu¬menti di alto contenuto informativo che meritano uno specifico trattamento che può assumere la forma di una pubblicazione sul web.

Un intervento di questo genere presuppone di poter disporre dei documenti in formato elettronico, di basare la gestione documentale su esaustivi profili elettronici associati ai documenti e di definire e seguire regole tecniche e organizzative ben chiare. Inoltre questo livello di realizzazione non può che incidere pesantemente sulla struttura organizzativa e pertanto sarà necessario saper gestire in modo adeguato il cambiamento anche con interventi di sensibilizzazione, comunicazione e formazione delle risorse umane.

Un ultimo importante aspetto gestito all’interno della soluzione presentata riguarda la fase di smistamento dei documenti protocollati (workflow documentale). I workflow documentali corrispondono alla gestione informatizzata dei flussi documentali all'interno dei processi e dei procedimenti delle organizzazioni. Si tratta della dimensione strandardizzabile del processo e del set di regole che lo governa e la sua rappresentazione consente di veicolare gli impegni tra le risorse coinvolte nel processo.

Questo obiettivo corrisponde al più alto livello di realizzazione poiché i documenti che sono stati protocollati e associati ad un profilo elettronico e successivamente acquisiti in formato digitale e integrati negli archivi dell'organizzazione, ora entrano a far parte di un sistema complesso che utilizza in modo appropriato le differenti firme elettroniche e che è gestito da un rigoroso set di regole che indica i tempi, le responsabilità e le modalità di trattamento dei documenti stessi all'interno dei procedimenti gestiti dall'organizzazione.

La gestione informatica dei flussi documentali presuppone di aver consolidato i risultati raggiunti con il nucleo minimo di protocollo, di poter disporre dei documenti in formato digitale e di aver effettuato la razionalizzazione organizzativa dei flussi di documenti in entrata, in uscita e interni finalizzata alla loro informatizzazione.

Adottando un serio programma di lavoro, coinvolgendo nel processo di informatizzazione tutti gli uffici e consentendo l'accesso in via informatica agli iter di processo, potranno essere raggiunti importanti risultati in termini di efficienza e tempestività e di qualità e trasparenza del servizio.

I progetti di informatizzazione del protocollo e dei flussi documentali rappresentano iniziative di miglioramento per le organizzazioni e presentano rilevante complessità non solo sotto il profilo tecnologico, ma anche sotto il profilo organizzativo. Infatti, tali interventi non possono essere ridotti ad una semplice questione di introduzione di tecnologia: la buona riuscita di qualsiasi azione progettuale è legata all'avvio di un intervento organizzativo di grande profondità.

Inoltre, la complessità di un progetto di questo tipo, dovuta alle varie dimensioni che lo compongono (tecnologica, organizzativa, normativa) impone un attento presidio di tutto il percorso che deve essere seguito per la realizzazione dello stesso. La gestione ottimale del progetto di informatizzazione dovrebbe essere perseguita sia utilizzando i principali metodi e strumenti di gestione dei progetti (project management), sia promuovendo un'insieme di azioni di formazione, comunicazione e allineamento organizzativo, necessarie a gestire il periodo di transizione (change management).

Il Corporate Portal nei progetti di knowledge management

In un precedente post è stata fatta una panoramica degli strumenti (Knowledge Management Systems) per il knowledge management nelle organizzazioni.

Il Corporate Portal si può considerare la “seconda porta dell’azienda”, un punto di accesso ma anche di incontro e scambio di conoscenza tra azienda e collaboratori. È l’impresa stessa, l’impresa iperreale e ne riflette le strategie. È realizzato tramite software che consentono la pubblicazione e la consultazione dei contenuti aziendali e l’integrazione con applicazioni esistenti attraverso le portlets.

La condivisione della conoscenza, generata da questo reciproco scambio, diventa possibilità di formazione per tutti gli utenti e di generazione di ulteriore conoscenza, a vantaggio della crescita personale e dell’azienda nel suo complesso.

Il Corporate Portal:
- è il layer d’accesso operazionale alla Platform, attraverso cui sono monitorati o erogati i business services;
- è l’estensione tecnologica dell’impresa;
- è il luogo dove si realizza l’interazione dell’ecosistema degli stakeholders. Luogo che evolve in community collaborativa, la cui interazione può essere:
--> funzionale, finalizzata a task di tipo transazionale;
--> simbolica, finalizzata ad uno scambio relazionale di tipo cognitivo.

Il portale aziendale, affinchè risulti uno strumento efficace nei progetti per il knowledge management, deve essere inserito in un contesto Intranet. Il suo obiettivo è quello di raccogliere, categorizzare e strutturare le informazioni e i servizi presenti sulla intranet, eventualmente completandoli, al fine di renderli fruibili e di metterli a disposizione degli utenti mediante un unico punto d’accesso.

Nella realizzazione di un portale è necessario concentrarsi sull’aspetto della fruizione dei contenuti, dando agli utenti le stesse garanzie delle applicazioni e dei servizi reali e rendendo lo strumento facile da utilizzare. Tale aspetto può essere facilitato dalle tecnologie single-sign-on, che consentono all’utente di autenticarsi una sola volta per accedere ai servizi. Ma al fine di non farlo diventare solo un’altra modalità di accesso alle applicazioni, un altro aspetto importante è la progettazione organizzativa da fare a monte, utile per capire quali saranno gli utenti e le comunità che vi potranno e dovranno gravitare, oltre alla definizione degli obiettivi strategici che l’azienda vuole perseguire. La struttura organizzativa, se opportunamente congegnata, attraverso il corporate portal otterrà lo snellimento dei processi che la caratterizzano e che la attraversano.

Ultimo aspetto che caratterizza le nuove tendenze di intendere il portale aziendale è il passaggio legato al web 2.0 del portale stesso da strumento concepito come fonte di aggregazione e di delivery di informazioni e servizi, che vede gli utenti come fruitori passivi, al portale come luogo di scambio e di interazione tra i componenti dell’organizzazione, in veste di utenti attivi, attraverso l’integrazione delle nuove tecnologie che consentono una comunicazione bidirezionale e partecipativa.

Il portale offre un ambiente di lavoro unico e virtuale in cui gli utenti possono svolgere diverse attività: accedere in modo rapido e sicuro ad applicazioni, dati e informazioni, collaborare con altri utenti, partecipare attivamente ai singoli processi organizzativi.

Inoltre, le funzionalità del portale consentono agli utenti finali di personalizzare e organizzare il proprio ambiente di lavoro (virtual desk), di gestire il proprio profilo e di condividere in modo semplice ed immediato documenti e informazioni con gli altri utenti.

Una particolarità significativa è la capacità di suddividere logicamente la struttura di ogni pagina in zone indipendenti, le portlets, permettendo l’integrazione e la condivisione di informazioni create da applicazioni distinte. Le portlets sono delle piccole applicazioni web che possono essere sviluppate, distribuite ed utilizzate in maniera completamente indipendente. Inoltre, non essendo vincolate ad una specifica interfaccia, possono offrire le stesse informazioni e analoghi servizi applicativi a differenti dispositivi, aprendo il portale ad un reale utilizzo multi-canale.

La visualizzazione e l’interazione degli utenti con le singole portlets ospitate dal portale è regolata dal sottosistema di sicurezza basato su servizi di profilazione dell’utenza (autenticazione, autorizzazione, membership), servizi di aggregazione delle pagine visualizzate e servizi standard dati dalla tecnologia di sviluppo.

Gartner, in "Magic Quadrant for Horizontal Portal Products” del 2006 definisce un portale come una

“infrastruttura software web che permette l’accesso ad asset informativi (informazioni, contenuti, applicazioni e processi business), asset conoscitivi e asset umani rilevanti, nonché l’interazione con essi da parte di destinatari mirati selezionati, con modalità di erogazione altamente personalizzate”

Nel corso degli ultimi anni, le tecnologie dei portali si sono evolute trasformandosi di pari passo con la maturazione e l’evoluzione delle esigenze aziendali. I portali sono nati come strumento per fornire agli utenti un accesso personalizzato ai contenuti e alle applicazioni. Molti dei primi portali si basavano su server applicativi proprietari e fornivano funzioni mirate a semplificare le singole implementazioni a livello dipartimentale. Quando i portali hanno guadagnato popolarità e la tecnologia delle portlets è emersa come principale componente di integrazione, sono nati portali di tipo transazionale mirati a fornire un’integrazione più diretta con i sistemi di back-end, consentendo la distribuzione di applicazioni interattive di tipo self-service.

Successivamente, sono state integrate quelle funzionalità di tipo collaborativo originariamente frammentate in prodotti differenti: la posta elettronica, il calendario, la comunicazione in tempo reale, le conferenze via web. Questa generazione di portali collaborativi ha consentito di inserire tutte le modalità di interazione fra le persone nel contesto dei dati e delle informazioni da essi utilizzati.

Oggi stanno emergendo portali basati sui processi che offrono un approccio più efficace al’ottimizzazione dei singoli flussi applicativi, informativi e collaborativi che attraversano l’intera organizzazione. Tali portali consentono di razionalizzare le attività di ogni singolo utente, interno o esterno, considerandole non più scollegate, ma parte integrante di un processo aziendale più ampio. Questa nuova generazione di portali richiede un’architettura ancora più flessibile e aperta, in grado non solo di abilitare una integrazione applicativa avanzata, ma di adattarsi, recepire e poi automatizzare i flussi informativi e applicativi legati ai singoli processi aziendali.

Si sta consolidando l'esigenza di rendere le applicazioni gestite dal portale sempre disponibili ai relativi utenti, indipendentemente dal dispositivo applicato e dalla reale connettività di rete (on-line e off-line).